商务日语函电课件袭宏 ISBN9787811345810 第一单元4课.pptVIP

第一单元 商务文书的格式 第四课 邮件的格式 邮件 电子邮件又称E－mail，它是英文Electronic mail的 简写，是利用计算机网络进行信息传输的一种现代化 通信方式。E－mail与传统函件相比，具有速度快、 价格低、可同时传送文本、图像、声音、动画等多种 信息的特点。 商务邮件也有比较固定的格式、礼节和使用方法。 作为商务人士就需要掌握邮件的制作、管理、回复、 以及发送方法。 书写邮件的注意事项 1、商务邮件的首要特点就是要简略。 2、对于正式的请求、致歉函件最好不要采用邮件方式。 3、件名是邮件的主题和中心，要求一看到件名就能知 道邮件的大体内容。 4、对于邮件的行文，最好一行控制在30-35字左右。 这样有利于对方阅读。即对方不需要移动光标，就可 以看到全文。 5、一定要有署名，其中包括公司名称、邮编、地址、 自己姓名、所属部门、联系电话、传真、邮件地址。 邮件的组成部分 1、发件人（宛先）：这里需要填入对方的邮件地址。 2、抄送CC（Carbon Copy）:抄送是同时发给多个人邮件时常用 　　的功能，这种功能显示抄送人的邮件地址。 3、秘密抄送BCC（Blind Carbon Copy）:这一功能跟抄送完全 　　相同。只是当发件人不希望显示抄送方的邮件地址时通常使 　　用这一功能。 4、主题（件名）：比通常的商务函件的主题重要，要让对方看 　　到主题后决定是否打开。 5、添加附件（添付）：再有附件添加情况下常用的功能。附件 　　的文件名尽量简短。 6、收件人名称（送信先の名前）：如果收件人是公司，有时可 　　能几个人共用一个邮箱，因此最好写清楚收件公司的名称、 　　部门的名称、职位、姓名。 7、寒暄语（挨拶文）：如果是长期业务往来的客户，只要简短 　　的寒暄语即可，例如「いつもお世話になっております。田 　　中商事の中村です。」等等。要注意的一点是，如果给初次 　　往来的客户发邮件，需要较正式的寒暄语。 8、正文（本文）：每行的内容不要写得太长，尽量做到不用移 　　动翻页条就能看到全文。文章原则上靠左，在段落中途适当 　　的换行，每个内容之间最好空出一行，以便于阅读。 9、署名（署名）：填入寄件人的姓名、联系方式。同时还要填 　　入地址、电话号码、传真号、自己公司的主页网址，以便对 　　方使用邮件以外的方式也能联络到。 * *