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雨润建设集团新业务板块
公文处理暂行办法
一、总 则
为使雨润建设集团新业务板块(以下简称“本集团”)公文处理工作规范化、制度化,提高本集团公文处理工作的效率和公文质量,有效规避企业管理风险,特制订本办法。
二、适用范围
本规定适用于子集团机关及下属各单位、项目部。本规定中所指公文指以子集团和子集团部门名义发文、来自子集团以外单位的公文(统称外来信函)。
三、主要工作流程
外来文件
外来文件
文秘或资料员分送
文秘签收/登记
部门文秘或资料员签收登记
办公室负责人提出拟办意见
经办部门拟稿
填文件审批 会签单
主管领导阅示
相关人员 阅办
办公室负责人审核
办公室
负责分发
总裁或主管领导签 发
办公室
保存原件
办公室
编号/打印
收文
发文
办公室存档
部门文秘或资料员摘录重要批示内容
办公室存档
相关部门
会签/定稿
部门负责人
签署意见
部门文秘或资料员登记
项目外来文件
文秘/资料员
收文登记
专业公司/项目经理
批 阅
文秘/资料员
分 送
相关部门
阅办处理
文秘/资料员整理归档
项目竣工
移交档案室
项目
四、收文管理
1、外来文件
除标有收件人姓名的一般性业务函件、传真外,本集团及各部门收到的文件一律要交由办公室文秘/资料员进行收文登记,加盖收文章。
收文分送
登记后的文件要经办公室负责人进行批阅并提出拟办意见后,办公室文秘或资料员根据拟办意见送相关领导批示,或直接分送相关部门签收阅办和执行以及签署事务办毕意见,原件存办公室。
3、电子文档
本集团收到的电子文档,等同于纸质文件,各部门须发至办公室专用邮箱,经主管领导批复后再行转发。办公室发至集团各部门和各下属单位的电子文档,由相关主管部门和各单位文秘或资料员进行转发。需要或是重要的电子文档应打印保存并送主管领导批示。控股集团及其本集团相关部门的电子文档,各部门应转发至办公室信箱,由办公室进行收文处理和信息综合。
4、文件传阅
4.1需传阅的文件(含部门会签文件)一律经各部门文秘或资料员之间进行传递,各部门文秘或资料员要做好相应的登记工作,以避免文件丢失。
4.2进入传阅程序的文件,在各部门停留时间原则上不应超过4小时;
4.3需办理和转发的文件,主办部门办文时间不应超过2个工作日。确需延长时间的,应留存复印件,原件交办公室存档。
4.4紧急或机密级以上文件的传阅,原则上要实行旁站式立即阅办、催办并反馈。
4.5未经本集团总裁许可,任何人不得摘录、复印、翻拍密级文件,或将密级文件带离受控的办公区域。
4.6办公室有责任对本集团领导在公文上批示内容的落实情况进行监督、检查,各部门文秘或资料员应做好文件的催办工作。
4.7为提高办文质量,文件拟办传阅分工如下:
4.7.1业务类文件,由主管部门拟办传阅。
4.7.2管理类文件,由企管部拟办传阅。
4.7.3其余文件,由办公室统一拟办传阅。
4.8所有经总裁签署批准后的文件或信函统一由办公室存档。
发文管理
1、发文种类及适用范围
1.1本集团发文:用于发布本集团重要的决定、通知、规章、制度,转发上级文件,向上级机关请示有关问题,办理申请,批转、批复分管机构的请示、报告,通知重要会议,传达本集团领导重要批示等。
1.2部门发文:各部门用于通知、发布、批复部门职责范围内的业务事项,转发上级对口业务主管部门的文件,催要有关情况、材料、报表、联系工作等。
1.3会议纪要:用于记载、传达本集团主要领导主持的会议情况和议定事项。
1.4签报:各部门用于向领导请示、报告工作,通报本集团重要情况,工作动态等。
1.5其他公文:便函、介绍信等。
2、公文文体
2.1决定:适用于对重要事项或重大行动做出安排。
2.2通知:适用于转发上级单位和不相隶属单位的公文,发布规章制度,传达要求下级单位办理和需要有关单位周知或者执行的事项,员工的任免和聘用等。
2.3通报:适用于表彰先进、批评错误,传达重要精神或情况。
2.4报告:适用于向上级单位或本集团内部汇报工作,反映情况,提出建议或答复上级单位的询问。
2.5白头报告:适用于不便或不必正式行文,而又需上级部门或领导同志批示、批复或阅知的事项。
2.6请示:适用于向上级单位请求指示、批准的事项。
2.7批复:适用于答复下级单位请示事项。
2.8意见:适用于对重要问题提出见解和处理办法。
2.9函:于不相隶属单位之间相互商洽工作,询问和答复问题,请求批准等。
3、发文程序
3.1拟文
3.1.1拟文应使用本集团《文件审批/会签单》;文件标题应简要概括文件的主要内容,标题中除法规、规章名称加书名号外,一般不用标点符号。公文中使用简称,应先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式,应在第一次出现时注明准确的中文译名。
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