档案管理工教材作实务大全.pdf

档案管理工作实务大全 档案管理工作实务大全 档档案案管管理理工工作作实实务务大大全全 一、 档案与档案工作概述 作为一个档案工作者必须首先弄清两个最基本的概念——档案 与档案工作。 一、档案 “档案”在现代文明社会已经不是什么神秘的东西了，人们在自 己的工作、生活、学习中，越来越清楚地感受到档案就在身边，人人 都要和它打交道。国家与国家的关系，机关工作，科研、基建、生产 活动，医疗、诉讼、财会工作，甚至个人参与的社会活动、个人交往 中都会产生原始的记录，成为凭据性或参考性历史资料，保存起来就 是档案。 对档案的概念仅有感性的认识是不够的，我们还要进一步了解 档案一词的来源，并从理论上探究它的内涵和外延，这样才会对档案 有一个较深刻的认识，才能更自觉地珍爱档案，积极地利用档案 。 （一）档案的词源 档案从起源到今天已经有几千年历史了，但是“档案”一词使用和有 明确解释的历史，却并不久远。这里主要介绍一下中国档案的词源。 中国古代对文书和档案的概念基本上是不分的，其称谓在殷商为“册”、“典”， 西周为“中”，春秋、秦汉以后为“简”、“牍”、“简策”、“简牍”、“简 书”、“帛书”、“簿书”、“案卷”、“文牍”、“案牍”等等。至于“档案” 一词，可能使用于明末清初，而见于文字材料则始于清代。 1．“档案”一词的最早出现。其文字材料见于现存清代档案康 熙十九年（1680年）《起居注册》的记载：该年十月，在批阅秋审 众犯册时，“上问：‘马哈喇之父与叔皆没于阵，本身亦有功牌，其 罪如何？’大学士明珠奏曰：‘马哈喇之父、叔阵没，皆系松山等处 事，部中无档案，故控告时部议不准。’”这段记事不仅说明当时已 经在书面上使用档案一词，而且还可以看出，当时王朝断案是重视以 档案为根据的。 2．“档案”一词的最早解释。其文字记载是约成书于康熙四十 六年（1707年）的杨宾的《柳边纪略》。该书说：“边外文字，多 书于木，往来传递者曰牌子，以削木片若牌故也；存储年久者曰档案， 曰档子，以积累多贯皮条挂壁若档故也。然今文字之书于纸者，亦呼 为牌子、档子矣。”这是迄今所见最早对“档案”一词的说明。 3．语义学意义上的“档案” 一词。应当说，“档案”一词具 有形象的和内在的意义。“档”，《康熙字典》解释为“横木框档”， 即木架框格的意思；“案”，《说文解字》解释为“几属”，即小桌 一类的东西。由此引伸，又把处理一桩事件的有关文件叫做一案，并 通称收存的官方文件为“案”、“卷案”、“案卷”。“档”字和“案” 字连用，就是存入档架收贮起来的案卷，而把放置档案的架子称作档 架，把一格称为一档。这些叫法有的一直沿用下来，但是其含义已经 得到了深化和发展。 4．最早登录“档案”词条的辞书——《亚欧语鼎》。这是日本 图书馆学家高桥井保于1813年编撰的外文词典，收藏于日本国立公 文书馆。该书使用汉文（假名式日本语）、满文、荷兰文、俄文（部 分的）4种文字，语种跨亚欧两洲，故称《亚欧语鼎》。全书分部、 类排列词条，“档案”一词排列在“书”类下。当时由于政治的原因， 这本书没有正式出版，但在编纂辞书时能将“档案”作为专门词条予 以登录，这充分说明当时“档案”一词在书面和口语交流中，使用已 经相当频繁，这才有必要将它编进辞书，以便对照查阅。 （二）档案的定义 目前有两种表述法： 1．法律定义：《中华人民共和国档案法》第二条的表述：“本 法所称的档案，是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事 政治、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社 会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。” 2．学术定义：国家档案局1992年10月发布的行业标准DA/T1 —92《档案工作基本术语》的表述：“国家机关、社会组织和个人在 社会活动中直接形成的有价值的各种历史文献。” 可简易表达为：“档案是原始的历史记录。” （三）档案定义表达的含义 上述档案定义表达了七个含义： 1．档案形成的时间（历史性）；2．产生的主体（多元性）；3． 来源渠道（广泛性）；4．形成的特点（原始性）；5．保存的目的（价 值性）；6．表现的形式（多样性）；7．本质属性（记录性）。 下面归纳成四个方面加以认识。 1．产生档案的主体和来源