东北财经大学会计信息系统课件 第五章.ppt

第一节 交易流概览 交易处理即业务处理，包括一个组织维持其日常运转必须进行的各种活动。图5.1是一个制造业企业交易流的逻辑数据流程图（DFD）。图中方框代表实体；圆代表处理行为，它可能是手工的，也可能是电脑的一个程序模块，这些行为常被确定为一个业务处理环节。图中每一个箭头都代表了从一个实体或处理过程到另一个实体或处理过程的交易流（物流，资金流，信息流）。  图5.1 说明 1.订购单 2.确认订购单 3.账单备忘录作开票依据 4.开具账单 5.开票通知 6.欠款报表 7.装运单 8.生产通知单 9.生产通知单（若需要）10.装运单 11.供货 12．产成品；13．缺货订单；14．发送货物；15．生产进度表 16.生产状况表 17.采买需求 18.劳动报告 19.收货通知 20.购买订单 21.购买通知 22.采买的商品 23.采购发票 24.收货凭证 25.货物入库 26.采购付款通知 27.通知银行付款 28.支付货款 29.付款记录 30.支付薪酬 31.薪酬记录 32. 销售回款 33.收入回款通知 34.回款送存银行 35.存款记录 36.编制财务报告数据 37.报 告财务报告信息。 处理过程（职位/部门/岗位）的设定： 绝大多数生产企业都应有一个销售订单处理过程（职位/部门/岗位），一个账单处理过程，一个应收账款处理过程和图5-1中的其他过程。之所以如此，出于两点考虑：第一点是业务专门化。例如，随着越来越多的账单需要准备，设立一个独立准备帐单的职位—账单过程，专门处理客户订单，开票、发开票通知等日常产生的文件都是非常合适的。第二点是内部控制。一个普通的控制原则是要保证操作行为职能与相关的记录职能相分离。图5-1中体现了账单处理过程（操作行为）和应收账款过程（相关的记录职能）的分离。 第二节 交易处理系统的构成 交易处理系统的主要作业成分从系统的角度抽象地看就是输入、处理、存储和输出。 一、 输入 基本业务活动产生的原始文件如客户定单、销售凭证、发票、采买订单和员工工时卡等，都是交易处理系统中的输入凭证。他们有以下用途： 获得数据。 传递数据并触发流程中下一个运作，使运作协同。 说明要记录什么数据和采取哪些行为使运作标准化。 如果这些原始文件被保留，会为将来的分析提供一份永久的历史数据文档。 为了使用方便和准确获得数据，这些原始文件的格式都作了精心设计。 二、 处理 处理包括对日记账和登记簿的使用，提供了一个永久的按时间顺序排列的输入记录。日记账用于记录财务账目，登记簿用于记录与财务无直接关系的其它数据。 日记账提供了一个按时间顺序排列的财务处理的记录。以下是一些通用专门日记账： 销售日记账：汇总赊销账目； 采购日记账：汇总赊购账目； 现金收入日记账：汇总现金收入； 现金支出日记账：汇总现金支出； 这四种日记账常与一个独立的总日记账联合使用，以提供一个完整的簿记系统。 三、 存储 分类账及其文档在人工处理和计算机处理系统中提供数据存储，账相当于数据库。总帐、应付帐款和应收账款分类账是最终的账户记录。他们提供了公司财务会计处理的汇总情况。所有的账目处理都要在总分类账中反映出来。每个处理都要有借贷科目的输入。传统上把这一过程称为过账。总账提供了一个试算平衡来测试各分类账所有记录的正确性。 四、 输出 一个交易处理系统有很多输出，系统中产生的任何一个文档都是一个输出。常见的有：试算平衡表、财务报表、运营报告、薪金支票、提单和付款凭单式支票等。 试算平衡表列示了所有总分类账中的账户的余额，并且检验了记录的准确性。因此它是财务控制和准备财务报表的基础。 财务报表汇总了交易处理的结果并且表述了这些结果与财务报告准则的一致性。两种常见的财务报表是资产负债表和损益表。 第三节 复式记账系统的设计 本节内容为阅读内容。 第四节 表格设计与记录留存的考虑因素 在企业复式记账中的许多应用系统都是建立在一个比较简单的模式上：产生和处理表格是应用系统的主要功能。如：账单处理系统用来处理发票，销售订单系统用来处理顾客的订单。在这些过程中，表格用来收集信息和提供证据，以证实系统操作的执行情况。表格要设计成统一的体系化的格式，使整个组织的数据处理的输入和输出标准化。表格可以是纸张文档，也可以是计算机输入、输出设备提供的电子表格，如视频终端。一个完整的表格被称为数据处理系统的记录。 一、表格的功能 会计相关表格和表格文件有许多功能。主要体现在以下三个方面： 会计相关表格及其文件作为一种媒介用来存储和传送数据。 会计相关表格及其文件作为一种媒介可以促进企业加强经营管