商务英语函电课件檀文茹 ISBN9787811349009 PPTunit 1 foramat and parts of business letters.ppt

Format and Parts of Business Letters I. Format and Layout of Letters 1.???????? 信头（Letterhead） ?ABC Trading Co. 188 Newton Palace London NG29 OPA 01345 567921 Fax 01345 438923 2. 发信日期（Date） 3.???????? 编号（Serial Number; Reference Number） 你方存盘号：Your ref. DB/lih（收到的信） 我方存盘号：Our ref. NJ/JL CF2（寄出的信） 4.???????? 收信人地址姓名（Inside Address） Dr. Laster Jameson, Director Medical Research Department Cicero Clinics 3134 North Cicero Clinics Chicago, IL 60606 5.???????? 称谓（Salutation） 男士： “Dear Mr. Smith” Dear Mr. George Smith Dear Leslie Williams Dear John 女士： Ms（不知道婚否） Mrs Miss 5.???????? 称谓（Salutation Cont.) 其他： Dear Director Dear Supervisor Dear Sir or Madam Dear Sirs Ladies and Gentlemen Gentlemen 6. 标题（Subject Line） 1． Kelven Clock Company 1345 Granby Street Springville, CA 25767 Dear Purchase agent: SUBJECT: Your Order #3256 2． Smart Cook Company 1345 Granby Street Springville, CA 25767 Dear Purchase agent: YOUR ORDER NO. 1234 3． Smart Cook Company 1345 Granby Street Springville, CA 25767 YOUR ORDER NO. 1234 Dear Purchase agent, 7.???????? 正文（Body） 8. 结束语（Complimentary Close） 不认识的人： “Yours faithfully”（英式） “Sincerely yours” （美式） 认识的人： “Yours sincerely” （英式） “Sincerely” （美式） 其它： “Best regards”， “Best wishes”, “Kind regards” 注意，只有第一个字母大写。 9.???? 签名（Signature） Sincerely, John Smith John Smith Sales Manager CAIN PRODUCTS CO. Sincerely, Robert Black Robert Black Superintendent 10.???? 首字母缩写（Identification Mark） JB/ml JB(写信人名的缩写)，ml（打字员等参与写信的人名缩写） 11.???? 附件（Enclosure Notation） 1．Encl. 2．Enclosures 3 3．Encl. 3 1. Birth Certificate 2. Visa 3. Letter of reference II. Punctuation Style 标点 例1：无标点的格式： Mr. Robert T. Scott Morrell and Company 1515 West Ohio Street St. Louis, MO 63125 Dear Mr. Scott _______________________________ _______________________________ Sincerely 例2：加标点的格式 Mr. Robert T. Scott Morrell and Company 1515 West Ohio Street St. Louis, MO 63125 Dear Mr. Scott: (,英)(:美) ______________________________