档案的立卷方法和要求.ppt

档案的立卷方法和要求 讲解提纲 一.档案的作用 二.立卷制度的确定 三.立卷的准备 四.归档文件整理工作的内容和方法 五.各类档案年度号的确定原则 六.档案归档时间和归档手续 一.档案的作用 它是国家、企事业单位一种重要的资源,是一种重要的科技知识财富,为国家现代化建设具有重要作用,为企事业单位经营发展具有重要作用.概括为五点: 1.行政管理的查考凭据 档案记录了各种机关、单位过去活动的状况,其中包括行使行政职权的法律依据,处理行政事务的过程与结果以及管理活动的经验,为企、事业单位的领导工作和业务管理,提供证据和咨询材料,借以熟悉情况、总结经验、制定计划、进行决策、处理问题. 2.生产建设的参考依据 档案中记载了各种生产活动的情况、成果、经验、和教训,从自然资源、生产手段到生产过程以及计划管理和生产技术等各方面的信息,可以作为工农业生产和经济管理的科学依据和参考材料. 二.立卷制度的确定 文件处理部门立卷制度是我国机关文书工作中实行的一项基本制度。 1.文件处理部门立卷制度的确立 早在1955年1月17日经中共中央批准的《中国共产党中央和省（市）级机关文书处理工作和档案工作暂行条例》中，将文书部门承担立卷工作作为一项制度确定下来并开始试行。1956年4月16日，国务院作出的《关于加强国家档案工作的决定》，单独写了一条“全面推行文 书处理部门立卷，以建立统一的归档制度”，规定立档部门在日常工作中形成的文书材料，在作为档案移交给档案部门保存(即归档)之前,均要按照档案部门的要求将其组合成一个个便于管理的案卷(即立卷).立卷工作在我国应由文书部门等形成档案部门的人员来承担.并定期向档案部门归档。 四.归档文件整理工作的内容和方法 1.案卷的含义和组卷要求 1)案卷的含义 案卷是档案基本的个体保管单位, 它是一组具有有机联系、价值和密级大体相同的文件的集合体. 构成案卷的四个要素: a)文件的集合体,案卷是管理档案的基本单元; b)它们的价值大体相同(就是说案卷里面各种文件的价值基本一致); c)密级大体相同; d)材料具有有机联系(这点最重要). 2)组卷要求(也叫立卷的五点要求.是办法的第11---15条) a) 各门类档案的质量总的要求是：遵循文件材料的形成规律，保持彼此之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用; b) 归档文件材料必须准确反映我院科研项目和管理活动的真实内容，手续完备，制作和书写材料利于长期保存; C)凡应立卷归档的档案资料任何人不得擅自占有，任意涂改，或用复印件替换，应将完整的原件按时归档; d)使用国家统一标准的目录、卷皮、卷盒；卷内目录、纸制文件、卷内备考表的规格统一为：A4 （297mm×210mm）的纸张，并且要用激光或喷墨打印，脊背规格与卷盒、卷夹的长度和厚度相同，规格为300mm×20（30、40、50、60）mm。除有特殊要求，档案所用各种表格、档案盒，内容规格应统一（具体规格以国家制定的有关标准为准）;  4)设备按依据性材料、设备开箱验收、设备安装调试、设备运行维修、随机图样等排列。随机图样也可单独组卷(如文字混合卷:文字在前、图件在后). 5）会计档案按归档材料的保管期限呈递减排列,凭证按时间顺序排列. 6）应当按照房地产权属变化、产权文件形成时间及权属文件主次关系排列(如文字混合卷:文字在前、图件在后). 表格的名词解释 a)件号 文件的排列顺序号，归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按文件排列顺序从“1”开始逐件编流水号，即每年按永久、长期、短期分别从“1”开始逐件编流水号。 b)责任者 是指制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。 c)文号 文号即发文的字号，是由发文机关按发文次序编制的顺序号，一般由机关代字、年度、顺序号组成。 d)题名 题名即文件标题，它是直接表达文件内容和中心主题的文件特征，是了解归档文件内容的起点。 e)日期 日期即文件的形成时间。它是文件的重要特征之一，反映文件产生的时代背景，是查找档案的常用途径。 f)页数 页数项填写一件文件的总页数，用于统计和核对。 g)备注 备注项用于填写归档文件需要补充和说明的情况，包括密级、缺损、修改、补充、移出、销毁等。 4.1.2填写备考表 备考表放在盒内所有归档文件之后，用以对盒内归档文件进行必要的注释说明。备考表上设置的项目 包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期。