存货管理内控制度.doc

PAGE PAGE 2 桑田存货管理内控制度 目录 TOC \o 1-3 \h \z \u 第一章 总则 2 第二章 职责与分工 2 第三章 存货的进销存管理 4 第四章 存货单据管理 6 第五章 存货报表及其他规定 7 第六章 附则 8 第一章 总则 为规范公司存货管理，确保公司资产的安全完整，强化内部控制，结合本公司的实际情况，特制定本制度。 本制度适用于重庆植恩药业有限公司及下属各子公司、分公司。 存货是指公司在日常活动中持有以备出售的产成品或商品、处在生产过程中的在产品、在生产过程或提供劳务过程中耗用的材料、物料等。具体来讲，存货包括各原辅料、在产品、半成品、库存商品、商品以及周转材料（不含一次性进费用的办公用品和低值易耗品）等。 为加快存货周转、减少存货资金占用，物流部应根据产品生产周期及材料采购周期，结合销售预算情况，制定安全库存量。 存货盘存实行永续盘存制，出库方式为先进先出，各分子公司可根据各自情况出具《存货管理细则》。 第二章 职责与分工 物流部职责 物流部是存货的实物归口管理部门，应确保实物流、单据流一致，对实物的安全完整负责，具体职责如下： 负责存货入库的验收初审工作； 负责审核存货出库手续是否完善； 负责存货实物盘点，确保帐实相符； 负责存货盘存盈亏差异原因分析，并上报盈亏处理； 负责存货库龄清理，确保物资先进先出； 负责清理存货实物状况，对呆滞积压临效物资及时上报处理； 负责在系统中及时处理所有存货出入库业务单据，确保帐实一致； 负责将所经手单据及时送达相关部门，并对自己留存单据及时装订存档，确保档案完整； 负责对存货按要求存放并确保库房满足不同存货储存条件，以符合GMP/GSP对药品存放的管理要求； 负责提供存货相关报表； 负责根据存货流转及采购、生产情况，对主要存货制定安全库存量并定期维护。 质量检验部职责 负责需检验存货的入库质检工作； 负责仓库存货日常抽检； 生产部职责 负责车间仓库及生产线中存货的管理及盘点； 负责提供存货月底盘存报表； 负责对生产过程中存货的异常情况及时上报处理。 财务部职责 负责制定存货管理制度并监督执行； 负责参与存货抽盘并对抽盘过程中发现的问题及时与相关部门协调沟通，必要时予以通报； 负责监督、检查、指导相关部门在系统中的存货业务处理； 负责监督存货出入库单据签字手续是否完善； 负责年中、年底对存货进行减值测试并按规定计提相关减值准备； 负责按时上报存货日报表。 第三章 存货的进销存管理 存货入库管理 外购存货： 对非公司确认供应商的供货，立即通知采购人员和现场质检员，并拒绝接收此批货物。 为公司确认的合格供应商，库管员需核对供应商所供物料的合格证明（检验报告书或合格证）。进口物料必须有口岸药品检验所的质检报告；国家严格控制的易制毒品或剧毒物料必须有公安机关核发的准运证。 核对包装规格型号及清点数量，与系统中的采购申请是否一致，对超交的接收按《采购及付款流程》相关规定执行。 对初检合格的物料，库管员将物料分种类、批号放置在规定的位置，并及时填写《请检通知单》一式三份，通知质量检验部取样。并挂上黄色“待检”标志。 属质检合格的物料，库管员根据质量保证部发放的绿色合格证和合格检验报告书，办理正式入库，库管员按物料批号顺序，逐一办理入库，并在系统中做相应处理，打印材料入库单。 对已办理入库的物料，将货物贴上绿色合格证，换上合格状态标志牌，完善《货位卡》，卡上应详细记录物料名称、物料编码、规格、进货日期、数量、供货单位等相关内容。 对质检不合格物料，移入不合格品区域，每件物料包装贴上红色“不合格证”，放置不合格标志牌，及时通知采购人员办理供应商退货。 自制原材料或产成品入库。由生产部将已完工中间体、原材料或产成品交质量检验部检验合格后，到物流部办理入库。物流部清点生产部移交品种、规格型号及数量实物是否与系统相符，若无误，办理正式入库；若有误，以实物为准返回生产部修订。 销售退货入库。需严格审核销售退货手续是否完善，对销售退货原则上须经质检合格后办理入库。 存货出库管理 现根据出库类别不同分别规范如下： 销售出库。销售部根据客户要货情况在系统中制定销售订单，物流部根据经财务审核之后的销售订单在系统中进行相关处理。 部门或公司领用出库。因研发、培训或客情需要领用存货，通过“其他出库”的方式在系统中处理，并根据领用用途选择不同的出库方式。部门领料的审批权限在部门负责人及以上相关领导。 存货盘点管理 实物管理部门每月底最后一天必须将存货在系统中所有业务全部处理完毕，原则上，在所有存货处于静止状态对实物进行盘点。生产部根据各自生产情况，月底清理各存货实物形态，对已完工产成品及时办理入库，对各存货分门别类盘点后将相关报表及时报送财务部，并联系财务部人员来抽盘。