利用档案-电子科技大学档案馆.doc

利用档案指南 档案馆收集、保管档案的目的是为了更好的利用。为了使利用者更快、更好、更方便地利用档案，充分发挥档案的作用，有必要使广大读者了解档案的编目规划和查找方法。 一、档案利用制度 1、档案馆馆藏档案利用范围分为开放档案和未开放档案两部分。利用方式为查阅、借阅、咨询、复制、出具档案证明等等。 2、校内外各单位或个人凭介绍信或身份证（工作证）等合法证明（受委托查阅他人的学籍档案材料，应持有委托人的委托书），可以利用已经开放的档案。利用未开放档案或其他单位形成的档案，应经主管领导、有关单位负责人和档案馆同意。如查涉密档案，需按必威体育官网网址规定办理。 3、利用档案须按规定办理登记手续。各类档案原则上限制在档案馆内查阅。如确因工作需要必须借阅，需填写借阅单，借阅时间不超过两周，因特殊情况需继续使用，应办理续借手续。档案查（借）阅归还时，由利用者和档案馆工作人员共同清点检查，并进行归还登记。 4、利用档案者应自觉遵守档案馆有关规定，对档案的必威体育官网网址、安全和完整负责，不得传播、污损、涂改、随意摘抄、复制、转借和丢失等。违者将根据有关档案法规定予以严肃处理。 5、利用者需复制档案应向档案馆提出，在档案馆内复制。并视利用情况填写《档案利用效果登记表》。 6、凡向档案馆移交、捐赠档案的单位和个人，可优先享有档案利用权，并可对其档案中不宜公开的部分按学校必威体育官网网址规定提出限制性意见，档案馆维护其合法利益。 档案馆利用服务项目一览表 档案类别 服务项目 办理要求 党政档案 借查阅、出具证明 凭本单位介绍信 教学档案 借查阅、出具学历、学籍证明、英文翻译 出示单位介绍信或个人有效证件； 委托办理需出示委托人及被委托人有效证件及委托书； 翻译需出相关材料。 科研档案 借查阅、出具证明 经课题组负责人或学院或科技处负责人批准，机密以上涉密档案需经必威体育官网网址办批准 基建档案 借查阅 凭单位介绍信 出版物档案 借查阅 出示个人有效证件 外事档案 借查阅 凭单位介绍信 财务档案 借查阅、出具证明 经校财务处批准 人事档案 借查阅、出具证明、传递、接收 按人事档案有关规定 声像档案 借查阅 出示个人有效证件 实物档案 借查阅 出示个人有效证件 产品档案 借查阅 凭单位介绍信 设备档案 借查阅 凭单位介绍信 二、办理中英文成绩及学历、学位证明须知 受理对象：本校毕业生。 　　受理内容：中英文成绩单、毕业证书、学位证书、辅修证书、各类获奖证书、四六级证书等。 　　注意事项： 　　1、办理者须出示本人有效证件，代办人除出示本人有效证件外，还应出示委托人的授权委托书及有效证件复印件，也可将授权委托书及有效证件的扫描件事先发至我馆信箱（dag01@uestc.edu.cn）。 　　2、办理毕业证书、学位证书、辅修证书翻译，需提供相应证书的原件或复印件或扫描件。 　　3、办理中英文成绩及学历、学位证明的周期为5个工作日，如遇高峰期或特殊情况，办理时间将适当顺延。为了不影响您的使用，请提前做好准备，留出充裕的时间。 　　4、领取中、英文成绩单及学历、学位证明时，请认真检查、校对，确认无误后方可复印、盖章、密封。 　　5、需要出具GPA的，按电子科技大学统一标准自行计算。 计算方法 ：平均学分绩点（GPA）=Σ（课程学分*课程绩点)/ Σ（课程总学分） 需要出具排名的，由需提供学院盖章的排名证明。 　　6、成绩单、毕业证、学位证翻译过后，需要加印的，带上毕业证、学位证中文件到档案馆直接办理。