实用商务英语写作课件1 3章王关富 ISBN 9787811342055 PPTUnit 2 Memorandum.ppt

Business English--- a comprehensive course Business English 第二章 备忘录 一．备忘录的定义   备忘录 (memorandum/memo), 是在一家公司内部各部门或分支之间寄送的书面通讯。备忘录通常是以便条的形式写成的, 有些大公司备有印好的专用备忘录。一般来说, 备忘录用来做出请求, 颁发指示, 就某事提醒同事, 或传递有关信息。 备忘录是公司日常业务的一个重要部分。因为它们提供内部通讯的永久记录, 可为口头通讯充任书面证据。不可想象, 没有备忘录的话公司将如何经营。假如没有备忘录, 内部通讯将中断, 结果将是一片混乱。由此可见, 备忘录尽管简单, 但其重要性却不可低估。 在写备忘录的时候, 有一些常用的规则必须遵守。备忘录不可以写在公司的公函信纸上 (company letterhead) 。假如公司没有专用的备忘录纸, 则要把备忘录打印在清洁的白纸上。一般来说, 一份备忘录只处理一个主要题目; 如果有几个主要题目, 则应分别在几份备忘录上写。 二．备忘录的格式  备忘录有其固定格式, 一般包括以下几个部分: 1．标题（Title） 2．收件人（To） 3．发件人（From） 4．事由（Subject） 5．日期（Date） 6．文件号或查阅号（File or Reference Number） 7．正文(Body Section) 8．附件(Enclosure)9．副本抄送标志(Copy Distribution Notation) 10．附言(Postscript)  在以上十个部分中, To, From, Subject, Date 是不可少的, 其它部分可酌情省略。 Roberts Brothers CONTROLS COMPANY To: J. Stuart Laws Corporate Legal Counselor From: Amanda R. Loos Personnel Assistant Subject: Preparation of Equal Employment Opportunity Report Date: August 3 1994 File: CX 11. 21  Will you please help me prepare the state requirements section of our annual equal employment opportunity report?  As a result of changes in the state legal code this year, we must meet additional requirements. Therefore, I need your legal assistance in preparing Section 6 of the report.  This will take only about 15 minutes of your time. I can meet you any day this week or next, whatever suits you best. The report must be mailed to the Equal Employment Opportunity Commission within three weeks. Enclosure: Copy of Section 6 of EEO Guidelines cc John Jeffrey Legal Assistant 三．肯定的备忘录 肯定的备忘录有以下具体种类：1）索要信息或回答的例行请求；2）要求帮助或回答的例行请求；3）颁发指令1．索要信息的例行请求和答复 索要信息的例行请求和肯定的答复经常是通过备忘录来传递的。这些包括收发如下的信息: 信贷、财务和人事挡案、工厂实地和维修, 以及存货。如果收件人和发件人通常把这些信息作为他们例行工作职责的一部分来处理的话, 那么就应该把请求和回答作为肯定的信息来写。  下面是一份修订过的, 可寄发的例行请求备忘录, 询问某一产品的存货状况。 To: Leila Schwartz. Inventory SupervisorFrom: Cary Branham , Information Processing