档案管理信息化建设存在的问题及措施.doc

档案管理信息化建设存在的问题及措施 ［摘要］档案是记录历史及个人的信息的一个载体，随着计算机网 络的普及，档案管理信息化建设也迫在眉捷，同时也是时代发展必然趋势， 传统的档案管理模式已不适应当前时代发展。本文就档案管理信息建设存 在的问题进行分析，并提出改善措施。 ［关键词］档案管理;信息化；问题;措施 中图分类号：G270. 7文献标识码：A文章编号：1009-914X (2016) 28-0327-01 1、信息化管理对企业档案工作的意义 1.1有利于企业提高效率，降低管理成本 相对于传统档案管理模式，档案现代信息化通过信息资源开发利川效 率和扩大信息资源开发利用范围，能让企业以较高的工作效率及较低的成 本进行充分利用资源，节约产品的开发费用，促?M企业快速发展。 1.2促进了信息资源的流通利用和共享，增强企业核心竞争力 企业为实现与下属各企业、部门之间信息资源的流通利用与共亨，建 立了多部门的局域网，各部门通过网络办公自动化系统进行了档案信息微 机标准化著录工作，建立了目录级数据库，对部分档案进行了档案原件的 计算机扫描，形成了比较丰富的数字化信息资源。 1.3促进组织结构优化，业务流程更加先进 档案信息管理中人多采用电子文件，企业按照各种业务流程、各个管 理层次的权限予以信息支持。传统的组织结构被精良、敏捷、具有创新精 神的扁平化“动态网络”结构所取代。计算机系统将取代中层监督和控制 部门的大量职能，加强决策层与执行层的直接沟通，从而减少了管理层次， 实现了动态管理，使信息沟通畅通及时，发挥出了流程化管理的最佳效率。 2、企业档案管理信息化建设存在的问题 2.1思想观念的滞后直接制约了档案管理信息化建设发展 近年来，我国科学技术水平有了不断的进步，但是我国诸多档案管理 人员的思想观念依旧停留在传统制度中，他们认为档案管理只不过是为了 实现“管理”而管理，缺少相应的开发观念与服务意识，认为只需要管理 到位就行了，然而这些传统思想阻碍了现代档案管理信息化建设水平的提 高。 2.2基础条件薄弱，技术、资金不足 档案管理信息化建设对于企业基础条件、技术、资金的要求很高，很 多企业尤其是中小型企业很难做到基础条件、技术、资金的高水准，加上 缺少相应的设备以及技术支持，导致企业对于档案管理信息化建设深度以 及力度不够，给企业档案管理带来不便。 2.3档案管理人员素质亟待提高 企业档案管理正处于由传统档案到现代信息化管理的过度时期，企业 档案管理人员需要的是具备高素质的复合型人才。而现有的档案人员大部 分技术水平偏低，单纯熟悉计算机操作已远远不能满足现代档案信息化的 处理要求，即使企业拥有现代化的信息处理设备也不能充分发挥其功效， 造成资金设备上的浪费。所以加强企业档案管理人员的技术培训，不断提 升其专业技能与素养，并对信息化专业人才加强储备是企业信息化建设的 重要保障。 3、加强企业档案管理信息化建设的有效措施 3.1完善档案管理信息化制度 企业耍从思想上重视档案信息化管理，利用现代信息资源，结合企业 现状，不断完善档案管理信息化制度，规范人们的日常工作行为，提高档 案管理工作水平。首先，建立档案管理工作制度，明确档案管理内容和目 标，并严格按照要求进行工作。其次，实行工作责任制度。把档案管理工 作明细到个人，实行个人责任制，一旦出现问题可以及时的找到人并采取 相应的措施。最后，耍加强各部门的协作。企业内部各部门要配合档案管 理工作，科学、合理的利用信息资源。 3.2加强电子档案管理 企业档案管理信息化建设的重要表现形式就足建立电子档案，因此要 加强电子档案管理。电子档案管理主要内容冇：对电子档案的接收、保管、 利用的技术及手段进行研究，制定行之有效的管理办法，达到电子档案管 理标准化和规范化的目的。现代社会是一个信息爆炸的时代，档案管理形 式多样，比如录音档案、照片档案、视频档案等，需要对不同类型载体的 档案进行转换，要加强对电子文件的搜集、整理、建档、保存、管理等一 系列工作，方便信息的检索，实现资源共享。 3.3完善信息网络，实现资源共享 企业要积极利用现代信息技术，不断完善信息网络，实现资源共享。 首先，建立统一的档案管理信息化平台。加强企业内部各部门之间的信息 交流和沟通，建立企业内部统一的档案管理网络平台，实现各部门间的信 息互通和共享，方便员工根据自身情况进行信息检索，为部门领导决策提 供参考。其次，建立对外档案管理网络平台。现代信息円新月异，企业要 时刻关注社会信息，积极走入市场，及时更新档案信息和掌握市场行情， 实现档案信息的共享，提高企业市场竞争力。 3.4加强档案管理信息化安全建设 企业档案管理信息化的最人特点就是利用计算机网络，而现代网络环 境比较复杂，会受到病毒、垃圾信息等不良因素的影响，所以要加强企业