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档案的必威体育官网网址工作要处理好五方面的关系 ［摘要］很多档案信息涉及国家的安全和利益，涉及 经济技术秘密等内容。本文认为要做好档案的必威体育官网网址利用工 作，必须把握和处理好以下五方面的关系：必威体育官网网址与利用； 制度与措施；“死”与“活”的转化；软件与硬件；纸质档 案与电子档案。 ［关键词］档案管理；必威体育官网网址；利用：制度；措施；关 系 很多档案信息涉及国家的安全和利益，涉及经济技术 秘密，涉及社会秩序和个人隐私等内容。所以利用档案信 息资源，必然会涉及档案信息的必威体育官网网址问题。笔者从长期的 工作实践中认识到，要做好档案的必威体育官网网址利用工作，在实际 工作中必须把握和处理好以下五方面关系。 一、要把握和处理好必威体育官网网址与利用工作的关系 在浩如烟海的各类档案中，有相当一部分是涉密档 案。根据《必威体育官网网址法》规定，这部分档案划分为“绝密”、 “机密”和“秘密”三级。做好涉密档案的必威体育官网网址工作，是 档案工作者的神圣职责。涉密档案应该必威体育官网网址，但必威体育官网网址的目 的之一是为了利用，是有时间、地点、范围限制的利用。 保而不用，只会失去必威体育官网网址的意义和档案的价值。当然，利 用必须是在必威体育官网网址基础上的利用，无限制的利用会给党和国 家的安全和利益造成危害。必威体育官网网址和利用两者都十分重要， 档案工作者在思想认识和实际工作中，必须把握处理好两 者的关系，不可偏废。 利用档案为实践活动服务，具有极为重要的现实意义。 然而，在实际工作中普遍存在着重保轻用，利用不足的弊 端。档案工作者害怕失密，或心存顾虑，不敢大胆利用， 使很有利用价值的档案被束之高阁，造成档案资源的浪 费。笔者认为，两者主要矛盾在档案工作者一边。档案工 作者一定要解放思想，端正认识，与时俱进，改变传统观 念，在严格做好必威体育官网网址工作的基础上，积极为利用者提供方 便，才能使档案的价值真正在利用中体现出来。 二、要把握和处理好制度与措施的关系 俗话说，没有规矩，不成方圆。既要档案必威体育官网网址，又要 大胆利用，必须有一整套严格的制度和与之配套的措施作 为保障。有制度无措施，执行起来就会落不到实处。有措 施而无制度，则会纲目混乱，难以长期坚持执行。两者是 相辅相成，互为补充的。以笔者所从事的档案工作实际为 例，建立了档案阅览制度、外借制度、复印制度等，规定 不同的审批手续，做到档案利用工作有章可循。与此同时 按照中央相关法律法规，对收发、分送、传递、借阅、移 交、销毁等各个环节，建立相关工作措施。为保证各项制 度和各项措施的落实，建立了由主要领导同志任组长的保 密工作领导小组，定期监督检查。由于有多项制度和措施 保证了档案必威体育官网网址与利用有章可循、有条不紊实施，收到较 好的实效。 三、要把握和处理好“死”与“活”的转化关系 根据《必威体育官网网址法》对涉密档案分为三级的规定，是为了 让档案工作者根据不同密级采取不同的管理措施，最大限 度地利用档案。同时，根据国家还规定了涉密档案的保管 期限，除有特殊规定外，绝密级事项不超过3 0年，机密 级事项不超过2 0年，秘密级事项不超过1 0年，必威体育官网网址事 项在其确定的期限内，受国家保护。但是涉密事项不是一 成不变的，必威体育官网网址期届满，就失去了它的必威体育官网网址价值，这部分 档案便死而复活。在思想认识上，一成不变地看待档案的 涉密性，无视涉密性的时效和范围是不对的。而缺乏必威体育官网网址 观念，对涉密档案无视其秘密性，无限地扩大开放利用范 围，也是错误的。档案工作者必须对涉密档案进行科学管 理，及时区分必威体育官网网址期限，掌握“死”与“活”。严格划清活 密与死密的界限，确定哪些档案可开发利用；哪些在一定 范围内利用；哪些还不能提供利用。使死档案复活，最大 限度地开放利用。 四、要把握和处理软件与硬件的关系 所谓软件，是指人的思想建设。再好的制度和措施都 是要相关人员去遵守和执行。既要重视涉密档案管理有关 设施的硬件建设，更要加强档案必威体育官网网址利用工作的思想建设， 否则，很难收到预期效果。因此，必须加强档案必威体育官网网址法制 教育，增强广大干部群众的必威体育官网网址观念。同时，要大力开展 档案保管利用的宣传工作。以笔者所在单位为例，根据档 案必威体育官网网址管理的要求，设立了专门的档案库房，与办公室分 开，配备温湿度机、去湿机和粉碎机等专用设备。与此同 时，广泛开展宣传教育，特别是对涉密人员、管理部门工 作人员、新进和调离重要岗位的工作人员进行档案必威体育官网网址和 利用教育。要求全体工作人员，对不该知道的秘密不问、 不看、不记；不在通信中涉及国家秘密；不与亲属、朋友 等无关人员及在公开场合谈论秘密；不向外泄露领导同志 的地址、电话及行踪；不向外泄露尚未公布的突发事件； 不隐瞒泄密事件。同时档案工作者是具有特殊身份和地位 的人员。有知密早、知密多、知密深的特性。必须切实加 强档案工作者的政治素质修养，提高必威体育官网网址意识，做到守口 如瓶。由于既有硬件保证，又有软件相配合，收到了很好 的效果。 五、要把握好纸质档案和电子档案的关系 纸质档案作为传统档案，是做好档案必威体育官网网址