实用外贸英语函电教程课件答案 廖瑛ISBN 9787566301420 函电unit two.ppt

外贸英语函电 Unit Two The Structure and Layout of a Business English Letter 商务英语书信格式 The Structure of a Business Letter 一封商务信函由下列部分组成：信头、日期、封内名称和地址、称呼、事由标题（可选）、信的正文、结尾敬语和署名。在一些国家，还包括一些其他的详细规定。 1. Letterhead (信头) 信头，作为一家公司商务函电的首要部分和最显眼的部分，具有两大功能：识别信的来源和形成收件人对作者公司的印象。打印好的信头通常包括作者公司的姓名、住址、邮编、电话号码和电子信箱。打印好的信头通常设计美观，打印在信低的上面的中央或齐信纸左边边缘。 2. Reference Number (发文编号) 发文编号一般用来指导归档，所以必须显而易见。常放在低于信头的两格处。在许多外来信函中，你也许发现它在信函末端左边的边线上，低于署名两格。 它也许包括归档编号、部门密码、信函签字人的首写字母，后跟打字员姓名的首写字母 3. Date (日期) 每封信都应当写日期，日期的位置低于信头 August 3, 2002—American form（美式） 3rd August, 2002—British form（英式） 4. Inside Name and Address (封内名址) 收信人的姓名和地址要打在低于日期下两行处，且要与信封一致。城市用大写字母，独成一格。为便于邮件机器分类，写邮政编码很重要。 5. The Salutation (称呼) 称呼是一种礼貌的表示，作者用其开始或着手他的信函了写作，称呼所采用的特定的形式取决于作者和收信人的关系。在某种程度上，它决定于结尾敬语的形式；称呼和结尾敬语必须保持一致。 6. The Subject Line (事由标题) 位于称呼之下的两行处，是齐信纸左边的边线还是在信纸的中央，取决于你采用的风格。事由标题帮助读者迅速获得信的要点，如双方公司有许多事由变化（的标题），它就显得特别有用。因为它立即告诉你的信函是关于什么内容的。它同样也用于指导归档。它开头可带可不带“Re:”或“Subject:” 7. The Body of the Letter (信的正文) 在事由标题下的两行处（如有的话），如果没有事由标题，至少要低于称呼两行。它包括开头语，信的正文和结束语，信的正文要仔细安排和分段。第一段要提及以前的信件，最后一段要指出未来的计划和行动，每一段只谈一个主题。 续页头包括三个部分： ● the number of the sheet　页码 ● the name of your correspondent　客户的名称 ● the date of the letter　信的日期 8. The Complimentary Close (结尾敬语) 结尾敬语仅仅是结束信函的礼貌方式。它放在低于信的正文最后一行的两行或四行处。它应当与称呼相配。 9. The Signature (签名) 所有的信函必须署名，不署名的信函没有权威性。一封信应当手写签名，并且要用墨水，紧接着是打印的名字，对读者来说，要字迹清楚一些──有时人们手写签字很难看（读）清，然后紧跟他的头衔或职务。 10. The Reference Notation (经办人代号) 这一栏打印在打印签名的两行以下处，用打字员姓名的首写字母来表示。如果主管官员的名字不打在署名栏里，经办人代号表示主管官员和打字员两者名字的首写字母。 下面例子是经办人代号栏可接受的栏目： RBG rbg, GW/gp, JS/ib, HAP/dgs or HAP: dgs 11. Enclosure Notation (附件) 如果任何文件、商品目录单、价格表用一封信寄送，有必要加上“Enclosure”或者它的缩写形式“Enc.”或“Encl.”，位置在左下边低于签名的两行处，或者低于经办人名字首写字母两行处，这一标记可用下列任何一种方式： Enclosures (3)（附件3个） Encl. 3 catalogues（商品目录单3份） Enc. 1 invoice（发票一张） Encls: as stated（附件：如文所述） 12. Carbon Copy (抄送) 当信抄写件送给其他人时，在左下边附件栏注明c.c. 例如： c.c. Mr. J. Cooper（抄送J. Cooper先生） 13. Postscript (附言) 在商务书信中，附言只不过是吸引读者对作者想要强调的一点的注意。如果你在信中忘记了某内容，请勿使用附言，反之重写此信吧。有些写信人偶尔在他们打印的用手写的附言信件里来增加个人的接触。附言至少应当低于其他