第5讲 秘书素质.ppt

第五讲：秘书素质 【教学目的】 使学生了解秘书任职标准，明确秘书任职标准与素质优化的区别与联系的。理解前者是秘书任职的条件，后者是秘书素质的发展，是在职秘书更高层次的素质追求。 【教学重点和难点】 本章教学重点是正确理解秘书任职标准与素质优化的区别与联系以及在职秘书应有的更高层次的素质追求 素质——人内在的物质要素和精神要素的总和。 秘书综合素质的高低。决定着其思想、道德、才能及其发挥的水平。 当前秘书队伍现状 当前，我国秘书队伍总体特征主要是： 政治觉悟较高。绝大多数秘书人员具备较强的政治素质。善于站在全局的高度思考和处理问题，且大多具有一定的牺牲精神和忍辱负重的品格，具备团结协作、务实高效的作风；业务能力较强。为领导决策服务和在领导身边工作的特殊环境，使他们普遍能够对自己坚持高标准，严要求，独挡一面，果断干练，能较好地完成任务；具备一定的适应能力，职业的特点使秘书人员经得起困难与挫折的考验。??? ?我们也不能不看到，秘书队伍建设也面临一些不容忽视的新问题： 一是工作任务繁重，读书学习的时间较少，秘书人员有组织有计划的读书学习，明显不足。特别是系统地学习研究一些新知识，显得更为薄弱； 二是受利益驱动和价值观扭曲的影响，秘书队伍的传统作风面临新的挑战； 三是人员素质不平衡。有一些文秘人员受社会消极方面的影响，理想观念淡漠，贪图舒适与享受，有的知识贫乏却不思更新，得过且过，当一天和尚撞一天钟，有的干正事不用心，干私事很上心。 这些问题的存在，制约着秘书队伍的健康成长。 如何建设一支高素质的文秘人员队伍 一支高素质、高水平、高效能的文秘人员队伍是提高办公室整体服务功能的基础和保证。作为文秘专业的我们，怎样才能在未来胜任本职工作，怎样才能适应新的形势的要求，怎样才能完成新形势所赋予我们的任务，怎样提高文秘人员的整体综合素质，创一流业绩，增强办公室系统的整体服务效能，从而更加明确自己所从事职业的重要性和肩上的份量，摆正自己的位置，掌握必要的素质和能力，提高服务的层次和质量呢？ 1、端正态度，摆正位置，有正确的服务观点 首先，要有平常心。贫贱不移志，富贵不淫心，宠辱不惊心。不骄不躁，不愠不火，甘于清苦操劳。“淡泊以明志，宁静以致远” 其次，要有敬业心。时刻牢记肩上的责任，干一行，爱一行，钻一行，专一行，满怀热忱，踏踏实实，一丝不苟地工作。 第三，要有上进心。 “学而不思则罔，思而不学则殆。” 必须向全能式的文秘人员过渡，不仅要懂得文史哲数理化，还要懂电脑、英语、财经商贸、法律政策、公关礼仪等基础知识，也要会操作复印打字、传真电报、照像摄影、录音播放等现代化办公设备。 力戒三种不正常的心态 作为一名合格的文秘人员，还要力戒三种不正常的心态。 1、权欲。常言“不想当元帅的士兵不是好士兵”。这句话在秘书这个行当是不适用的。 2、利欲。正确看待物质利益，不为名利动心，真正做到“宁公而贫，不私而富”。 3、自卑。维护好自己纯洁的心灵，向“能到竹林下，自有春水声”的一种心境靠拢，不以物喜，不以己悲，冲开名利的罗网，清丽出尘，舒卷自如。 2、强化素质，全面提高，有扎实的服务能力 首先强化人品素质，就是要正直、正派。包括一切从实际出发，实事求是，敢讲真话，如实反映情况，不见风使舵等。 其次是政治素质，要努力学习邓小平理论，坚持正确的政治方向，保持相当的政治敏锐性。 三是业务素质。包括文化知识、理论水平、动手能力、专业层次等。要有很强的书面表达能力，能写出有见地、有内容、有条理、有事例、有文采的高水平的公务文书。 秘书必备的条件 在美国“全美秘书协会”章程提出的秘书必备的9个条件，很值得我们重视与参考。这些条件是： 1、像心理学家一样善于观察和理解他人； 2、像政治家一样有灵敏的头脑； 3、像外交家一样有潇洒的风度； 4、有调查各种棘手问题的丰富经验； 5、有良好的速记能力以及文字功夫； 6、熟读各种商业往来中的法律关系； 7、能熟练地使用各种办公自动化机器； 8、具备相当的金融和税务方面的知识； 9、能熟练地对各种文件资料进行整理归类。 一、秘书任职标准（一）秘书任职标准的制定 （1）准备经理对外联系的通信稿； （2）阅读、签署和寄发行政函件； （3）撰写讲话稿、备忘录和报告，代经理审阅； （4）撰写供发表的文章； （5）校订其他人员准备和打印好的文稿副本； （6）查找参考资料中经理希望得到的情报； （7）从各种资料中摘取情报供经理参考； （8）筹办协商会谈和会议，提醒经理记住在这些场合他们应尽的职责； 2、以知识能力定标准 （1）知识 博与专兼容，“T”型人才；包括基础知识、中间层次知识、专业知识等 美国赖特《秘书工作手册》中说：“一位秘书，常常被认为是一位‘万能博士’是一位心理学家、政治家、外交家、研究专家，一