办展实用手册.docVIP

全国服务热线 400 114 4001广州师盛展览有限公司 PAGE 1 办展实用手册 师盛会务 关键词：主办单位, 会务工作, 项目策划, 策划阶段, 实施阶段, 展后阶段, 招商招展, 网络营销, 二维码应用, 总结评估 你对展会的举办渠道了解多少，想了解吗，看看办展实用手册吧！ 一.策划阶段 （一）项目的选定 1．执行项目市场调查； 一般情况下要根据本地、本区域的经济结构、产业结构、地理位置、交通状况和展览设施条件等特点，首先考虑本区域的优势产业和主导产业，其次考虑重点发展中的行业，再次考虑政府扶持的行业。具体分析行业市场状况，要摸清楚市场的归属，即属买方市场还是卖方市场等； 2．办展资源的整合； 办展资源包括：资金、人力、物力（办公设备和通讯工具）以及信息资源和社会资源； 　　A．信息资源是指目标客户的信息量、合作单位的信息量，还有关于该项目的行业、产业的信息量； B．社会关系是指与该展览所属行业的主办单位、主管部门还有与各大专业媒体和公众媒体的关系等； 3．同行对此项目的反应； 4．该项目举办的时间选定；原则上要避开国内外同类展览项目的举办时间； 5．创意命题； （二）寻求支持单位 寻求对口的主管部门和单位，作为展览会的主办或支持单位: 可以提高展览会的档次、规格和权威性； 扩大展览会的影响力，吸引媒体的广泛关注，便于展开新闻宣传和炒作； 提高行业号召力，利于组织目标客户参展和目标买家参观； 代表行业的发展状况和趋势； 有效地形成项目的品牌效应，最终实现可持续发展战略。 （三）寻求合作单位，建立营销网络 寻求对口的合作单位，作为展览会的招展组团代理： 提高展览会的影响力，加快信息的有效快速传递； 善用资源，优势互补，加快资源整合； 最大限度挖掘新客户，壮大参展队伍； 最大限度地降低招展成本。 　 二.实施阶段 （一）广告攻势 主办者应围绕展览不同的卖点和亮点来进行宣传，按区域、分行业地设计制作不同的软广告和硬广告； 　　除此之外，我们还可以通过新闻发布会、行业研讨会等形式制造新闻题材，或对牵头参展的行业代表（企业）进行新闻专访，从侧面传播展览会信息，来进行新闻炒作。户外广告则是利用人流量较大的公共场所，其目的是营造展览会的声势，形成广告宣传攻势 （二）招展和组团工作 1.寻求支持及协助单位，建立展览营销网络； 2.组织实施的具体工作项目； （１） 认真做好项目预算。 （２） 收集可能参展的企业名录，或叫展商目标名录，建立信息库。 （３） 宣传资料的ＣＩ设计、制作，及发送调查表、征询表。 （４） 主办单位打印文件下发。 （５）利用新闻发布会、酒会，介绍及配合市场的宣传文章。 （６） 利用各种媒体做宣传广告（包括二维码媒体广告等）。 （７） 短信发送、电话联系或发送传真件、通过因特网发布信息；（包括现在的二维码短信、彩信邀请功能，展会网站的构建风格，微博一键转发的互动方式，都是吸引客户注意力的新形式，在这方面针对客户的宣传和互动更具有影响力）。 （８） 印刷宣传资料一般有： a.招展邀请函、征询函、调查表等；b.展商须知（或参展手册）；c.招商邀请函； d.门票； e.会刊 ；f.纸袋 ；g.展览会进展报告、挖掘潜在的 参展企业、大的参展商。 （９）对展商目标名录的分析研究、筛选和甄别，发送招展邀请函、征询函、调查表等。 （１０） 上门拜访一些主要的牵头参展企业。 （１１） 联合可能合作的同行，采取让利的办法，合作招展。 （１２） 展位的销售安排及布置。 （１３）收集尽范围可能的参观商名录，或叫买家目标名录，有计划地发送登记表和门票：可以利用现在的高科技二维码信息终端实现数据录入、信息查询、资料有哪些信誉好的足球投注网站等快捷方式。 （１４） 与展览会有关的各项广告征集工作。 （１５） 展览工程业务和展具租赁的预定工作。 （１６）展览现场的气氛营造（现场的布置、开幕式安排、开幕广告等）。 （１７）展览现场的优质服务（会务、广告、工程、清洁、保安、交通等协调工作）。 （１８） 主办、协办单位及开幕嘉宾人员的会务工作及礼品安排。 （１９） 展览会有关数据、信息的统计和收集。 （２０） 着眼于第二届的预告宣传工作 3.组织实施过程的阶段划分 从主办单位工作划分： （１）信息发布阶段：a.发送调查表；b.发送征询表；c.发送邀请函。 （２）营造气氛阶段：a.媒体广告、文章宣传；b.新闻发布会、酒会及研讨会（由专业会务公司提供电子化管理服务）；c.主办单位文件下发对口企业；d.电话、传真、网络广泛宣传；e.第二次发邀请函；f. 合作单位发邀请函（二维码短信彩信实现互动）。 （３）与展商直接联系阶段a.电话、传真、电子邮件；b.拜访重点客户；c.合作单位同时开始招展工作。 （４）与展商洽谈阶段a.电话；b.约见；c.拜访；d.传真；e.发送筹