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四．新的采购流程 在湘南烟草集团、岳阳市公司、株洲县公司及各相应批发部调研的基础上，整理出湖南 烟草行业基于计算机营销系统的基本采购流程。为了便于描述，我们以 X公司的采购流程为 例进行阐述，含盖了省公司、分公司和县公司的采购业务。 下面描述一下 X 公司的基本采购流程，这里的供应商分为省外沿厂、省内烟厂、烟草公 司，X 公司从省外烟厂、省内烟厂采购卷烟，同时，它也可以向省外烟草公司采购；若 X 公 司是县公司，有向上级分公司购进的情况, 若 X 公司是分公司，有向上级省公司购进的情 况；另外，若 X 公司是县公司，可能存在其上一级分公司代它签合同的情况，这种情况下， 供应商先把货运到此分公司，然后在运到 X 公司，就相当于 X 公司从其上一级分公司购进。 省外卷烟的采购： 某 X 公司业务部门每年 5、10 月份走访全国主要卷烟厂调拨站，进行业务洽谈，然后根 据下半年、上半年的销售情况和洽谈结果上报上级公司，由上级公司综合平衡后下达计划指 标，X 公司到全国定货会上签定合同。由于运输中存在专卖检查问题，根据运输的要求，一 般把合同分解到品牌、数量等几张合同，但总量不会超过购进计划。在总量不变的情况下， X 公司经过与省外烟厂协商可以变更合同。另外，X 公司可以到国家烟草总公司批发市场进 行交易，但增补计划要经过省公司批准。 签定完合同后，由业务部门录入营销系统生成采购订单。在执行的过程中，业务部门与 供应商确定合同是否执行，若执行，业务部门通过营销系统按采购订单生成入库通知单和营 销系统发票。其中，入库通知单和营销系统发票 存储在中央数据库中，以便仓库调用入库 通知单 和财务部门调用营销系统发票。 在确定执行合同的同时，省外烟厂调拨站根据合同向 X 公司送货，同时该烟厂调拨站向 X 公司的业务部门开发票。其中，随货同行联由承运人带走，财务联寄往 X 公司的业务部门。 业务员把供应商的实物发票与营销系统发票关联，确定其对应的订单号，以便财务部门把实 物发票和入库验收单对应起来。货到达仓库以后，仓库保管员根据随货同行联验收入库，录 入卷烟入库验收单和差异处理单。卷烟入库验收单和差异处理单存储在中央数据库中，以便 通过业务部门和财务部门处理。 卷烟入库验收单为一式四联，其中第一联存根、第二联业务部门、第三联财务、第四联 统计。第三联送交财务部门，第二联送交业务部门，以便业务员根据到货情况开展销售业务 和统计工作。仓库保管员在送货回单上签字交给送货人。 财务部门可以调用相应的入库通知单、营销系统发票、差异处理单和供应商的实物发票 进行财务处理。然后经过主管审批后向供应商付款。 采购方式：1.供应商自己送货，2.供应商交给承运商送货 付款方式：1.一般是在财务部门得到业务部门的确认后办理托收承付。 运费有三种付款方式：1.单独托收，2.货款和运费同时托收，3.有承运人持运输发票给 x 公司的财务部门，财务部门付款。 对省外卷烟的采购流程图见图 2-1 。 X公司对省外卷烟的采购流程图 图2-2 计划 上级公司 平衡 指标 开始 供应商管理 入库通 营销系 关联后营销 开始 采购订单 知单 统发票 系统发票 供应商 业务部门 信息 上报计划 按采购订单 合同管理 生成采购订单 生成单据 Y 统计