档案信息资源开发与开放策略.doc

档案信息资源幵发与开放策略 提要本文通过引入档案信息资源开发与开放理论，有 针对性地提出促进档案信息资源开发与开放的策略。 关键词：档案；信息资源；开发；开放 档案信息资源开放与开发利用，直接关系到档案馆开 展信息服务方式的选择与档案信息化建设的优劣成败。适 时开展档案信息资源开放与开发利用研究，对于加大档案 信息资源开发的力度，更好地履行档案工作为党和政府的 决策服务、为社会经济发展服务、为社会公众服务的职能 具有重要意义。 一、档案信息资源开发与开放理论辨析 新时期档案信息资源开发不仅包括开发工作本身，还 包括档案信息资源开发与档案信息资源建设、档案基础工 作、档案开放工作、档案利用工作、档案信息化建设、档 案社会化服务的关系，研究它们之间的内在联系，从而解 决档案信息资源开发的基础、条件、手段、目的等问题， 以便进一步加强档案信息资源开发工作。 档案信息资源开放就是将一般可以公开的和必威体育官网网址期满 的档案信息资源，解除“封闭”，向社会开放，允许档案用 户在履行简便的手续后，即可通过一定的方式，进行开发 利用。 二、档案信息资源开发与开放策略的制定 在建设中开发和开放 1、科学调整资源结构，加强资源整合力度。如何进行 结构调整，实现档案信息资源配置的科学化，从而适应新 时期的档案信息资源开发，主要进行两方面的工作： 调整档案信息资源结构。档案信息结构包括档案 资源种类与成分的状况，所以调整档案信息资源的结构应 从两方面入手：①增加种类。新时期，为适应社会发展的 需求，档案工作者应把注意力和收集的重点迅速转移到反 映社会全面生活的档案材料上来，改变目前档案信息资源 的种类和成分单一的状况。注意收集经济建设、科学研 究、对外贸易(包括倾销与反倾销、索赔与反索赔、补贴 与反补贴等活动)、证券、保险、电子商务、网上交易、知 识产权、商业信息必威体育官网网址、产品检验检疫等工作中所产生的 档案以及“三资”企业、民营企业、资产重组企业、境外 企业、破产企业、私人家族所形成的档案；②增加成分。 在收集档案时，既要收集党政机关的档案，也要收集事业 及基层单位的档案；既要收集国有企业的档案，也要收集 民营企业的档案；既要收集公务档案，也要收集私人及家 族档案；既要收集行政管理的档案，也要收集经济建设、 科学研宄的档案。 加强档案信息资源整合力度。档案信息资源整合 就是指档案信息的整理与组合，如何加强档案信息资源整 合力度，就是从两方面着手：一是新时期对档案信息资源 的整理，包括档案的基础性整理，即通过系统化和编目工 作，保持档案在来源、时间、内容和形式上的固有联系； 档案的研究性整理，即通过编纂加工，去伪存真，去粗取 精，由表及里，使信息价值得到升值，从而在资政、育人、 存史等方面发挥独到的作用；二是新时期对档案信息资源 的组合，是指根据整合的目标，采取法律、行政、技术、 舆论等方面的措施，使国家档案资源在结构上趋于合理， 在配置上趋于优化。调整档案信息资源的种类和成分，保 证各级国家综合档案馆的馆藏优势，使各级国家综合档案 馆在本区域形成1+1大于2的整体优势（服务能力），以及 档案事业对于区域综合竞争力的贡献率（即围绕中心、服 务大局的成效）持续提高。 2、加快数字化进程。针对目前档案信息资源数字化程 度较低、档案网站信息匮乏的现状，加快档案信息的数字 化建设、丰富网上信息内容是档案信息资源开发的一个重 要方面。 （1）目录信息数字化。档案信息数字化，必须以目录 信息数字化为前提，其实质就是建立档案目录数据库。做 好该项工作的关键是严格规范档案信息的著录标引及其机 读目录数据的录入工作，科学选定档案目录数据库结构。 （2）档案全文数字化。档案全文数字化的技术实现分 两种情况：如归档文件本身就是某种文本或图像格式的电 子文件，只需将这类数据按规定转换成规范格式，然后按 一定的组织方式存入档案全文库，建立全文检索系统；如 归档的文件是传统载体的文字或图像，这类文件在转化为 数字化文件时可选择以扫描图像方式存储、以文本方式存 储和以文本连接扫描图像方式存储三种模式。 （3）数字化档案的采集。进行数字化档案的采集时， 不仅要对档案信息的全文信息内容进行采集，还要对数字 化档案的相关信息，如档案的元数据（电子文件的软硬件 信息等）、背景信息（电子文件产生的背景）、相关日志 （电子档案产生的时间）等都一并进行采集，并实施前端 控制。 3、改善检索功能。档案检索是对档案信息进行系统存 储和根据需要进行查找的工作，它是开展提供利用工作的 基本手段，是开发档案信息资源的必要条件，改善检索功 能主要包括两个方面：（1）增加新的检索功能。网络环境 下，对档案信息资源的各种加工是对档案检索功能的一种 改善，利用信息技术将档案著录与标引完成，在档案进行 检索时，使档案信息的查找