30条最常用的Excel小技巧.doc

30条最常用的Excel小技巧(上) 　　微软的Excel恐怕是现在仅次于Word，使用人数最多的一款办公软件了，因此，自然而然地也就成了大家平时关注的焦点。不过，正所谓“术业有专攻”，精通本职工作的您未必在使用Excel进行日常操作时用的都是最快捷的方法。所以，今天笔者就给大家总结了30条最常用的Excel小技巧，同时也向大家隆重介绍一位Excel方面的资深专家 —— 小飞，下面的技巧就都由小飞为大家讲解啦！（注：本文所述技巧如无特殊说明，均指运行于微软Windows XP + Excel 2003环境） 　　1. 多工作表同时录入技巧 　　【问 题】 有时我们经常会遇到这样一个问题，几个工作表需要在同一位置录入相同的数据，如果每次都是自己一个工作表一个工作表这样录入的话，既费时又费力，有没有什么好办法能够让其他几个工作表自动与第一个表同步录入呢？ 　　【小 飞】 其实对于这个问题，Excel的开发人员已经早早就做好考虑了，它为我们提供了一个被称为工作表组的功能，将几个工作表组合到一起后，无论在其中任何一个工作表中输入的数据，都会被自动复制到其他工作表的相同位置。而且不光是数值，就连格式和公式也能够自动复制，操作的方法也很简单 　　【方 法】 　　1) 首先要按住Ctrl键再用鼠标依次点击每个需要组合的工作表标签，将它们组合在一起（工作表组合支持跳跃式选择），操作完毕后，您会发现工作表的标题区中已经显示了“工作组”字样了。如图1所示 　　 　　图1 　　2) 随后在任何一个成组工作表中输入需要的数据即可。如图2所示 　　 　　3) 等所有的数据输入完毕后，您就可以直接在图2成组工作表的标签上点击右键，选择“取消成组工作表”命令，这时您就会惊奇地发现，刚才组合为一组的Sheet1、Sheet3、Sheet4这三份工作表中的数据已经完全一样了。怎么样，方便吧！ 　　【小提示】 成组工作表之间的自动复制是基于行号列号来定位的，因此，无论其他同组工作表中当前单元格是多少，都不会影响到成组表之间数据的准确定位。换句话说，就是当您在其中一个表的C7单元格中输入一个数字“1”以后，其余的成组工作表都会在自己的C7单元格中显示“1” 　　2. 一个单元格内输入多行数据 　　【问 题】 有的时候，我们需要录入的内容很长，希望能够在同一个单元格内多行录入，可Excel的单元格不同于Word，既没有换行的命令，也不能直接用回车键换行，这又该怎么办呢？ 　　【小 飞】 呵呵，其实Excel本身是支持用户在一个单元格内输入多行数据的，只不过输入方法与平时用法略有不同罢了。 　　【方 法】 　　1) 首先选中一个单元格，开始输入文字 　　2) 当输入到需要换行的位置时，按动Alt + Enter（回车）键，此时您就会发现光标已经自动在格内换了一行了，然后继续录入剩下的文字就可以了，呵呵，就这么简单。如图3所示就是最终效果图  　　图3 　　4. 长报表如何固定表头显示 　　【问 题】 平时我们经常会遇到一些长报表的显示问题，这些表格一般都拥有几十、上百条记录，显示时一屏肯定放不完，这时就出现了一个问题，当我们将报表向下拖动时，就无法再看到表格的标题栏了，如果赶上表格里的数据都是数字代码的话可就“抓瞎”了，根本搞不清它们究竟代表什么含义了。如图6所示 　　 　　图6 　　【小 飞】 其实要处理这个问题倒也不难，Excel为我们提供了一个窗口拆分冻结功能，可以允许我们将标题栏“冻结”在窗口的最上方，这样任凭我们再怎么滚屏、翻页也不会出现如图6那样看不到标题行的情况了。 　　【方 法】 　　1) 点击“窗口”菜单→“拆分”命令，Excel的画面会被两个分割线分成四部分。如图7所示 　　 　　图7 　　2) 用鼠标将横向分割线拖动到标题行的下侧，再将纵向分割线拖动到A列的左侧（意思就是不进行纵向分割，如果您的表格同时需要纵向分割请自行操作） 　　3) 点击“窗口”菜单→“冻结窗格”命令，将分割好的窗口冻结起来，这时再试着翻动一下页面吧，是不是再也不会看不到报表的标题栏了。如图8所示就是最终的效果图 　　 　　图8 　　5. 快速转换Excel的行和列 　　【问 题】 互换工作表中的行列也是平时较为常见的一种情况，如果使用手工转换，不仅速度慢，还特别容易出错，像这种情况Excel有好的解决办法吗？ 　　【小 飞】 对于行列转换来说，Excel的确也给我们提供了一个简单的方法，而且用的就是平时常用的粘贴命令，只不过这次是“选择性粘贴” 　　【方 法】 　　1) 首先选中要进行行列转换的表格，执行右键→“复制”命令。如图9所示 　　 　　图9 　　2) 然后将光标定位于新表格所在的区域，再次