如何提高会议效率.ppt

如何提高会议效率 张宝同 问题 不能准时开会 跑偏超时 被动开会，一言不发 会后不执行 会多而无效 会议的目的 解决问题 会议的类型 “纯信息”型—没有辩论 “纯决定”型—更少的听众，人们提前知道被要求同意的内容。 “初始决定”型—给每一个议程项目投票“是”或“否” ；如果需要的话投票后进行讨论。 “起立”型会议---适应进行商业讨论 ---------- 会议的角色 组织者——受问题困扰的人，解决问题需求最强烈的人，解决问题的责任人。 --职责:反映问题、提出方案、确认参会人员、会议主持、决议责任落实。 参会者——组织者请来解决问题的， --职责——参会之前充分了解背景，了解问题核心，带着自己的意见参会。会上充分表达自己的想法，如果认同会议决议，会后就要坚决执行。 秘书——辅助组织者组织会议， --职责——确定会议时间、地点、发通知、跟催参会人员、会议记录等。如果小型会议没有秘书，这些工作就应该由组织者承担。 会议的流程—一个中心、两个基本点 中心-议程：会议开始： 致欢迎词；阐明会议目的；交流会议议程；介绍时间安排、相关规章制度；指定会议记录人。会议讨论： 分享话题和目标；交流资讯；产生主意、做决定、确认行动。结束会议， 总结。 基本点： 会议开始前的准备和会议结束後的跟踪： 写、发备忘录、会议硬件、制定跟踪计划。? 如何提高会议效率 四个要点 充分的会前准备 准备会议备忘录-会议的议题、讨论的要点、要形成的结果、参会人员、会议时间以及会议预计召开多长时间等。 会议硬件工具的准备-设备、会议室 参会人员的选择 -组织者、参会人员、秘书 明确的议程 明确的目标-解决什么问题 条理清晰的控制程序 适宜的会议角色 组织者-良好的控制能力,幽默感，逻辑性 参会者-积极参与 总结与跟踪 * * 九个技巧 会前10分钟再提醒参会者 准时参加会议，有事提前请假 不准时参会者罚款 提前将会议相关材料分发给与会者 会议议题不要安排过多 会议时间一般不超过1小时 约定与会者的发言时间 不邀请与会议无关的人与会 把不发言的人请出会议室