公司内部控制制度第一章供应内部控制制度第二节组织机构及岗位职责.pdf

第二节 组织机构及岗位职责 一、 部门及部门职责 1、供应循环管理组织机构 供应部： 直接参与制定公司在既定会计期间内整体供应政策和预算安排， 规划 供应部内部具体业务的管理模式； 实施归口物资的采购、 仓储、 配送运输， 相关的物资购存进度及结构 规划、物料实物管理、基础帐务管理、物料流转帐表和报告、物流 信息管理、物流成本控制； 供应部内部设一个业务统筹管理控制机构， 即计划成本组； 两个业务 运作机构，即采购组和仓库管理组；一个信息辅助机构，即档案资 讯组。 计划成本组： 与财务管理部在采购计划和进货成本控制方面形成主要工作接口， 负 责物资采购流程与进度的全面计划和控制，监督本部门预算指标的 执行并汇总分析和报告预算完成情况； 制定和调整采购业务的操作标准以及特殊采购行为的管理模式， 设定 仓库管理的标准参数，实施材料市场行情调研和主要供应商调研， 制定进货成本控制目标和控制方法，组织对采购业务执行过程、执 行结果和供应商交易、供应商合作的考评，提交供应商汰换和新供 应商引进的建议； 对采购作业、 进货渠道选择、 进货价格确定和其他采购费用进行规范 1 性指导、监督，并负责采集、汇总、加工和提供采购业务相关的基 础数据资料，包括供应商资料、材料市场行情、采购业务历史数据 等，向供应部经理提出改进采购业务的建议； 按有关责任部门设定的技术型号标准组织招标采购； 计划成本组内部岗位包括计划成本主管、 材料物资计划员、 非生产性 物资计划员、招标管理员、成本管理员、库存控制员。 采购组： 分解采购计划， 按相关规程、 指标要求及授权范围操作执行具体采购 业务，包括业务洽谈、询比价、下单、催单、查单、退货补货执行、 差异记录等，形成自我监督和接受外部监督； 具体协调与供应商的合作关系， 落实供应部与供应商的交易合作策略， 收集供应商和材料市场的基础信息，向档案资讯组汇总，直接参与 供应商交易考核； 采购组内部岗位包括采购主管、采购经理。 仓库管理组： 库区、仓位和运输配送的具体安排调度； 仓库物料的收料、发料、退料、转调、存储、清查、盘核、外验、销 毁等实物管理，在库物资仓储保管。 实施物料编码、 仓储货位编码、 实施物料仓储标准参数、 仓库基础帐 务记录冲销、制单和单据传递、定期库存分析、相关帐表汇总和报 告等信息监管，在帐务管理和库存信息分析管理上与财务管理部形 成工作接口； 2 仓库管理组内岗位包括仓库主管、仓库管理员、收料员、发料员、质 检员、仓库统计员、总统计员。 档案资讯组： 汇总、归集、建档、维护、更新所有采购业务的相关信息及文档，包 括供应商档案、合同订单档案、材料市场价格信息库、招标采购工 作档案等； 按权限级别控制档案资料的调用； 定期对原始信息数据进行分类汇总和其他形式的加工， 充实基本数据 库，提交相应报表，为部门内和其他管理部门提供多层次的决策信