办事处存货管理制度.doc

浙江广博集团股份有限公司管理文件 PAGE PAGE 1 浙江广博集团股份有限公司管理文件 办事处存货管理制度 文件编号 ZJGB3-27/1-2010 版本号 C/0 实施日期 2010.8.28 修改日期 编制 审核 批准 办事处收货 订货 1.1.1、办事处仓管员根据安全库存量减去现货存量直接填报《办事处订货表》，由办事处经理签字审核。 1..1.2、根据签字审核后的《办事处订货表》由办事处仓库录入系统生成《发货申请单》。 1..1.3、《发货申请单》由总公司物流专员审核后下达《发货通知单》。总部审核人员必须根据办事处库存数量进行合理编排发货，避免办事处库存数量大幅度上升。 1.1.4、总仓根据《发货通知单》安排发货并生成《物料调出单》。 1.1.5、仓库审核后生成在途单。 1.2、收货 办事处收货主要为：公司仓库拨货、其他办事处调拨、退货收到、其他。 办事处仓管根据《物料调出单》的在途单安排库位，预约承运商； 收到货物时必须核对货物品种、清点数量，并在运输合同上签收（注明收货日期）；如与公司送货单、调拨单不符的及时与公司和其他办事处联系。退货数量与退货单不符的，做好记录，及时向业务员反映。按实际收到货物做入库单。 仓管员实物与《入库单》明细核对后有差异需在运输合同上注明差异内容，并按本规定第5.3条处理。 无法销售产品（损坏）、时效性产品离过期日不足6个月可以拒收，不得入仓，有书面报告除外。 1.3、总部直发客户流程 1.3.1、订单员根据客户需求制作销售订单 1.3.2、根据销售订单制作发货申请单 1.3.3、总公司物流专员根据分支机构的销售订单来审核发货申请单，并生成发货通知单。 1.3.4、总仓根据《发货通知单》安排发货并生成《物料调出单》。 1.3.5、办事处根据《物料调出单》引用制作《入库单》； 1.3.6、由开单员根据订单开具《销售出库单》。 1.3.7、销售内勤传真《出库单》于客户，追踪到货后《出库单》回执联的回签。 1.4、供应商直发办事处仓库流程（复印纸等） 1.4.1、办事处把要货计划上报给产品部； 1.4.2、产品部根据各办事处的要货计划通知供应商安排生产； 1.4.3、由本公司驻外专项人员进行检验清点后发出，随托运单并附有清单，办事处按托运合同及清单核对收货。如核对有少货串货现象的，需办事处付运费的办事处直接在运费中扣除（如运输不同意扣款的不予付运费），并需把扣除金额二天之内汇入公司财务，注明（复印纸物流赔付），需公司支付运费的要在托运单上写明情况并要求对方确认后传真到公司，公司直接开扣款单。 1.4.4、办事处收到货后以实际收到件数作发货申请单，如有少货串户的需在备注写明少货、串货品种，并需注明已收金额（或未收赔偿、或未付运费等情况）； 1.4.5、采购按采购合同数量录入ERP，总仓引用采购合同时按办事处实收入库。 1.4.6、总仓按办事处实收数量打物料调出单。办事处引用调出单的实收数据做调入单（实收入库）。 1.4.7、发票入账：按供应商发出数量开具发票：实收入库单金额和物流赔偿金额合计作为货款应付额。 办事处发货 订单流程 2.1.1、订单的接收；客户通过电话，传真等方式把要货需求下达给分支机构的订单员（由销售内勤或财务兼）。 2.1.2、订单的录入：订单接受后由订单员录入系统生成《分销订单》，并根据约定的单价系统自动产生，若产生的单价与客户订单单价不符，输单员需要分析原因并确定好正确的单价。系统将根据选定的仓库自动产生可用库存量。 2.1.3、订单的审核：对客户的帐期、信用额度和合同到期情况进行审核。 渠道客户如帐期超期、信用额度超额则不允许发货。 ＫＡ单价不符原则上不允许发货，但考虑到实际特殊情况确实需要发货，在ＫＡ以书面形式确认价格后允许发货。由开单员填报价格差异单，交由业务员与客户沟通。 2.2、配货： 2.2.1、分支机构仓管根据审核后的分销订单安排配货员配货；配完货在配货单上注明件数与配货人； 2.2.2、分支机构负责人根据仓库实际配货能力确定配货周期，确定配货周期后仓库必须在配货周期内配完货物。例如、上午１２点前接受出货通知单在当天配完出货，１２点以后在第二天１２点前配完出货。 2.3、销售出库： 2.3.1、配完货按实际配货数量在DＲＰ中开具五联出库单。物流；仓库；财务；客户；客户回执各一联。 2.3.2 仓管按《销售出库单》复查并签字出库。如有单品找不到的情况必须寻找原因，并登记。 2.4 出库单回签 2.4.1 仓管登记回执联回执情况; 2.4.2 回执联签回后（有合同规定人员的签收），仓管登记，签字后的出库单回执联交由财务签收保管。 2.4.3、送货回单作为收款重要依据，必须妥善保管。 2.5、余单统计 系统根据订单和出库单数量自动产生余单统计表，每月报各