信息时代档案管理工作面临的问题及对策刘丽丽.doc

信息时代档案管理工作面临的问题及对策刘丽丽 深圳市工勘岩土集团有限公司广东深圳518000 木文主要分析了现阶段档案管理工作面临的问题，并就怎样有效 的处理这些问题提出了应对之策，希望能为同行提供一定的参考。 关键词：信息；档案；管理；资源 现代信息技术主要是指计算机、数字化光纤传输和缩微复制存贮技术, 其快捷、高效、准确、便利的优势正深刻地影响新时期档案管理工作。当然，现 代科技是一把“双刃剑”，它不仅给档案管理工作带来了机遇，也使传统的档案 工作面临着前所未有的严峻挑战： 1现阶段档案管理工作面临的问题 1.1缺乏统一的网络化协调机构 目前还没有一个统一的组织机构来规划协调档案馆网络化建设和资源 共享工作。各档案网站相互独立，处于孤立、分散状态之中，信息编制的标准不 统一，档案信息资源分散，形成信息孤岛，资源不能共享。因标准不统一，管理 不一致，各档案馆都要建立一套自己的网上检索和数据库管理系统，花费了大量 的资金和人力。又如高校的教务处、学生处、人事处等部门各自为政，根据自己 的需要开发数据库管理软件，像教务管理系统、学生学籍管理系统、人事档案管 理系统等，且多数管理系统软件在单机状态下应用还可以，但是建立覆盖全校各 类信息的集成MIS系统，它们无论在功能上，安全性和数据完整性等方面都不能 很好的满足需要，资源无法共享。 1.2档案信息及其价值面临丢失的问题 我们知道档案信息构成信息资源的充分条件是其有用性与可开发性，问 题是平常我们在收集档案时应收集记录有哪些信息的档案，这需要有极大的预见 性。在文件归档或档案收集中我们虽然有所选择，但因收集范围、收集时间及其 他人为因素的作用，往往会使许多记录有重要价值信息的档案难以收集齐全，由 于吋间与事物发展过程的单向性，这些档案信息会因吋间流逝或客观需要的变迁 而贬值或消失，信息的奋用性与可开发性是个随时间变化的动态概念，这里就奋 ―个信息供给的调整与补充的问题，人们开发哪些档案信息资源才能充分体现价 值，因此从总体上讲有一个如何维护档案信息资源完整性与有效性的问题。 1.3档案安全性不强 信总网络深入各个领域，网络环境影响档案必威体育官网网址和档案安全的因素主要 有：一是人为因素，档案部门安全意识和必威体育官网网址意识不强，对发布的信息缺少严格 的审查和管理。一些人因缺乏计算机及网络安全知识和安全意识，责任D不强， 操作不规范，数据备份不及时等，这些人为的因素也是信息系统安全的最人隐患。 二是技术问题，当前电脑病毒“瘟疫”横行，又加上黑客的恶意攻击，使得档案 信息的安全和必威体育官网网址受到威胁，这些势必引起我们的高度重视。 1.4工作人员整体素质较低 在档案的信息化管理中，人是最关键的因素，档案管理信息化的实现和 管理都离不开人。 档案管理信息化对档案人员提出了更高的要求一一不仅要精通传统的档案业务， 而且必须掌握自动化、网络化技术，成为信息和知识的导航员。0前档案队伍整 体素质仍普遍较低，不适应高速发展的计算机工作环境，严重缺乏既懂计算机技 术、通讯技术、网络技术，又精通档案业务的复合型人才，不适应档案信息化建 设和发展的需要。如某市所奋高校档案部门管理人员中，计算机信息管理专业及 研究生及以上学历的人员数为零，导致新技术、新方法难以在档案管理中使用和 推广，解决在工作中遇到的新情况和新问题吋常常感到力不从心。 2新吋期档案管理工作的对策 面对挑战，为了实现档案管理工作的现代化、规范化、科学化，我们应 当积极迎接挑战，从多个方面来进行应对和控制。 2.1加大档案管理方面的资金投入 实现档案管理的现代化、规范化当今世界，高新技术日新月异，生活节 奏加快，档案工作不能停留在原始的手写笔录上，而且档案管理的形式由文字、 图表发展到音像制品、光盘软件等，如何保存、如何分类，必须借用现代信息技 术来加强管理。因此加大对档案工作的资金投入己是当务之急。冏吋，冇关部门 应协调统一，共同推出一个通用数据库软件，使以上混乱的局面及吋调整，走上 统一的轨道，以节省人力、物力、财力及吋间，实现新吋期档案工作科学化、标 准化，为今后的档案工作联网、档案资源的开发和共享，打下良好的基础。档案 管理人员只要将各类准确的数据录入该通用数据库即可。通用数据库的维护应与 档案的更新同步，要做到及时准确，为完成各上级主管部门的数据上报工作打下 良好的基础。 2.2制定档案信息化建设的总体规划及标准规范 档案信息化建设是一项庞大的系统工程。需要进行统筹规划，使整项工 作有计划、冇步骤、冇重点地进行。要求网络环境中数据库格式档案信息的存贮 和著录格式、网络体系结构和信息处理界面等工作必须实现标准化与规范化，且 立足现实，兼顾与国际接轨。只有这样，才能做到标准规范，利于协调、统一， 避免档案信息资源重复开发、利用率低等问题，为实现档案信息资源共