浅论电算化下企业内部会计控制的变化与对策.doc

浅议电算化下企业内部会计控制 的变化与对策 [内容提要]随着计算机技术在会计领域的应用不断深入，使得会计工作由过去简单手工帐务处理演变到现在通过电算化系统来参与企业经营管理，对企业内部会计控制产生了深远的影响。会计工作环境的变化，对企业内部会计控制提出了新的要求，原来的手工会计环境下的内部会计控制制度已经不适应电算化环境下的会计工作了。针对内部会计控制在组织形式、数据处理方式、数据记录方式以及数据保存介质等方面发生的变化，企业必须修改原有手工会计环境下的内部会计控制制度，针对电算化下会计工作特点，加强会计电算化系统下的工作人员的职业道德、业务人员组织安排与岗位授权、系统的研发与维护、系统的业务操作流程和会计系统档案管理等方面的控制，使之适应电算化下会计工作的需求，以确保电算化环境下的企业会计系统能正常、安全、有效的运行。 [关键词]电算化 内部会计控制 安全防范措施 内部会计控制作为企业内部控制的重要组成部分，对企业的生存、发展有着至关重要的作用。而随着IT技术特别是以Internet为代表的网络技术的发展和运用，电子计算机作为一个重要的辅助工具在会计领域得到了越来越广泛的应用，促进了会计从原有的手工记账、报账向着经营管理领域的深度和广度发展，对企业的内部控制产生了深远的影响，提高了企业的运营管理效率。这些变革无疑给企业带来了巨大的效益，但由于计算机技术自身的问题以及会计人员业务水平和个人素质等原因，使得电算化下会计信息系统的应用产生了一些新的问题，这也就给内部会计控制带来了新的挑战。2001年我国财政部颁布的《内部会计控制规范-基本规范（试行）》中第二十六条指出：“电子信息技术控制要求运用电子信息技术手段建立内部会计控制系统，减少和消除人为操纵因素，确保内部会计控制的有效实施；同时要加强对财务会计电子信息系统开发与维护、数据输入与输出、文件储存与保管、网络安全等方面的控制。”因此，必须加强电算化下的内部会计控制，以保证电算化下的会计系统能够正常、安全、有效的运行。 一、电算化下内部会计控制的变化 （一）内部会计控制的组织形式发生了变化，控制范围扩大 在传统的手工会计工作环境下，内部控制的原则是：职务相分离，职权不相容，不同的工作人员在各自确定的工作领域内工作，各司其职，各级主管依照相应的制度进行严格的监督。在电算化环境下，授权控制是最主要的组织原则。工作人员利用授权程序所提供的文件和密码，获得相应的权利，在电算化系统里处理授权范围内的业务。内部控制的形式已经由原来的制度控制转变为制度和程序软件的双重控制。这就意味着在新的会计工作环境下，除了固有的职务相分离，职权不相容外，加强财务软件的系统权限控制、密码管理程序控制、修改程序控制、网络系统权限控制等工作又成为内部控制的一项重要的工作。 （二）内部会计控制的数据处理方式变化引起内控防范的变化 在传统手工会计工作环境下，凭证、账簿、科目汇总表、资产负债表、借贷试算平衡以及相关的财务报表分析均需要进行人工填制或汇总计算填写，这时候，内部会计控制对相关数据要防范书写错误和事后人为手工篡改或抽、插、替换凭证、账页、报表等等。在电算化环境下，只需录入原始数据或通过外部系统转入机制凭证并在财务软件的指导下进行会计处理，通过凭证的审核、修改、确认由计算机自动完成打印输出，科目汇总、借贷平衡等工作均由计算机自动完成，同时可以根据需要生成会计报表。这时，内部会计控制相对手工环境下要侧重于防范盗取密码和非法修改硬盘、磁带中的会计数据等等。 （三）数据记录方式和保存介质的变化带动内部会计控制的变化 手工会计方式下，数据记录主要依靠工作人员的手工记录，出现记录错误的可能性较大，而且同一类数据可能会重复多次记录。数据以人可以直观查看形式保存下来，保存介质是纸，保存这些介质需要占用很大的空间，还需进行防火、防潮、防盗等工作。在电算化会计工作环境下，数据以人无法直观查看的机器代码形式保存，保存介质是硬盘、光盘、磁带等。这样做大大地节约了数据的保存空间，也使数据的保存、查询非常的方便，同时通过数据拷贝、转入等方法避免了手工记录中出现重复记录的现象。 二、电算化下内部会计控制存在的问题 电算化下的内部会计控制是内部会计控制的特殊形式，随着IT技术的发展特别是网络技术的发展把会计电算化系统的应用和发展推向了更深更广的方向，将给企业的财务管理和经营管理带来新的机遇。会计电算化系统必将取代传统的手工会计系统，但会计电算化系统在我国的应用时间不是很长，与传统的手工会计系统相比还存在着许多问题，具体表现在以下几个方面： （一）职务相分离，职权不相容原则的重要性下降 传统手工会计信息处理的一条重要原则就是职务相分离，职权不相容原则。实行电算化后，这一原则的重要性下降甚至得不到遵循。由于计算机系统操作的高度集中，许多岗