日语写作第二十六課.pptVIP

第二十六課　報告書 制作人：刘金凤 要　点 １．概説と書き方のポイント ２．文例 ３．注釈 ４．練習問題 一、概説と書き方のポイント 　　報告書とは、社外/社内研修や業務の進捗などを上司に伝えるために提出するものの他、社外へクレームの対策や調査結果を知らせるための文書である。報告書を書く上で最も注意したいことは、簡潔にまとめることである。長くなるようなら、冒頭に要約（サマリー）を記載し、後に詳細を記載するようにする。報告を受ける側に配慮することが望まれる。　また、最後にコメント、感想、提案（社内文書の場合）や結論、総括、今後の対応（社外への報告の場合）などを書き添えることで、事実を網羅的に書いた報告書が見栄えがよく、読む側に報告している内容をより正確に伝えることができる。 　　例えば、研修の報告書の場合、その研修を社内に応用する方法や手段、効果などを自分で考察し、上司に提案するとか、他社の視察であれば、他社が実践している有効な方法を自社に応用するとどのような問題があり、どのような効果が期待できるかを記載すると、上司はそれを読み、需要な経営判断の調査資料を手にすることができる。報告書作成を単に義務の履行と考えず、上司に自分の観察力や洞察力の鋭さを示す重要な業務と捉えておこなうと良いであろう。 ★　報告書のポイントとしては――　 ①報告書には、報告者と誰宛の報告かを記載する。その他、報告日、件名、目的等々報告内容に応じて項目を追加して簡潔に書く。また、必要があれば資料としてテキスト、写真なども添付する。 ②長い文章で書かずに短文で箇条書的に書く。報告をうける上司は大量の報告を受けるため出来る限り簡潔にわかりやすく書く。 ③管理職に必要な情報を網羅して書く。売り上げ、利益、業績の予定などは定量的に書く。クレーム対応は、相手の状況や対応の詳細、原因、善後策を記載する。 ④経営の判断に役立つ情報を選択的に記載する。新商品の客先評価や要望、改善要望などは、今後の経営戦略に欠かせない情報なので詳細に報告する。 二、文例 ●文例１ 　　（書類を提出する人の名前）殿 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　提出日　平成××年××月××日 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　氏 　名　　　　　　　　　　　　　　　 出張報告書 　　以下のとおり出張の報告を致します。1.所　　　属　　　○○営業部2.同行者　設計部　山田主任3.出張期間　平成××年××月××日から平成××年××月××日4.出張先　株式会社　川越工業　入間工場　埼玉県入間市○○○5.面談者　技術本部第一設計課飯田課長、島田主任、大山氏6.出張目的1)新製品（KKI-123）のご紹介と技術的説明2)新製品（KKI-123）採用にむけて課題の聴取3)納入中の製品に関しての下期需要量の聴取7. 出張結果1)KKI-123の印象/課題　特に、従来品（LL-555）と比較して消費電力が低減されたことを高い評価していただけた。しかし、価格が高いため、次期製品への採用は困難との見解。最低でも50円/個以下でなければ製品への実装は不可能とのこと。　更なる製造コストの削減とも販売価格の再検討が必要。2)下期は主力製品の需要増が予測されているとのこと。そのため、9-12月は、LL-555、TY-12ともに2,000/月程度（上期比50％増）の需要が見込まれる。　生産管理課での製造計画の再考が必要と思われる。8. 添付資料　　　有　?　無　下期予測資料写し（社外秘密の資料を特別にいただく） ●文例２ 　　（書類を提出する人の名前）殿 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　提出日　平成××年××月××日 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　氏 　名 株式会社○○○○信用調査報告書 　　　株式会社○○○○との新規取引にともない以下のとおり、信用調査実施しましたのでご報告を致します。 　1.調査結果1)創業30年余年の実績があり、直近の3年は連続で増収利益である。また、社長をはじめ幹部も仕事に対する情熱があり、好感がもてる。2)工場内は、整理整頓が徹底されていて従業員もキビキビとした動きで作業に取り組んでいた。また、質問に対して社長自らが積極的に答えたことからも、社長が現場を精通していると判断でき、高く評価できる。　以上により、株式会社○○○○は財務、事業実態において信用でき、新規取引に支障はないと考えられる。2.調査内容　○月○日　○○社長、○○常務と面談　同日　工場見学　各種資料評価7.添付資料　会社概要　1式　過去財務諸表（企業便覧写し）　1式　登記簿謄本　1式