某项目管理沟通培训讲义.ppt

项目 管理 沟通 前 言 为什么有效的沟通这么重要。 什么妨碍了有效的项目沟通 管理项目沟通的关键原则。 什么因素最影响项目沟通。 高效的沟通者主要使用的人际交往技巧。 沟通计划、会议和状态报告的最佳方法。 沟通如同推动项目成功的燃料，处理不好就会成为让项目陷入困境的五大原因之一。可能你以前也听说过，但是这到底是什么意思呢？为什么是这样？更重要的是，我们该如何来有效地进行项目沟通？ 在本章，我们会回答这些问题，介绍什么是项目沟通，思考为什么有效的沟通不是想当然的事情，学习高效的沟通者利用的关键原则和最佳方法。有了这方面的知识，你就能大大提升效率，使项目朝最好的方向发展。 注意：根据PMI（项目管理协会）的建议，项目经理应将90%的时间花在沟通上 目 录 1 什么是项目沟通 项目沟通的定义 项目沟通的手段及方法 项目沟通的形式 注意：每一位可靠的项目经理都知道，无论身处什么样的项目环境，他们都会用到两项重要技能，即组织和沟通。 1.1 项目沟通的定义 1.沟通的定义 沟通 1.2 项目沟通的手段及方法 项目沟通包括项目同所有项目干系人互动的各种手段和方法。这不仅包括标准的正式沟通事项。 l状态报告。 l进度审查会议。 l启动会议。执行报告。 l陈述。 l财务报告。 l政府（或外部机构）报告。 l问题日志。 l风险日志。 l变更请求日志。 l角色责任矩阵。项目组织结构图。 l项目可交付成果。 l项目协作门户网站。 如 1.2 项目沟通的手段及方法 组织变更管理沟通。 l项目名称/识别 l项目网站（门户）。 l组织变更管理计划。 l常见问题解答。 l宣传活动。 l时事通讯。 l公共关系公告。 l路演。 l和关键项目干系人一对一的面谈。 如 1.3 项目沟通的形式 尽管在项目中要使用哪些沟通要素是由项目的特点（项目干系人的数量和类型、项目干系人的工作地点以及整个项目的风险水平）来决定，但接下来谈到的这些沟通要素是每个项目都包括的，可能是项目沟通当中最重要的部分：项目团队和项目干系人之间每天都要进行的沟通形式 l面对面沟通。 l电话沟通。 l电子邮件沟通。 l即时通信沟通。 l语音邮件沟通。 l会议沟通（音频会议、网络会议、视频会议）。 l会合沟通。 如 2 项目沟通的重要性 项目沟通很重要，不仅是大家都知道的原因——总是让项目干系人适当时了解项目的状态、进度和影响，还因为项目沟通是整个项目成功与否的关键决定因素。为什么是这样？ 管理期望：我们以后有机会更详细地讨论管理期望，不过现在要说的是，沟通的质量和效率会大大地影响项目干系人对项目和你的领导角色的看法 管理项目团队:能否管理和领导好核心项目团队的一个主要因素是项目经理的沟通能力 减少冲突: 在执行项目的过程中因受到惯例时间、资金以及资源限制的影响，产生一些不必要的冲突是不可避免的，这些冲突通常由错误的认知、缺乏信息或不存在的问题等因素引起，归根结底还是沟通无效导致的 可取之处: 每一位可靠的项目经理都知道，在几乎所有的项目中，他们都会用到两项技能，即组织和沟通。在这两方面，尤其是项目沟通方面，如果做得很好，就能弥补其他所有方面的欠缺。 2. 项目沟通的重要性 3 为什么沟通不易 3. 为什么沟通不易 在学习关键原则和最佳技巧之前，我们一定要先理解为什么不能把沟通看作理所当然的事情。一方面，影响沟通过程的因素有很多，因为沟通无时无刻都在进行。另一方面，我们当中有很多人似乎不会根据实际情况采用不同的方式去沟通。 沟通的目的在于接收者完全理解（产生的认知）了发送者要表达的意思（想要传递的信息），听起来很简单，不过，要实现这个简单的目标却要面对很多的困难， 不管要传递什么信息，为了达到有效沟通的结果，都要清除两个主要障碍。首先，必须和接收者建立联系，也就是说必须要让他们接收到信息。能否做到这一点，取决于接收者的当前状态（身体状态、心理状态）、沟通环境中出现的其他状况（噪声）以及接收者专心聆听信息的能力。其次，等接收者确实接收到信息之后，他们就根据自己以往的经验、假设、期望、文化影响、价值观和信仰等在脑海里对信息进行层层过滤。接下来，即使信息在清除了这两个主要障碍之后还基本保持原样，接收者解读信息的能力也会受到他们本能的学习方式（比如听觉的、视觉的、动觉的）的影响。 3. 为什么沟通不易 如图所示。那么为什么要讨论这些细节呢？ 3. 为什么沟通不易 l 作为发送信息的人，要认识到成功地传达信息是很重要的，不能想当然。 l 作为信息接收者，要认识到影响你准确地“理解”（或者听到）信息发送者要传达的信息因素。 l 最重要的是，这有助于你排除主观因素的干扰。太多太多的人在沟通过程中加入了主观的想法。如果第一次没理解，也不