商务日语综合实训 丛惠媛 第三部分日语2.ppt

67 質問67． 上司の指示命令を受けた時、しっかりメモを取ったので特に復唱はしませんでした。 この対応で良いでしょうか？ 正解はNO メモを取るだけでは不十分です。復唱することによって、自分の理解度を相手に示すことにもなります。指示を出した方は相手がどれだけ分かっているのか常に気がかりなもの。どんな時にも確認作業は怠らないようにしたいですね。 68 質問68． 直属のA課長と他部署のB部長の両方から仕事を頼まれました。 どの応対が良いでしょうか。 Ａ.B部長の依頼をA課長に報告し、どちらの仕事を先に仕上げるか判断をあおぐ Ｂ.B部長から頼まれた仕事を先に処理し、その旨をA課長に報告する Ｃ.その時の自分の判断で、緊急度の高いものから処理する 正解はA 組織の中では直属の上司の指示命令が最優先になります。 直属の上司は部下が今どんな状況でどんな仕事をしているか把握した上で、全体を動かしていくわけですから、指示命令系統がたくさんになると業務が混乱し、回らなくなってしまいます。たとえ重役から直接、命令を受けた場合であっても、その旨は必ず直属の上司に報告をして判断をあおぐ必要があります。 69 質問69． 上司から「大事な書類のコピーを取ってくれ」と頼まれました。念のため２～３部余分にコピーを取っておきました。 これで良いでしょうか。 正解はNO これは原価意識の問題。たった１枚のコピーでも、ちりも積もれば莫大な費用になります。保管するにしても捨てるにしても、余計な手間がかかります。必要なものを必要なだけコピーするようにしてください。 70 質問70． ３週間前にお客様にアポイントを取り了解を得ているので、前日には特に確認の電話は入れませんでした。これで良いでしょうか？ 正解はNO １週間以内のアポであれば基本的に再確認の必要はないと思われますが、それ以上日にちがあく場合には、前日には確認の電話をかけるのが良いでしょう。この場合にその相手と直接話すことが出来なくても全く問題は無く、電話に出た相手に「明日○時に伺わせて頂きますことをお伝えください」と伝言してもらえば良いのです。丁寧な人という印象にもなりますし、万が一相手がうっかり忘れていた、ということもありますので、是非実行して下さい。 71 質問71． 会社の先輩の結婚式に招待され、お祝いを蝶結びの祝儀袋に入れてお渡ししました。 これで正しいでしょうか？ 正解はNO 祝儀袋はどれも似たように見えますが、用途によって注意しなければならないことがいくつかあります。 ポイントは祝儀袋についている水引です。蝶々結びの水引は、同じお祝いでも会社の創立記念、出版祝い、誕生日など何回あっても良いようなお祝い事に使います。結婚式のように一生に一回のお祝いとして扱うものは結びきりを使います。 72 質問72． 課長に頼まれた書類のワープロ打ちが終わりました。しかし課長は外出したまま、まだ戻ってきていません。あまり時間が経ってもまずいと思い、同じ課の係長に提出しました。 この対応で良いでしょうか？ 正解はNO 報告や仕事の結果は、指示を出した人に戻すのが基本です。また仕事を受けた時点で、その資料が「いつ（何時）までに」「何のために」必要なのかを確認しておくようにしましょう。 73 質問73． 取引先の担当者から上司宛てに封書が届きました。社用封筒ではなく普通の封筒だったので、開封して上司の机の上に置きました。 この対応で良いでしょうか？ 正解はNO 親展?書留?私信（社用封筒でないもの）そして「秘」扱い文書は、その扱いを任されている場合を除いて、開封しないでそのまま渡すのが原則です。また、公信か私信かわからないものは開封しないのが原則です。 74 質問74． 部長の机の上にある書類を見ておくように言われたのですが、手にしてみると、その書類には「社外秘」と書いてあります。 この場合は見ても良いのでしょうか？ 正解はYES 「社外秘」は社員以外には公開できないもの、つまり社員は見ても構わないものです。また「極秘」は特定の関係者以外には見せてはいけないもの、「部外秘」は特定の部の社員以外には見せてはいけないものです。 75 質問75． 上司から○○株式会社の総務部長宛てにパンフレットを送るように指示されました。総務部長の名前が分からないので、「○○株式会社 総務部長様」と書いて出しました。 これで正しいでしょうか？ 正解はNO この書き方では、一般のダイレクトメールと全く変わらない事になってしまいます。相手の名前が分からない時には、上司に確認するか先方の会社に電話をして聞くようにしましょう。電話に出た相手に不信に思われないように、きちんとこちらの社名を名乗ります。この時上司からの指示でパンフレット