物管项目行政助理公文工作指引(修改版).docVIP

物管项目行政助理 公文工作指引 （修改版） 物管中心行政人事部 2013年4月 目 录 1.前言………………………………………………………………………………1 2.公文流转工作……………………………………………………………………1 2.1.现公文流转程序……………………………………………………………1 2.2.公文流转登记表的说明……………………………………………………2 2.3.文件报送标准………………………………………………………………4 2.4.行政助理月度固定文件报送时间表………………………………………6 3.文件存档…………………………………………………………………………7 4.文件流转责任……………………………………………………………………7 5.附件………………………………………………………………………………7 物管项目行政助理公文工作指引 物管中心行政人事部 1.0前言 行政助理是项目最关键的岗位之一，行政助理人员的工作质量及效率直接关系到项目能否规范快速地处理各类日常事务。 为了进一步提升各行政助理人员的工作质量和工作效率，物管中心行政人事部对《物管项目行政助理公文工作指引》进行修改。希望各项目行政助理人员认真学习，贯彻执行。 2.0现行公文流转程序 2.11项目负责公文流转的专责人员为项目行政助理（以下简称：项目助理），物管中心负责公文流转的专责人员为行政部文员（以下简称：行政专员）； 2.12项目助理报送的文件，除紧急文件可经项目主任或行政专员同意后，项目助理可指定专人报送外，公文一律不得由非专责人员报送； 2.13项目送达公文到物管中心的流程图（见附件1） 2.14完成上述步骤，行政专员将需送达公司各部处理的文件交集团行政部文件登记专责人员登记编号后取回文件和《文件流转签收表》，按《文件流转签收表》安排的程序交各个部门处理，由行政专员负责文件处理情况的跟进； 2.15递交集团各部处理的公文，从递交到批复的流转全程一般不超过5个工作日；逾期仍未批复的，行政专员将对办理部门进行催办，并报集团行政部，由集团行政部督办； 2.16需送达总经办审签的文件，文件审批完成后，由总经办送达集团行政部统一交给登记专责人员，登记专责人员将通知行政专员签收； 2.17所有审签完的文件（除报销外），原件于物管中心存档，将复印件返还给各项目保管； 2.18物管中心返还公文给项目的流程图（见附件2） 2.19完成公文流转的程序后，将《文件流转签收表》交给集团行政部统一存档 2.2公文流转登记表的说明 2.21项目公文流转登记表（附件3） 众联集团XXX管理处公文流转登记表 管理处名称 物管中心序号：WG-JUN-001 物管中心文件的编号（不分项目，不分文件类型） 月份的英文缩写 物管中心 项目递送到物管中心文件的编号（根据项目的递送公文的先后顺序）项目序号：XX-June-001 项目递送到物管中心文件的编号（根据项目的递送公文的先后顺序） 月份的英文（可缩写） 项目名称首字缩写 2.22物管中心公文流转登记表（附件4） 物管中心序号：WG——XX——001 下发公文的序号（不分项目，不分类型） 下发到项目名称首字拼音缩写 下发到项目名称首字拼音缩写 物管中心 项目可根据自身情况对报送的文件进行编号。 项目拼音缩写对照表 项目名称 中文首字缩写 颐和山庄 YH 富豪山庄 FH 名仕世家 MS 英文月份缩写对照表： 月份 单词 缩写 物管编号前缀 1月 January JAN 2011-WG-JAN- 2月 February FEB 2011-WG-FEB- 3月 March MAR 2011-WG-MAR- 4月 April APR 2011-WG-APR- 5月 May MAY 2011-WG-MAY- 6月 June JUN 2011-WG-JUN- 7月 July JUL 2011-WG-JUL- 8月 August AUG 2011-WG-AUG- 9月 September SEP 2011-WG-SEP- 10月 October OCT 2011-WG-OCT- 11月 November NOV 2011-WG-NOV- 12月 Decembe DEC 2011-WG-DEC- 2.3文件报送标准 2.31《业务审批表》及《公文呈批件》（附件5） 《业务审批表》和《公文呈批件》是项目运作中最重要