HSE沟通与交流管理程序.doc

德信诚培训网 更多免费资料下载请进： 好好学习社区 HSE沟通与交流管理程序 1 目的 为对公司内部及外部信息沟通交流渠道进行有效策划并实施，确保内外部信息得到有效沟通及处理，制定本程序。 2 范围 本程序适用于公司及所属各单位内、外部信息协商与交流管理工作。 3 术语和定义 无 4 职责 4.1 办公室(党委办公室）（以下简称办公室） 4.1.1 负责公司内部重大（突发）事件信息的报送管理； 4.1.2 负责公司各类会议管理，负责文件载体信息的接收、传递与处理； 4.1.3 负责策划、安排公司领导各项日常活动,建立公司领导班子的日常沟通机制。 4.2 生产运行处 负责公司信息门户的技术支持和运行维护。 4.3 党群工作处（审计监察处）（以下简称党群工作处） 4.3.1 负责公司信息门户的相关信息管理； 4.3.2 负责收集、落实职工代表意见和建议。 4.4 公司机关各处室 负责其职能范围内的各类信息的接收、传递、处理，对相关信息处理情况进行监督检查。 4.5 所属各单位 4.5.1 负责本单位内部重大（突发）事件信息的报送管理、各类会议管理、文件载体信息的接收、传递与处置； 4.5.2 负责本单位各类信息的接收、传递、处理及监督检查工作； 4.5.3 负责本单位信息门户的维护及管理工作。 5 管理内容 5.1 信息分类 信息分为：内部信息和外部信息两大类。 5.2 信息沟通方式 5.2.1 内部信息沟通方式 各级会议（如：公司年度工作会议、党代会、职工代表大会；领导干部会议；生产经营例会；总经理办公会、党委会、安委会；各业务年度会议等）、统计报表（如：安全、环境月报表/季报表等）、文件收发、电话、内部信息门户等。 5.2.2 外部信息沟通方式 信函传递、电话、座谈会、电子邮件、传真、培训学习、投诉处理等。 5.3 信息沟通内容 5.3.1 外部信息沟通内容： a) 上级或行业主管部门对公司监督检查的结果； b) 认证机构对公司管理体系审核的有关信息； c) 有关的政策、法律、法规、标准等信息； d) 相关方反馈的信息及其投诉信息等； e) 各部门直接从外部获取的信息； f) 地方政府及主管机构的管理相关通报材料。 5.3.2 内部信息沟通内容： a) 管理各过程的实施情况； b) 管理体系内部审核、管理评审及各级检查情况； c) 存在或潜在的不符合信息以及纠正与预防措施的实施情况； d) 紧急情况下信息，如：突发事故、事件； e) 员工参与协商、交流的相关信息：职工代表大会提案、员工合理化建议、意见及投诉等形成的信息; f) 生产经营各类管理信息。 5.4 信息的沟通、传递与处理 5.4.1 各类会议管理 公司机关各类会议管理 由公司办公室负责，对公司机关的各类年度综合会议、日常办公会议进行策划，各责任部门具体实施，公司机关各类会议的策划、实施、评价、总结、统计及会议记录的管理具体执行《公司会议管理规定》； 所属各单位各类会议管理 所属各单位应按照公司要求，结合本单位实际情况策划本单位范围内年度会议、例行会议、及临时性各级、各类会议，并按策划组织各级、各类会议召开。 公司、各单位、各站队实施的各级各类会议均应保留完整的会议记录材料，对会议的决议及要求相关责任部门应进行落实、反馈并保留相关记录。 对于各级、各类会议决议或要求本级不能落实解决的应及时将相关信息向上级主管部门或领导反应，由上级主管部门或领导协调解决，保留相关信息交流与处理的相关记录。 5.4.2 各类信息报表管理 日常管理的相关各级各类信息报表均通过公司ERP、PPS、HSE等信息系统和信息门户进行传递，各主管业务部门负责相应信息报表的接收、统计、分析并对相关信息进行处理及反馈。 5.4.3 内外部收、发文管理 公司收到的以文件为载体的内部、外部信息，包括利用公司OA系统接收到的电子文件及纸质文件。由办公室按《体系文件管理程序》及《公文管理规定》中规定的文件管理要求进行信息的传递，将需处理的文件信息落实到相关责任部门进行处理；传递过程及处理结果通过收文稿纸进行记录，必要时，承办部门负责反馈。 各单位收到的以文件为载体的内部、外部信息，包括利用公司OA系统接收到的电子文件及纸质文件。由文件管理部门按《体系文件管理程序》及《公文管理规定》中规定的文件管理接收、转发、传阅要求进行信息的传递，将需处理的文件信息落实到相关责任部门进行处理，并将处理结果进行登记，必要时进行反馈。 5.4.4 网络信息管理 公司信息门户和ERP、PPS、HSE等各类信息系统是公司内部信息交流、处理的重要平台，公司机关各处室、各单位、各基层站队负责利用信息门户和上述各类信息系统在自身权限范围内接收、处理、反馈相关信息；生产运行处对公司