管理文件编写规定.doc

管理文件编写规定 管理文件编写规定 文件代码： 拟制： 发布日期： 审核： 版本：C1 页次： PAGE 2/ NUMPAGES 7 批准： 文件修（制）订履历一览表 N0. 版 次 《管理文件审查单》 编号 发布日期 修（制）订说明 拟制 审核 批准 备注 1 2 3 B0 C0 C1 - 060921004 061113004 全文首次发布。 流程优化作业：1. 修改文件代码；2.修改文件编码，3.修订文件中的相关内容。 优化文件：1.流程验收结果判定为修订文件；2.重新修改文件的章节结构；3.增加对记录的变更管理。 文件发放范围及份数（在“( )”中打“√”表示需分发的单位，在 “[ ]”中填写该单位发放文件份数）： (√) 总裁办[ 1 ] ( ) 管理者代表[ ] (√) 研发项目中心[ 1 ] (√) 营销中心[ 1 ] (√) 品质中心[ 1 ] (√) 电池事业部（制造部）[ 1 ] (√) 电池事业部（PMC）[ 1 ] (√) 物流中心（采购）[ 1 ] (√) 物流中心（仓库）[ 1 ] ( ) 信息中心[ ] (√) 财务中心[ 1 ] (√) 人力资源中心[ 2 ] ( ) 蓝牙事业部[ ] (√) 精密模具事业部[ 1 ] (√) 精密塑胶事业部[ 1 ] ( ) 其他： [ ] 文 控 员 备注 唯盖有红色的DCC正本受控章方为正式有效文件。 1 目的 规定管理文件的名称规范、编码方法、文件的结构和格式，确保管理文件编制规范。 2 适用范围 本规定适用于集团及下属公司所有管理文件的编制。 3 定义 无。 4 职责 4.1 管理文件编写人根据此规定编制文件。 4.2 各部门文员监督本部门管理文件编写执行情况。 4.3 总裁办监督全公司执行情况，确保管理文件编写规范。 5 工作内容 5.1 文件名称规范 名词或（名词+动词） + 文件类别，如：客诉处理流程、质量手册等。 5.2 管理文件类别 按层级从高到低、涉及范围从大到小分为“手册”、“子系统”、“流程/规定”、指导书/标准。 5.2.1 手册 综合描述管理体系的文件，一般包含或引用方针、目标、制度流程等。 描述规范：XX手册。 举例：公司经营管理手册、BPI管理手册、质量手册、环安手册、社会责任手册、员工手册等。 5.2.2 子系统 识别某个子系统的流程或规定及其相互关系，一般以“XX子系统流程关系图”表示。 5.2.3 流程/规定 指的某个子系统所识别的管理流程或规定：其一般包含或引用相关的流程、规定。 A 流程性的管理文件名称描述称“XX流程”：有明显的工作步骤和角色分工，如：客户投诉处理流程 B 非流程性的管理文件名称描述称“XX规定”：没有明显的工作步骤，规定的内容一般在某范围内通用。 举例：绩效管理规定、管理文件编制规定。 5.2.4 指导书/标准 A 对于某项工作的具体、细化的作业指导说明或作业标准，一般只涉及单个角色，如：矩阵式流程图制作指导书。 B 指导书/标准文件的格式按照实际状况编写，此不作严格的限制。 5.3 管理文件及记录代码编码方法 5.3.1 管理文件的编码代码样式如下： X X～X XX . X . X . XX 子系统四级文件（对三级文件的补充规定或指导） 流水号（1～N） 子系统三级文件（对二级文件补充细化的管理规定或流程） 流水号（1～N） 子系统二级文件（综合管理规定或主流程） 流水号（1～N） 子系统一级代码（1～N） 文件使用范围-集团/母公司/子公司 文件类别（D-管理类文件；F-表格记录） 举例说明：《管理文件格式规定》编码为DXWD4.4.2 D XWD 4 . 4 . 2 子系统三级文件 “管理文件格式规定”流水代码 子系统二级文件“管理文件编写规定”流水代码 子系统“BPI管理子系统”一级代码 欣旺达：集团/母公司代码 管理类文件 5.3.2 各项说明如下： A 文件类别分为两类：管理类文件和表格记录，分别用1位大写字母表示。 管理类文件 用“D”表示（英文“Document”的首位拼音字母），包括管理手册、子系统、各种规定（制度规章）、流程等。是员工工作的依据。 表格记录。用“F”表示（英文“Form”的首位拼音字母）。 包括计划书、报告、表格等。作为员工作业记录使用，依照表单保存期限保存表单记录，过期 后可申请销毁。 B 文件覆盖范围 文件覆盖范围是指文