档案数字化之前的准备工作.doc

档案数字化之前的准备工作 目前我国档案馆中有绝大多数的馆藏都是非数字形式 的，因而要建立数字档案馆，则必须对非数字化的档案进 行数字化工作，这样才能确保数字档案馆资源的丰富性。 很多档案馆在决定建立数字档案馆后，便开始了轰轰烈烈 的档案数字化工作，从排架号__开始了工作量巨大的扫 描工作。在数字化之前，我们应该放慢脚步，想一想下面 这些问题是否有必要对所有的非数字档案进行数字化 这些问题 是否有必要对所有的非数字档案进行数字化 处理？如何选择要进行数字化的非数字档案？在数字化的过 程中，需要注意什么问题？因为档案数字化工作毕竟是一项 投资巨大的系统工程，需要有相当的财力、物力、人力和 技术作支撑，同时也会涉及到一些法律问题。 、成立数字化工作小组 数字化工作是一个系统工程，不是说有了人、设备和 馆藏就可以顺利的开展数字化工作了，其中涉及到诸如数 字化范围的确定、相关数字化标准的确立以及档案中的知 识产权和隐私权的界定、存储格式和长久保存等问题，因 而必须成立专门的工作小组来统筹规划数字化工作并解决 数字化过程中会遇到的一系列问题，小组的成员必须包括 熟悉馆藏和利用情况的工作人员、相关技术人员和法律人 才等等。 二、确定数字化的范围 由于归档范围制定的比较宽泛，同时各个档案馆对接 收档案的数量也没有限制，因而在中国，档案的进馆率高 达60°%-70°%，而在美国则仅有3°%-5%。有此可以看出， 中国档案馆馆藏量是很大很丰富的，同时也不排斥一些资 源重复建设和没有进馆价值的档案的存在，因此，如果对 所有的馆藏都进行数字化，不仅会使其工作量和投资规模 在整个数字档案馆建设中占很大比重，同时也会使得数字 档案馆建设在很长时间内都会局限在档案数字化工作中， 这样数字化工作所产生的实际效益和其大笔投入就会形成 鲜明对比。 事实上，档案数字化的目的不外乎两点：即保护和利 用。无论出于何种目的，都只需要进行有限范围的数字化 工作。需要用数字化副本的方式加以特别保护的濒危档案 只是少数，况且这种方式也无法从根本上解决这类档案的 长久保管问题，受数字载体物理寿命和技术寿命的限制， 这些濒危档案的数字化副本可能比其原件更加脆弱；至于 为建立数字档案馆、便于利用而进行数字化，则必须从实 际利用率的角度对拟数字化档案进行投入效益分析，毕竟 在数字档案的寿命期内其网络利用频度足以抵偿其不菲成 本的也只是少数。由上可以看出，没有必要对所有非数字 馆藏进行数字化。 笔者认为，数字化工作小组要根据馆藏特色和利用统 计等本馆的实际情况来确定数字化的范围，可以把选择的 角度确定在四个方面：一、对最能体现档案馆馆藏特色的 档案进行数字化；二、对档案馆中最为珍贵的档案进行数 字化；三、对馆藏档案中咨询和利用频率最高的档案进行 数字化；四、对濒危、经过鉴定确认具有极其重要保存价 值的档案进行数字化。 确立数字化范围的工作，丝毫不比数字化转换存储和 保管维护工作轻松，有时可能需要对每份文件进行再次鉴 定，同时，在此过程中，收集、整理、保管、鉴定和利用 等环节中存在的一些问题也会暴露出来，这些问题的解决 也是要在此阶段完成的。这是一项基础性工作，对随后开 展的工作而言，是质量的保障，也是提高效率的基础，是 不容忽视的。 、不能忽视档案数字化时涉及的著作权保护问题 数字档案馆在资源采集、加工、利用和网络传播等过 程中会涉及到一系列法律问题，比如公民的知情权、档案 所有者和产权人的知识产权以及隐私权等。其实，在进行 档案数字化工作时也会涉及到著作权问题，这点人们通常 在数字档案馆的利用阶段或是发生纠纷时才开始关注。笔 者认为，在数字化工作开展之前，档案著作权问题就应当 引起关注。 档案数字化权是档案著作权人专有的一项权利，在 1999年12月国家版权局颁发的《关于制作数字化制品的著 作权规定》中规定：“将己有的作品制成数字化制品，不论 已有作品以何种形式表现和固定，都属于复制行为”，而复 制权是著作权人的专有权，由此可见数字化权的专有权地 位已得到国家权威部门的确认，不容更改。在进行数字化 工作之前，数字化工作小组需要按照相关法律规定，对待 数字化档案的著作权所有者进行界定，合法取得档案数字 化权。 首先，要区分待数字化的档案是否受著作权法保护。 一方面，著作权法所称作品，是指文学、艺术和科学 领域内具有独创性并能以某种形式复制的智力成果。根据 著作权法的有关规定，在档案馆中有大量具有著作权意义 的作品档案，如立档单位的年鉴、产品工艺设计、工程项 目设计文件、个人生活中的声像材料等等。这些都是受著 作权法保护的客体，但也是社会感兴趣、利用率较高的档 案。档案馆不能因为著作权问题而剥夺了人们的利用权利 这就造成了著作权和公民知情权的矛盾。另一方面，根据 著作权法规定，法律法规