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24．文件管理程序 1．目的及范围：建立公司文件制作、审核、批准、发放、回收及更新、保存等 程序，确保公司文件得到及时准确的处理和安全有效的运转。该程序适用于 以上环节所涉及的相关部门及个人。 2．职责： 2.1 总经理室负责公司文件管理的总协调及总监督，并受理各部门有关文 件延误的投诉； 2.2 各部室资料员负责文件管理的具体工作，即收发、登记、传递、用印、 立卷、归档和销毁等。 3． 工作流程： 3.1 文件分类： 3.1.1 通用文件：指公司在生产经营活动中普遍使用的文件，分为内部文件、 外来文件和外送文件。 A. 内部文件：即公司制作的只在公司内部使用的文件。如请示单、报告、 工作联系函、通知、会议文件、周记、制度文件等 B. 外来文件：即公司收到的由外单位制发的文件。如法律法规、政府来 文、供方来文、顾客来文、公共事业单位来文等 C. 外送文件：即公司制作的对外发出的文件。如对政府、供方、顾客、 公共事业单位发出的文件等 3.1.2 专用文件：指只在公司一定工作部门或业务范围内使用的专门文件。 分为技术文件、财务文件、人事资料、合同文件和签价单和决算资料 等。 A． 技术文件：即以图纸为核心的工程建设专用文件。如报批文件、标准 图集、内业资料、图纸等。 B．财务文件：即在公司会计工作中形成和使用的会计核算专业材料。如 会计凭证、帐簿、报表及相关的财务报告等。 C．人事资料：即公司员工在应聘、转正、考评等人事活动中形成的反映 个人基本情况、工作表现的个人资料。 D． 合同文件：即在公司生产经营活动中与外单位签定的具有法律效力 的文件。如各类工程合同、设计合同、售楼合同等。 E． 签价单：即审计核算部在签价认价时专用的文件。 F． 决算资料：即审计核算部在办理工程结算审核过程中产生的文件。 1 3.1.3 记录：即公司各项质量活动留下的记录，是一种特殊类型的文件。如 合格供应商名录、培训记录、各类签到表、登记表等 3.2 总要求： 3.2.1 文件处理必须做到及时、准确、安全。 3.2.2 内外行文要求做到格式统一、要素完整、文号分明。对外行文采用国 家公文格式，内部行文按公司惯例采用英文格式。（格式及具体规定详 见第三层次文件《融侨集团文件处理办法》之第二章“文件格式”） 3.2.3 各部室资料员为公司文件流转的进出口，文件不允许由拟写人直接送 领导者个人，因特殊情况必须越过传递的，应于事后按程序补办登记。 3.2.4 各部室资料员要做好文书立卷工作。每年年初，根据以往本部门文件 的运转情况，预计当年可能形成的文件，拟制或修订立卷类目。 3.2.5 各部室资料员要建立本部门的文件清单。即根据 3.2.4 订立的立卷类 目，将空白的文件清单置于该类目的最前面；随时将已发放完毕的文 件按已编好的类目归入卷内，并按文件收进顺序填写文件清单。 3.2.6 文件的管理一般要经过如下几个环节： A． 编制：文件由相关部门或个人拟写，所在部室资料员进行编号登记； 若以公司名义对外行文则由总经理秘书编号。 B． 批准：文件内容和发放范围由相应的批准人审核签发；需要多个部门 批准的，须进行会签，签发时须注明签发时间；应用软件的使用权限 需报送总经理批准。 C． 登记：收发文（除便条、介绍信、回执等）应登记在相应的收文发文 登记本上或直接在文件上签收并及时整理文件目录。来图加盖受控分 发号。 D． 用印：公司印章由总经理秘书保管，部门公章由各部室资料员保管。