管理的沟通及资讯科技.ppt

　管理的溝通 　　　及資訊科技 　　學習目標 閱讀本章後，您應該能： 說明有效人際溝通的障礙及克服之方法 比較不同的組織溝通流向及溝通網路 描述對管理溝通有顯著影響的兩種資訊科技發展 討論資訊科技如何影響組織 定義溝通 解釋人際溝通的程序 說明評估不同溝通模式的要素及溝通模式選擇的依據 說明非言語的溝通如何影響管理者 瞭解管理溝通 何謂溝通？ 是意思的轉達及瞭解 如果沒有資訊或想法的傳達，就沒有溝通 管理者做的每件事都包含了溝通 良好的溝通並不代表對訊息的同意 不良的溝通是許多管理問題的開端 人際溝通－兩人或兩人以上的溝通 組織溝通－包含組織內所有的溝通型態、網路及系統 人際溝通的程序 溝通程序的要素 訊息－進行溝通前必須先有一個目的 編碼－訊息被轉換成符號的型式 編碼受到技巧、態度、知識以及社會文化系統的影響 通路－傳達訊息的媒介 解碼－收訊者會將送訊者的訊息轉譯回來 解碼有效性會受到個人特質所限制 噪音－噪音會妨礙訊息的傳送、接收及回饋 訊息本身及通路也會扭曲溝通 回饋也同樣有被扭曲的可能 人際溝通的程序 人際溝通的程序(續) 人際溝通的方法 管理者有很多種溝通方法可供選擇 管理者最後選擇的溝通方式應取決於 : 送訊者的需求 收訊者的需求 訊息的屬性 通路的屬性 溝通方式的衡量 各種溝通模式之比較 人際溝通的程序(續) 人際溝通的方法 (續) 非言語溝通－不需言語的溝通方式 形式 肢體語言－藉由手勢、臉部表情以及其它肢體動作傳遞訊息 說話的語調－指的是傳達時，對某些文字或片語意義的特別強調 所有的言語溝通都含有非言語溝通 非言語訊息的影響常常是最大的 臉部表達出的情緒 人際溝通的程序(續) 有效人際溝通的障礙 過濾－指為迎合收訊者偏好而對資訊的刻意操控 由於資訊是要逐級往上溝通，送訊者會將其濃縮及彙總，使最高層的主管不致於資訊過載 過濾的程度依據 : 組織層級的多寡 組織文化 選擇性知覺－指的是人們根據自己的興趣、背景、經驗與態度，選擇性地解釋他們所看到或聽到的東西 人際溝通的程序(續) 有效人際溝通的障礙 (續) 情緒－收訊者收到訊息時的感受，會影響到他如何詮譯該訊息 在極端的情緒下，我們容易喪失理性和客觀的思考程序，而代之以情緒化的判斷，其結果往往會妨害有效的溝通 資訊過載－是指我們必須處理的資訊超過我們的處理能力。 典型的現代經理人常會抱怨資訊過量 人際溝通的程序(續) 有效人際溝通的障礙 (續) 防禦性－當人們覺得受到威脅時，他們的表現傾向於會降低彼此相互瞭解的能力 妨礙有效溝通的 語言－相同的字眼，對不同的人有不同的意義 術語－是一個部門的員工在內部溝通時，所用的專有名詞或技術用語 雖然我們使用相同的語言，但我們對語言的使用卻大不相同 國家文化－溝通的差異也可能是因為使用的語言不同，以及國家文化的不同而產生 個人主義 vs 群體主義 人際溝通的程序(續) 克服有效人際溝通的障礙 利用回饋－針對訊息提出一連串的問題，以確定對方有收到訊息，也沒有誤解訊息的意思 請收訊者用自己的話重述一次訊息的意義 簡化語言－配合觀眾的程度而使用較簡化的語言，可以增加他們對訊息的瞭解 在同業中，使用術語有助於達成瞭解 主動傾聽－主動搜尋對方話中的意義 避免因過早的判斷或詮釋而扭曲了原意 能增進意思的完全吸收 主動傾聽的行為 人際溝通的程序(續) 克服有效人際溝通的障礙 (續) 控制情緒－情緒可以嚴重阻礙與扭曲意思的傳達 暫時停止溝通，靜待情緒恢復 注意非言語暗示－行動和所說的話必須一致 非言語訊息必須能增強言語訊息 組織溝通 正式溝通 是指按組織指揮鏈的溝通，或此溝通為完成個人工作之所必須 任何在組織工作範疇內的溝通，都是正式溝通 非正式溝通 是指組織結構層級所未定義的組織溝通 非正式的溝通系統可達成兩個目的： 它可以滿足員工對社交的需求 它是正式溝通管道之外，另一條更快、更有效率的溝通管道 組織溝通(續) 溝通的流向 下行溝通－指任何由管理者對下屬員工的溝通 常用在告知、指揮、協調以及評量員工的時候 上行溝通－是指由員工流向上級管理者的溝通方式 可以讓管理者瞭解員工對工作內容、工作夥伴及對組織的觀感 可讓管理者瞭解事情應如何改進 大多數上行溝通的程度取決於組織文化 彼此信任及授權的組織氣氛會增加上行溝通 高度機械化及權威的環境裡會減少上行溝通 組織溝通(續) 溝通的流向 (續) 斜向溝通－是橫跨工作領域及組織層級的溝通方式 有助於效率和速度的提升 在許多組織中，員工可藉由電子郵件與任何工作區域或組織層級的員工相溝通 組織溝通網路 組織溝通網路 指組織內的水平及垂直溝通方式，可組合成多種型態的網路