吉林油田公司建设项目档案管理规定.docVIP

吉林油田公司规章制度 吉林油田公司规章制度 制度编号：JLYT-BG-08-05-2014 发布版本：A 吉林油田公司建设项目档案管理规定 第一章 总 则 第一条 为规范吉林油田公司（以下简称公司）建设项目档案管理工作，充分发挥建设项目档案在工程建设、生产（使用）管理、维护和改扩建中的作用，根据《吉林油田公司档案工作管理办法》及有关业务建设规范和标准，制定本规定。 第二条 本规定适用于公司机关各部门及所属各单位（全资子公司、集体企业单位）建设项目档案业务管理工作。合资合作等单位参照执行。 第三条 本规定所称建设项目档案，指建设项目在立项、审 发布日期：2014年6月25日 实施日期：2014年6月25日 批、招投标、勘察、设计、采购、施工、监理及竣工验收等全过程中形成的，具有保存价值的应当归档保存的文字、图表、声像等各种载体形式的全部文件。 第四条 公司建设项目包括油气田开发地面建设工程、油气储运工程、销售网络建设、装备及生产建设、实验室建设、民用建设、公用基础设施等建设工程和信息化项目。 第五条 项目建设单位应统筹安排建设项目档案工作经费，确保建设项目档案工作正常开展。 第二章 一般规定 第六条 建设项目档案工作应当坚持“三同时”的原则，即在签订合同（协议）时，应同时明确项目档案所包括的内容、要求及各相关单位对项目档案的职责；检查施工进度与施工质量时，应同时检查项目文件的收集、整理情况；在进行工程验收时，应同时审查、验收项目文件的归档情况。 第七条 项目建设单位应将建设项目档案管理工作纳入项目建设计划，纳入项目建设管理程序，纳入领导和工作人员岗位职责，与项目建设管理同步实施。 第八条 项目建设单位应建立健全项目档案管理的制度，加强对项目文件形成、收集、整理等过程的控制，保证项目档案完整、准确、系统。 档案完整指按《吉林油田公司建设项目文件归档范围和保管期限表》、《吉林油田公司信息化项目文件归档范围和保管期限表》（附件1）所确定的内容，将建设项目全过程中应当归档的文件归档，各种文件原件齐全。 档案准确指档案的内容真实反映建设项目的实际情况和建设过程，做到图物相符，签字手续完备。 档案的系统指项目档案按其形成规律，保持各部分之间的有机联系，分类科学，组卷合理。 第九条 项目文件的收集、整理和归档工作应当纳入项目的合同管理中。 项目在签订勘察、设计、采购、施工、工程总承包及监理(以下简称参建单位)等合同（协议）时，应当设立专门条款，明确项目档案保证金事宜和有关方面应当提交的项目文件（包括电子文件）的名称、内容、版本、套数、费用、时间、质量要求、违约责任，以及对提交文件的整理、审核、归档的责任，并经档案部门签署会签意见。 项目建设单位办理竣工结算时，应当有档案管理部门的签署意见。档案部门根据合同（协议）,检查所提交的项目文件，符合档案管理要求的，签署同意付款的意见，方能履行下一个付款环节。 第十条 项目申请立项后，项目建设单位应明确档案管理机构、人员负责项目文件的收集、积累和整理工作；建立项目档案工作网络和项目文件管理流程，对项目文件实行跟踪管理、动态管理。 第十一条 项目建设单位负责组织协调和指导参建单位编制、整理和归档项目文件，并负责案卷质量的审查。 第十二条 项目建设单位和参建单位应根据各自职责范围或合同规定，按照建设项目档案管理规定要求，完成项目文件的编制、整理、归档工作。监理单位负责审核、签署项目竣工文件。 第十三条 建管分开管理的建设项目，其形成的档案由双方共同协商，明确移交项目档案（包括电子文件）的范围、套数、版本、时间、质量要求等事宜，双方办理移交手续。 采用项目管理承包等其他管理模式的建设项目，项目建设单位应在合同中明确双方对不同载体项目文件的管理职责、要求，并按照合同规定将项目文件归档。 第十四条 项目建设单位应当配备与建设项目相适应的档案库房和档案安全保管的必要设备设施，档案保管条件应符合国家有关标准要求。 第十五条 项目建设单位应当将项目档案管理信息化建设与项目信息化建设同步进行，加强电子文件的收集与管理。 第四章 项目文件的收集、整理 第十六条 凡是反映和记录项目建设重要职能活动，具有查考利用价值的各种载体的项目文件，都应收集齐全，归入建设项目档案。归档范围和保管期限划分见《吉林油田公司建设项目档案归档范围及保管期限表》。 第十七条 实行归档项目确认与备案审批制。 （一）建设单位的建设项目管理部门依据项目建设计划（投资实施计划）及合同，确定归档项目，编制年度建设项目归档确认表一式三份。经建设项目管理部门及档案部门双方签字、盖章确认后，作为档案部门参加建设项目竣工验收，接收归档项目档案的依据。 （二）归档建设项目确