检测实验室的标准文献管理工作.doc

检测实验室的标准文献管理工作 【摘要】本文阐述了标准文献对检测实验室的重要性， 通过建立数据库对标准的采购、建档、标识、检索、借阅、 时效性等进行科学管理，确保标准的有效性。 【关键词】标准文献管理有效性检测实验室 目前，一些检验机构往往偏重于检测数据的准确可靠， 忽略采用标准的有效性、合法性，因而采用过期失效、作 废标准的现象时有发生。标准是检测实验室所检测产品的 技术依据和准则，若依据不清，则检测过程控制得再好也 是徒劳，检测结论也没有意义，且会引发检测争议）。所以， 保证所采用的标准现行有效，是检测实验室标准化工作的 首要内容。检测实验室要按照GB/T 27025-XX《检测和校准 实验室能力的通用要求》，及时更换作废、无效的标准，做 到“所有与实验室工作有关的指导书、标准、手册和参考 资料应保持现行有效并易于取阅”。只有这样，才能保证 质量检测工作合法、科学、权威。 一、标准文献管理 标准文献的管理是标准化工作的重要组成部分。标准 文献管理工作的独特之处在于其提供信息的作用，及时地 将所发布、出版的标准以及对其所进行的修改、补充、代 替、作废标准的信息准确无误地提供给使用者，这是我们 每个标准信息工作者应负的职责。然而，在日常工作中时 常会出现误用作废标准。这种情况，可能与标准文献管理 部门不能为使用者提供准确的标准信息有关，也可能是标 准使用者对标准信息不够重视所导致的。标准管理工作者 如何做好本职工作，以及如何及时、有效、准确地提供标 准信息，在日常检测试验标准化管理工作中显得十分重要。 《标准化法》将我国标准分为四级，即国家标准、行 业标准、地方标准和企业标准。下面我就这些标准的收集、 发放、控制、保管等谈一些自己的看法。 标准来源的控制 福建省电子产品监督检验所是中国合格评定国家认可 委员会(CNAS)授权的认可实验室，下有四个检测中心， 即电子产品检测中心；软件评测中心；理化检测中心；信 息系统检测中心和两个项目服务中心，是一个综合性检验 单位。所需的标准数量多、范围广，涉及许多行业，各中 心所需购买的标准，要填写标准申购单，经中心主任及分 管所领导批准后交给标准管理员进行统一采购。购买回来 的标准入库后应首先盖上受控章及发放编号，然后才可以 发放给各中心。这样有利于控制成本和对标准进行统一管 理。同时在标准数据库中记录发放人及借阅人，一旦标准 变更，标准管理人员可以及时告知借阅者，并做好回收和 更换工作。但是，对于非统一采购的标准，如通过开会、 出差、培训得到的或由外协单位提供的外来标准很难进行 受控管理。一方面，人们不愿意将自己手中掌握的标准交 给资料室，认为交给资料室后，私人的标准受到单位的控 制管理，似乎限制了自己使用资料的自由，即使标准过了 使用有效期，也不愿意将作废的旧标准移交给资料室。另 一方面，标准管理员很难了解、掌握到单位中哪些人拥有 非统一采购的外来标准。因此，在本所管理体系文件中规 定，没盖标准受控章的标准在检测中一律不得作为检测依 据来使用，出具的检验报告中所引用的标准必须从标准数 据库中调用，以保证检验依据的有效性和准确性。否则将 很难避免现行标准与作废标准的误用、混用。此外标准管 理人员可以建立《外来标准登记本》，责成有关人员进行注 册登记。对非统一采购的外来标准进行受控管理，确保在 各中心标准文献管理范畴内，不能有未被管理到的“自留 地”，全方位地保证作废标准不失控。 标准的标识和建档 我所拥有各类标准一万多册，覆盖全所各检测中心及 项目服务中心全部业务范为了便于管理，更好地控制 项目服务中心全部业务范 为了便于管理，更好地控制 标准资料的有效性，建立了专用标准数据库，并由标准化 人员具体负责。数据库的信息包括：标准组织代码（如GB、 SJ、JB、GJB、GY等）、标准代号、标准名称、发放号、发 布日期、存放位置（上架编号、借阅人等）、有效性（作废、 更新、替换（等）信息）、与其他标准的关系（等效、等同 哪些标准）、采购时间等。在将其信息录入数据库之后，标 准文献排序上架，就是把已经整理好的标准文献按一定次 序排列在书架上，使每一册标准文献都有一个确定的位置， 使标准管理人员能迅速、准确的取书、归架和清点，便于 保管。应对标准进行准确标识，提高对标准信息的识别、 处理和加工的能力，达到标准标识唯一性的要求。通过标 准数据库中提供的各种信息进行检索，可迅速有效地查全 查准所需的标准。在标准文献的动态管理中，标准管理者 还可以通过使用电脑的数据库，方便地对标准信息进行修 改和编排，缩短更新周期，准确及时地指导检测工作。 标准的检索和统计 由于电脑具有运算速度快、精确度高，信息存储量大 等优点，且它的运算是根据程序自动运行的，可以减少人 为误差，非常适合于存储大量零散的数据，并可以