商场办公用品管理规定.pdfVIP

办公用品管理规定 一、办公物品的购买 第一条 为了统一限量，控制用品规格以及节约经费开支，所有 办公用品的购买，都应由办公用品管理员统一负责。 第二条 根据办公用品库存量情况以及消耗水平，向办公用品管 理室经理报告，确定订购数量。如果办公印刷制品需要调整格式，或 者未来某种办公用品的需要量将发生变化，也一并向管理经理提出。 调整印刷制品格式，必须由使用部门以文书形式提出正式申请， 经企划部门审核确定大致的规格、纸张质地与数量，然后到专门商店 采购，选购价格合适、格式相近的印刷制品。 第三条 在办公用品库存不多或者有关部门提出特殊需求的情 况下，按照成本最小原则．选择直接去商店购买或者订购的方式。 第四条 在各部门申请的办公用品中，如果包含有需要订购的办 公用品。则申请部门还必须另填一份订购单，经办公用品管理部门确 认后，直接向有关商店订购。 办公用品管理部门，必须依据订购单，填写“订购进度控制卡”， 卡中应写明订购日期、订购数量、单价以及向哪个商店订购等等。 第五条 按订购单以及订购进度控制卡检查所订购办公用品，以 及在预定日期送到与否。 第六条 所订购办公用品送到后，按送货单进行验收，核对品种、 规格、数量与质量，确保没有问题后，在送货单上加盖印章，表示收 到。然后，在订购进度控制卡—上做好登记，写明到货日期、数量等 等。 第七条 收到办公用品后，对照订货单与订购进度控制卡，开具 支付传票，经主管签字盖章，作好登记，转交出纳室负责支付或结算。 第八条 办公用品原则上由总公司统一采购、分发给各个部门。 如有特殊情况，允许各部门在提出“办公用品购买申请书”的前提下 就近采购。在这种情况下，办公用品管理部门有权进行审核，并月把 审核结果连同申请书一起交付监督检查部门保存，以作为日后使用 情况报告书的审核与检查依据。 第九条 各部门的申请书必须一式两份，一份用于分发办公用 品，另一份用于分发领用用品台账登记。在申请书上要写明所要物品、 数量与单价金额。 第十条 1．接到各部门的申请书(两份)之后，有关人员要进行核对，并 在申请受理册上做好登记，写上申请日期、申请部门、用品规格与名 称，以及数量，然后再填写一份用品分发传票给发送室。 2 ．发送室进行核对后，把申请的全部用品备齐，分发给各部门； 3 ．用品分发后做好登记，写明分发日期、品名与数量等。一份 申请书连同用品发出通知书，转交办公用品管理空记账存档；另一份 作为用品分发通知，连同分发物品一起返回各部门。 第十一条 对决定报废的办公用品，要做好登记，在报废处理册 上写清用品名称、价格、数量及报废处现的其他有关事项。 二、办公物品的保管 第十二条 所有入库办公用品，都必须一一填写台账(卡片) 。 第十三条 必须清楚地掌握办公用品库存情况，经常整理与清 扫，必要时要采取防虫等到保全措施。 第十四条 办公用品仓库一年盘点两次(6 月与 12 月) 。盘点工作 由管理室主任负责。盘点要求做到账物一致，如果不一致，必须查找 原因，然后调整台账，使两者一致。 第十五条 印刷制品与各种用纸的管理以照盘存的台账为基准， 对领用的数量随时进行记录并进行加减，计算出余量。一旦一批消耗 品用完，立即写报告递交办公用品管理室主任。 第十六条 必须对商场各部门所拥有的办公日用低值易耗品，主 要指各种用纸与印刷制品作出调查。调查方式是，每月 5 日对前一月 领用量、使用量以及余量(未用量)作出统计，向上报告。办公用品管 理室对报告进行核对，检查各部门所统计的数据是否与仓库的各部门 领用台账中的记录相一致。最后把报告分部门进行编辑保存。 第十七条 对商场各部门进行监督调查的内容包括： 1，核对用品领用传票与用品台账； 2 ．核对用品申请书与实际使用情况； 3 ．核对用品领用台账与实际用品台账。 第十八条 1．核对收支传票与用品实物台账； 2 ．核对支付传票与送货单据。 三、商场办公物品管理制度