监理资料归档内部规定.doc

工程竣工监理资料归档管理办法 一、目的 对监理归档资料管理作出规定，做好监理归档资料的管理、提供利用，实现其可追溯性。 二、适用范围 本办法适用于公司工程竣工监理资料归档的管理。 三、职责 1、总工办负责制定工程竣工监理资料归档的范围、质量要求、技术标准，并对归档资料进行审核。 2、档案资料室负责监理竣工资料的编目、提供利用，办理过期资料销毁的上报审批及具体销毁工作。 3、总工办负责督促、检查项目监理部执行本办法。 4、项目监理部负责工程竣工监理资料的收集、整理、装订，自查后送公司工程部审核，报送总工程师签认后移交公司档案室归档。 四、基本程序 （一）工程项目竣工验收一个月之内，项目监理部应将监理资料整理归档，按建设单位或委托合同要求，交付给建设单位，填写签认《工程监理资料移交单》；以下书面资料15项和电子文档24项监理资料需交公司档案资料室归档，归档前先由公司工程部专人审核登记，再由总工签认归档。 （二）监理归档内容和格式 1、归档书面资料15项资料内容 (1)单位工程开工申请报告 (2)工程暂停令/工程复工审批表 (3)工程延期报告及审批 (4)工程合同变更材料 （5）工程合同争议、违约报告及处理意见 （6）费用索赔报告及审批意见 （7）旁站监理记录表 （8）监理日记 （9）建设单位通知单、联系单 （10）施工单位工作联系单 （11）工程质量不合格项目通知 （12）工程质量事故报告及处理意见 （13）监理工程师联系单 （14）监理工程师通知单/回复单 （15）监理工程师备忘录 2、归档电子文档24项内容 （1）委托监理合同（扫描件） （2）总监授权委托书（扫描件） （3）总监代表授权委托书（扫描件） （4）监理规划、细则 （5）会议纪要(第一次工地会议纪要；例会、专题会议纪要等) （6）监理月报 （7）工程质量评估报告 （8）监理工作总结 （9）单位(子单位)工程质量竣工验收记录（扫描件） 附：① 单位(子单位)工程质量控制资料核查记录 = 2 \* GB3 ②单位(子单位)工程安全和功能检测资料核查及主要功能抽查记录 = 3 \* GB3 ③ 单位(子单位)工程观感质量检查记录 （10）住宅工程质量分户验收汇总表（扫描件） （11）节能保温检验、验收记录表（扫描件） （12）工程进度计划报审登记表 （13）施工组织设计/方案报审登记表 （14）材料(构配件）、设备进场使用报验登记表(土建、安装) （15）检验批质量报验登记表(土建、安装) （16）施工测量报验登记表 （17）混凝土浇筑报审登记表 （18）分包单位资格报审登记表 （19）混凝土、砂浆、土工试验见证取样登记表 （20）分项工程质量验收记录（扫描件） （21）幕墙工程验收记录（扫描件） （22）分部(子分部)工程质量验收记录（扫描件） （23）有关工程项目获奖文件（彩色扫描件） （24）影像资料 以上电子文档内容由项目监理部提交至公司工程部，由公司用专用软件刻制光盘，档案资料室归档。 3、交公司归档资料应按内容、相同的保管期限装订成卷，视资料多少可装订成一卷或若干卷，每项内容均列有目录。按卷装盒，一盒可以装一卷或若干卷，盒上标签清楚，封面及封脊标签上应标明：内容、共几盒、第几盒，盒内资料编制时间，有案卷总目录和各卷（盒）分目录，总、分目录应有总监理工程师和经办人签字。 4、项目监理部竣工资料经总工程师审核同意后，可由档案资料室负责人登记由工程部办理移交手续。 5、工程监理中标通知书、单位工程竣工验收证明书、监理业务手册的原件监理部需另外单独上交一份给综合部。 （三）竣工归档资料的查阅 1、归档的资料内部查阅由档案室负责人管理，经查阅人填写《记录借阅登记表》，才能查阅。 2、查阅者应爱护资料，保证资料不缺损，不污染，不改变资料原样，按时归还入室，归还时须经档案资料负责人员当场验收。 （四）竣工资料销毁由档案室负责人提出申请，经总工同意批准可进行销毁。 （五）、本规定自下发之日起执行。 二0一三年八月二十九日