公章使用规定-上海外国语大学.doc

PAGE 5 上海外国语大学行政印章管理和使用规定 为进一步加强学校行政印章管理、规范印章使用程序、完善工作流程，根据我校实际情况，特制定校内各级行政印章的管理和使用规定。 一、印章的范围 本规定所指的行政印章包括： （一）法定名称章，指“上海外国语大学”印章（以下简称“学校印章”）、“上海外国语大学”钢印（以下简称“学校钢印”）； （二）校长签名章； （三）冠以法定名称的业务专用章及钢印（以下简称“业务专用章及钢印”）； （四）“校长办公室”等行政部、处公章，及院、系、所、中心公章（以下简称“单位公章”）； （五）其它经学校许可使用的印章。 二、印章的管理 校长办公室是学校各类行政印章的综合管理部门，统一审核各类行政印章的刻制，并监督使用。 （一）印章的式样 1、学校印章为圆形，中央刊五角星，五角星上部自左而右外环机构法定名称“上海外国语大学”。印章直径按上级有关规定执行。 2、学校钢印为圆形，中央刊五角星，五角星上部自左而右外环学校法定名称“上海外国语大学”。 3、校长签名章的字样为当任校长的姓名，字体为校长本人的手写体。 4、业务专用章及钢印为圆形，中央刊五角星，五角星上部自左而右环学校法定名称，五角星下部自左而右横刊印章名称，字样为“XX专用章”。 5、单位公章为圆形，中央刊五角星，五角星上部自左而右环行字样为“上海外国语大学”，五角星下部自左而右横刊单位名称。 6、印章所刊汉字，应当使用国务院公布的简化字，字体为宋体。 （二）印章的刻制 刻制新单位公章或专用章须向校长办公室递交书面请示，并由申请单位行政负责人签字，经校长办公室审核后出具介绍信，申请单位凭介绍信到指定刻字社统一刻制。 （三）印章的启用 印章刻制完成后，各单位在正式启用前，须持新印章到校长办公室留存印鉴并登记印章启用日期，以作备案。未经留样备案的，一律不准自行使用。 （四）印章的停用 已经使用的印章，如因机构变动、印章磨损或其它原因停止使用时，各单位的印章保管人应将原印章缴回学校综合档案室，由学校封存或销毁。 （五）印章的保管 各单位必须指定能坚持原则、办事公正、认真负责、组织纪律性强的人员管理本单位印章，且专人专管，不得委托他人代存代管。管理人员临时外出时可将印章交所在单位主要负责人代管。学校印章、学校钢印、校长签名章和介绍信由校办秘书负责保管。 （六）印章的使用要求 1、监印人必须亲自用印，用印前须按各级用印负责人的审批意见，审查用印文件的内容、格式，无误后方可用印，用印应端正清晰。印章应及时清洗，细心保护。 2、印章应加盖在正文右下方、落款时间的中上方，上沿应不压正文，底边在发文时间之下，即所谓“齐年盖月”。 三、印章的使用范围 学校印章及钢印代表上海外国语大学，在以学校名义开展的事项上使用。 （一）“上海外国语大学”钢印 主要用于学校颁发的各类证书和证件（工作证、离退休证、毕业证、学位证、任职资格证等）的照片压印，不能独立使用。 （二）“上海外国语大学”印章 1、以学校名义报送的各类公文； 2、以学校名义发放的各类证书、证件、请柬、奖状等（包括：工作证、离退休证、资格证、招生录取通知、各类毕业证书、肄业证书、结业证书、学位证书等）； 3、各类合同（含意向书）、协议书及具有法律效力的证明文件； 4、名誉、顾问、客座、兼职教授的聘书； 5、科研申请报表、报告、鉴定书等； 6、统计报表、工资报表、职称（务）申报表、基建报表等； 7、银行兑汇单据、海关免税、报关、订货及保函等； 8、出国申请、外国人在华各类申请表、公派出国人员探亲证明等； 9、其他特殊情况。 （三）校长签名章 在校长以学校职务身份签署的事项上使用，如以校长名义签发的各类公文、证书、报表、合同、协议书等。 （四）业务专用章及钢印 对外具有代表学校的效力，在学校以法人身份参与的、与印章名称相适应的业务中使用。业务专用钢印主要用于与钢印名称相适应的学校颁发的证件（如学生证）的照片压印，不能独立使用。 （五）“校长办公室”印章 用于以校办名义上报、平送或下发的各类公文、函件等。 （六）单位公章代表隶属学校的教学、科研单位或行政部门，主要用于一般工作联系。未经学校授权，不得对外签署合同或协议。 （七）其它经学校许可使用的印章，在许可使用时应明确印章的使用范围。 四、印章的使用程序 学校行政印章的使用和管理必须坚持严格、安全、规范的原则，各单位行政负责人对本单位印章或被授权管理的印章负首要责任。 （一）学校印章、校长签名章的使用，应遵守下列规定： 1、至校长办公室用印前须填写《上海外国语大学行政印章使用登记表》进行申请。 2、上报上级部门的重大事项，必须由申请单位或职能部处审核后，经主管校领导批准，方可用印。 3、各职能部门的日常工作用印，经部门负责人批准后，方可用印。 4、在紧急情况下，