中山职业技术学院-ia办公系统快速入门指南ia办公系统快速入门指南编制部门图书资讯中心.docx

中山职业技术学院- IA办公系统快速入门指南 第PAGE 33页 IA办公系统快速入门指南 编制部门 图书资讯中心 学校办公室 版本 V1.3 编制时间 2017.10.26  系统特点 新旧办公系统的区别 系统 兼容性 UI界面 功能 流程发起 移动化 IA办公　 兼容多种浏览器： IE edge Chrome 360极速 搜狗 猎豹等 1.以用户为中心； 2.支持个性化界面 1.业务流明确、操作便捷 2.与数字化校园平台高度集成 3.系统功能进一步丰富 1.规范 2.流程模板自定义 3.自主开发业务流程，现接受各部门业务开发申请 支持 能龙办公　 只支持IE浏览器 （V6到V9）　 经典办公页面 1．满足基本功能 2．诸多功能因业务无法全面用上。 1、自主性大 2、无支持自定义模板 不支持　 IA办公系统主要特点 兼容性：，完全解决了浏览器兼容性问题。 自定义：支持人性化的操作界面，支持自定义流程配置。 审批规范：流程所有环节都有明确的审批机制。 移动化：PC与手机APP联动，随时随地参与办公。流程发起后，后续审批基本可在手机APP上走完。 办公流程的变化 明确业务审批流程：所有流程有明确的流程走向、审批人。 收文规则变化：一是强调主办部门负总责的理念。要求主办部门充分发挥职能作用，组织协调协办部门完成相关业务工作。即在学校收文中，对于涉及办理部门较复杂的，原则上学校办公室不再列出所有的办理部门，而是明确主办部门，再由主办部门根据收文内容要求，组织协调相关部门完成办理。二是加强公文处理自我督办意识。要求主办部门针对列入督办的收文，加强自我督办。凡是列入督办的收文，IA 系统会在办理时限前三天自动将该收文的标题由黑色字体变为红色字体作为提示。主办部门应在办理时限内尽快办理，并将办理结果，即要求上报的材料、表格等在相应的办理流程中上传，方可最终完成办理，结束流程。 发文规则变化：IA 系统对“学校发文”不再提供“签收”功能，只是以标注红点的方式来提示有收到新的发文，要求教职员工对学校发文都要认真学习。教职员工只要点击阅读，红点即可自动消失。同时后台为管理人员提供了每一个公文已读、未读人员名单和数量统计的功能。 时间要求：一是为提升办公效率，IA系统在收、发文中均提供了办理期限功能，对有办理期限的公文，在办理期限结束前三天标题自动由黑色变为红色字，作为提醒。二是本次新办公系统实现了手机办公功能，为确保办文、办会、办事高效保质，要求每位教职员工受理的所有收文、发文、表单、工作流程等原则上应在一个工作日内处理完毕，做到日事日清。 系统简介 PC端基本操作 （1）登录：信息门户—IA办公 （2）IA办公PC端操作 序号 栏目 功能描述 是否与移动端联动 1 待办事宜 所有要办理的 是 2 待阅事宜 所有要看的 是 3 消息中心 参与的业务提醒（比如参会提醒） 是 4 公告 是 5 学校发文 是 6 收文列表 是 7 个人日程 是 8 周会议及大型活动安排 是 9 菜单 涵盖所有功能 移动端基本操作 下载手机APP：i中山职院 下载地址：/izspt/ i中山职院APP 登录：与信息门户账号密码一致 移动端主要功能： 序号 栏目 功能描述 其他说明 1 通知公告 2 学校发文 3 站内信 办公系统内部邮件 4 我的申请 个人发起的所有业务 5 待办事宜 6 已办事宜 7 周会议表 对应PC端“周会表及大型活动安排” 8 待阅事宜 9 已阅事宜 10 领导日程 校领导日程信息公开 11 个人日程 12 通讯录 全校通讯录，要求自己维护信息 需在PC端设置：菜单-我的办公-1.5个人设置-个人信息维护 与个人相关信息操作 与个人办公信息相关的内容汇总在“菜单”——“一、我的办公”菜单下面： “一、我的办公栏目”相关内容说明 1.1 我的事宜 待办事宜 对应首页“待办事宜” 已办事宜 所有一般的事项 待阅事宜 对应首页“待阅事宜” 已阅事宜 所有已阅的事项 我发起的事项 可查询到本人所发起的所有业务。 我发起的催办 业务办理过程中发起的催办。 我发起的传阅 业务办理过程中发起的传阅。 1.2 站内信 写信 系统内容邮件收发管理 发件箱 收件箱 1.3 公告 公告 对应首页“公告” 已读消息 已阅的消息，消息对应首页“消息中心”。 消息中心 对应首页“消息中心”。 1.4 会议日程 个人日程 对应首页“个人日程”，可与移动端联动 校领导日程 可查询已公布的校领导日程安排 已发会议通知 可查询本人发起的会议情况，及参会回执情况统计。 已收会议通知 可查询本人收到的会议提醒，并可提交会议回执。 1.5个人设置 个人信息维护 （1）维护个人基本信息，手机版的“通讯录”的数据源自此处； （2）本数据作为其他业务数据源，要求必填。 个人