董事会会议文件制作标准+文件汇总+格式参考.doc

董事会会议文件制作标准及格式 目的与适用范围 为了进一步规范----集团所属企业董事会会议文件的制作，促进文件质量的提高，制定本标准。 本标准适用于-----集团所属已登记成立的企业董事会会议文件的制作。 董事会文件内容要求 董事会会议文件包括但不限于以下文件： 会议通知； 委托其他董事代为出席的授权委托书； 会议签到簿； 会议议程； 议案及其附件； 董事会会议纪要及决议。 会议通知按下列要求送达，样本请见附件一： 事项 内容 通知内容 召开的时间、地点和方式 召集人 议程 联系方式 发出通知的日期 注意事项 召集人署名 时限 定期会议的通知应当于会议召开十五日以前送达 临时会议的通知根据企业实际情况灵活安排 章程另有规定的按章程规定执行 方式 电子邮件 邮政寄送 专人递交 对象 董事+监事、相关高级管理人员+特邀人员（如有） 附件 送达通知的同时，原则上应当附送拟由会议审议或作出决议事项的议案及其附件 收集证明文件 应于送达同时，形成并收集被送达人签收文件或第三方书面证明作为回执。证明文件应明确记载送达时间。 授权委托书（参见附件三）应当载明： 委托人和受托人姓名、身份证号码； 授权范围，包括受托人是否有权对临时提案进行表决等； 授权时效； 委托人签字。 会议签到簿（参见附件四）内容包括会议名称、参会人员姓名及职务、身份证号码、签名等。 会议议程（参见附件五）内容包括会议时间、会议期限、会议地点、会议主持人、参会人员、会议议题、具体议程安排等。 议案的内容，应符合法律法规和企业章程关于董事会职权的规定，并应采取一事一文。 会议纪要（参见附件七）应该记载内容如下： 会议召开的时间、地点、召集人、主持人、会议性质； 会议通知情况及董事出席、委托出席、缺席的情况，会议列席人员； 会议议程； 议案汇报人的汇报意见； 董事发言要点； 每一决议事项的表决方式和结果，包括投弃权和反对票的董事姓名； 列席监事与列席总经理的意见； 其它需要记录的情况。 董事会决议（参见附件八）应记载内容如下： 会议召开的时间、地点、召集人、主持人、会议性质； 会议通知情况及董事出席、委托出席、缺席的情况，会议列席人员； 决议事项的表决方式和结果，包括投弃权和反对票的董事姓名。 董事会决议由到会董事签字；代行签字的，应当附相对应的董事授权委托书。 决议涉及对外报批的事项，应一事一议，单独形成决议。 纪要与决议的区别 纪要和决议为董事会会议内容书面记录的主要文件形式，两者特征和区别如下： 类型 主要内容 数量 备注 纪要 会议全过程和结果的要点 所有议案 必备，用于内部存档备查 决议 经讨论后，法定多数通过的决定 单一议案 对外办理审批、登记、备案，及集团内部账务处理等相关事项所需 提供董事会会议使用的会册包括会册封面（参见附件十）、会议议程、议案及相关附件，董事会会册原则上应与会议通知一并于会议召开前15天发送至参会人员。 签署 于会议结束时协调与会董事签署、确认会议记录文件。特殊情况下，可会后完成签署事项，但最迟不超过会后十五日。 会议命名规则 各企业董事会届数通常为3年或4年一届，以各企业章程为准。董事会命名规则如下： 类型 规则 举例 定期会议 【公司全称】+届数+“董事会”+次数+“会议” XX华润燃气有限公司第一届董事会第一次会议 临时会议 【公司全称】+届数+“董事会”+年份+次数+“临时会议” XX华润燃气有限公司第一届董事会2010年第一次临时会议 董事会文件制作与归档要求 内容完整、文字准确、格式标准、纸型统一、装订规范、外观整洁。 会议结束后，企业应当制作董事会会议档案。档案材料包括会议通知、通知回执、会议签到簿、委托其他董事代为出席的授权委托书、会议材料、董事签字确认的会议纪要及决议。 每次董事会会议档案应当单独装订成册，按照董事会会议名称连续编号。会议档案由企业永久保存。会议档案须附目录（参见附件十一）。 企业应当在每次董事会会议后一个月内，将董事会会议档案副本以书面和电子文件的形式报送股东。公司设有股东会的，股东会文件制作标准参照董事会文件制作标准执行。 执行时间 本标准自颁发之日起执行。 附件一、会议通知 附件二、回执 附件三、授权委托书 附件四、会议签到簿 附件五、会议议程 附件六、董事会会议议案 附件七、会议纪要 附件八、会议决议 附件九、临时会议决议 附件十、会册封面 附件十一、目录 关于召开_______________公司 第_____届董事会第_____次会议的通知 各位董事： 兹决定召开_______公司第___届董事会第____次会议。现将有关内容通知如下： 一、主持人： 二、召开时间：_____年__月____日 三、召开地点： 四、参会人员： 五、列席人员： （一）监事： （二）会议记录人员 （三）公司邀请的