实用英语文体写作课件董晓波 ISBN9787566304056 PPT第四章 外贸英语信函.ppt

Chapter 4 外贸英语信函 第一节 外贸函电的特点和内容 characteristics and content of business letters General Introduction of business letters 随着全球经济的发展和我国对外贸易不断开放，我们将在更多的领域特别是在经济和贸易领域全面与国际接轨，对外联系和信息交流的日趋频繁使得商务英语的使用越来越广泛。其中，商务书信往来是商务活动的重要组成部分，是通过邮寄或其他电讯手段进行的文字形式的商务对话。商务人员在电话或面谈后，往往仍需书信交换，以确认谈话的结果。商务书信是深思熟虑的产物，能最大限度地减少电话或面谈中可能出现的疏漏或误解。与口头商务联系相比，商务书信作为文字记录，在双方发生业务纠纷或争执时，能提供重要的法律证据。而商务英语信函作为一种常用的英语应用文体，已成为为商务信息交流的主要手段，贯穿于外贸业务的全部流程，起着非常关键的桥梁和纽带作用。这使得商务信函在商务沟通中的媒介作用日益突显。 商务英语信函是国际贸易买卖双方用于联系业务、沟通商讯、咨询答复的主要途径和通讯手段，公司或企业可以通过商务书信的方式进行一定的商业活动，比如询价、报价、还价、订货、交货、支付、索赔、理赔、代理等。其主要作用在于：（1）索取或传递信息；（2）报盘或接受报盘；（3）处理业务磋商的各种问题。 我们给贸易伙伴的每一封信都代表着自己所在公司的形象，显示着公司的水平和实力。正如《丹尼尔·肯尼迪方法：推销信创造的奇迹》一书中所指出的，“一封好的商务信函有助于促进和发展同客户的关系，在促进达成新的业务方面起着积极的作用。”因此，从事涉外商务活动的人员学习和掌握商务英语书信的基本知识，具备阅读和书写商务英语信函的基本能力，对做好涉外商务工作是十分必要的。 Characteristics of Business Letters 商务英语写作原则 Principles of Good Business Writing 为达到通过信函有效沟通的目的，有必要掌握写好国际商务函电的原则。目前普遍接受的商务信函有以下七个方面的写作规则,通常被称为“7C基本原则”，即完整性原则（Completeness）、准确性原则（Correctness）、具体性原则（concreteness）、清楚性原则（Clarity）、简洁性原则（Conciseness）、体谅性原则（consideration）、以及礼貌性原则（courtesy）。 （1）Clarity 清楚性原则 在商务英语信函中，清楚性原则是指信函要清楚直接地传递写信者所要表达的信息，无晦涩难懂之处，避免产生任何可能的误解而给双方贸易带来麻烦。清楚的表达一直是商务沟通的重要环节， 是商务英语写作追求的目标。由于商务信函是关于双方商务贸易的凭证性文件，关系到双方切身利益，因此用语准确、表达清晰是至关重要的。 (2) Conciseness 简洁性原则 简洁明了原则是商务英语信函写作中的重要原则，也是现代商务信函的特点。简洁是指信函内容完整、语言简洁，即在不失清楚和礼貌原则基础上，用最简洁的语句表达最完整的意思，避免冗长累赘的词语和句子。 (3) Correctness 准确性原则 在商务英语信函写作中，正确原则不仅仅指使用正确的语法结构和标点符号，也指使用得体的语言表达和传递信息的准确。信函的写作实际是公司间展示形象的一个平台，从这个角度去看，信函语言使用的正确与否以及信息传递是否完整直接影响着一个公司的对外形象。并且，商务英语信函涉及到交易双方的权利、义务和利害关系，是各种商务单据（如合同）的依据，所以准确无误是商务信函写作中最重要的原则。 (4) Concreteness 具体性原则 每一封商务英语信函都有明确的交际意图和目的所在，内容涉及咨询、报盘、销售、订货、装运、发货、付款、索赔、保险等贸易实务。每一封信函的内容必须是具体的，通常一封信函一个话题。在内容表述上，应该确定、准确而又生动，特别是要求对方作出明确反映的信函，或者答复对方提出的要求或问题的信函，或是报盘、接受等，该具体的就要具体，避免模糊、笼统和抽象。 (5) Courtesy 礼貌性原则的运用技巧 礼貌性原则不仅仅表现为在语句中刻意加入类似“Please” 或“Thanks”等字样， 它在很大程度上表现为你是否重视对方观点，尊重对方的愿望和需要。在商务沟通技巧中，彬彬有礼的商务信函往往是贸易双方最主要、最锐利的武器。在商务往来中，难免会有争端、摩擦，此时礼貌的语言就成为化解争端的的润滑剂。特别是当你的收信人是从未打过交道的潜在商业伙伴时，一封彬彬有礼的书信可以帮助赢得对方的好感，增加合作的机会。 (6) C