三级文件编写规定.doc

受控状态： 文件编号：JHM/C-01-001 发放编号： 版 本： Ⅰ 三级文件编写规定 编制： 日期： 审核： 日期： 批准： 日期： 济南黄台煤气炉有限公司 2012年12月 济南黄台煤气炉有限公司 三级文件编写规定 JHM/C-01-001 1.目的与范围： 为了指导各部门正确编写三级文件，确保标准的规范性和统一性，特制订本标准。 本标准规定了三级文件编写方法与要求。 本标准适用于济南黄台煤气炉有限公司。 2.引用标准： JHM/CX-B-2012.1 文件控制程序 JHM/CX-B-2012.2 记录控制程序 3 职责 3.1管理者代表负责公司管理性三级文件的批准工作 3.2办公室负责公司三级文件的审核、归档、发放、回收等工作。 3.2各部门负责本部门职责范围内的三级文件的编制、审核工作及部门内部使用的三级文件的编制、审核、批准工作。 4.工作程序： 4.1 三级文件的确定 日常工作中具有经常性、重复性特点的管理和工作事项都必须做出明确的确定，应编制相应的三级文件。 4.2三级文件的范围 4.2.1管理性文件：对特定范围内的人员、工作和事务制定共同遵守或具有约束力的规范性文件，如规章制度、管理办法、规定（程）等。 4.2.2质量体系支持性文件：规定某项工作的具体作业要求。当没有书面文件规定又不能保证工作质量时，各部门应按照质量管理体系要求制定详细的补充性文件，以控制和保证工作质量。 4.2.3技术文件：为产品和生产提供保障和指导性的文件，如产品标准、作业指导书，验收规范（细则）等。 4.3 三级文件的内容与格式 4.3.1 一般三级文件的格式见附录A.1，A.2的格式，如果按本标准无法执行时， 三级文件编写规定 JHM/C-01-001 可由文件的相关部门另行规定。设施操作规程见A.3。 4.3.2 目的与范围：该部分应明确写出本标准编写的目的，本标准规定的内容、范围及适用的对象范围，目的一般格式为“为了×××××××，特制订本标准(管理办法、规定、制度、基准书等)”，范围一般格式为“本标准(管理办法、规定、制度、基准书等)规定了×××××××”，“本标准(管理办法、规定、制度、基准书等)适用于×××××××”。 4.3.3 引用标准 该部分应列出正文中引用的所有标准文件，包括标准编写（代号、顺序号、发布年号）和名称，引用的标准必须是有效，没有引用的标准可以省略。 4.4三级文件编写注意事项 4.4.1详细描述责任人工作范围内的职责。 4.4.2详细规定管理活动所涉及的全部内容、应达到的要求、采取的措施和方法，列出开展活动的各项细节，明确输入转换的各环节，输出的内容和相关部门的分工、配合、衔接。 4.4.3明确每个环节，转换过程中各种因素，由谁干、何时何地干、干什么、怎么干、干到什么程度，如何控制及所达到的要求。 4.4.4注明需要注意的任何例外或特殊情况，必要时辅以流程图，如涉及技术问题可引用技术标准。 4.4.5内容复杂的管理标准，为避免条目的层次太多，各章方案不均衡，可以以“管理内容与方法作为章的标题，而根据管理活动的特点类别列出若干章，再分别进行叙述。 4.4.6明确该项活动所形成的报告，记录格式，签发手续，传递路线和保存期限。 4.4.7记录表格在设计时，除国家推行的统一表格外，新表格要求实用，具有对表格的作用应在管理标准中注明。表格页面一般控制在A4页面上。 4.5 标准终结线 标准条文结束后，间隔三行，在附加说明与版面之间画一条粗条线，作为终结线，其长度为版面长度的三分之一。 4.6 附加说明 在标准终结线下面，以“附加说明”四字为标题（标题前不加顺序号）分段写出 三级文件编写规定 JHM/C-01-001 以下内容。 本标准由××××部门提出 本标准由××××部门归口 本标准主要起草人×××× 如标准内容与以往发布的标准文件有冲突，应增加本标准从生效之日起，同时代替×××××××。 4.7 标准书眉线 除附录外的标准正文每页应加书眉线，书眉线上方居中处书写标准编号。 5.标准层次的描述和编号（下列文件中的条款5.2至5.5通过引用标准化、工作导则而成为本标准的条款） 5.1 三级文件编号 三级文件编号、部门编号规定见《文件控制程序》4.3内容。 5.2 章 章是标准内容划分的基本单元。