高效的会议教材管理.ppt

恰当扮演自己的角色－领导者 会前准备 会中控制 会后跟进 宣布会议规则 恰当扮演角色 控制议程进度 推动达成决议 参与者 推动者 领导者 负责整个会议，设定会议内容与产出 确认与会者名单 提供支持、信息和资源 营造氛围 鼓励创意 作出决定 需要认真充分的准备、参与并影响会议 为会议设定合理的较高期望值 在会议中多使用“我们”而非“我” 提醒团队任务的重要性 恰当扮演自己的角色－推动者 会前准备 会中控制 会后跟进 宣布会议规则 恰当扮演角色 控制议程进度 推动达成决议 参与者 领导者 推动者 负责控制会议的程序与进度 坚持实施会议的议程； 适当“管理”与会者的行为 确保与会者处在“安全”状态； 记录团队的建议与决议； 时间控制； 必要时把大家带回正题； 协助归纳和澄清观点； 协助达成会议成效； 提供反馈； 恰当扮演自己的角色－参与者 会前准备 会中控制 会后跟进 宣布会议规则 恰当扮演角色 控制议程进度 推动达成决议 推动者 领导者 参与者 负责积极的为会议贡献“输入” 事先了解会议议程与目标； 了解会议背景，搜集有用的信息； 积极倾听； 积极提供观点与建议； 遵守会议议程与规则； 恰当的与会“行为”； 承诺并履行安排的任务； 控制议程进度 会前准备 会中控制 会后跟进 宣布会议规则 鼓励积极参与 控制议程进度 推动达成决议 TIPS：用好会议白板 帮助团队讨论聚焦 即时记录会议内容与要点 鼓励参与 “共有”观点 增进成就感 严格按议程控制进程 控制议程进度的技巧（一） 会前准备 会中控制 会后跟进 宣布会议规则 鼓励积极参与 控制议程进度 推动达成决议 有人迟到早退 坚持按时开始和结束会议； 规避可能的原因； 给某人在会议中安排一个角色； 会议开始时确认大家是否能够坚持到底，否则考虑调整时间长度； 会后私下交流了解部分缺席的原因； 会议没有进展 提醒议程的内容与明确的目标； 提供有效信息或对明确任务及程序； 梳理状况确保没有遗漏重要信息，切换到下个话题； 建议一个小休息； 少数人支配讨论 感谢他们的发言，然后指名其他人 告诉大家给还没有发言的人机会； 如果有人插嘴，请他们让别人讲完； 如果发言太长，可以礼貌的请他先停下来整理一下思路后再安排发言 发生争执与冲突 及时制止斗嘴； 告诉大家有激情但不能过分激动，需要控制情绪； 重申会议中的行为准则； 聚焦观点而非提出观点者； 鼓励开放心态和多角度视野； 防止过早的评论观点； 无奈情况请他们离开会议室 控制议程进度的技巧（二） 会前准备 会中控制 会后跟进 宣布会议规则 鼓励积极参与 控制议程进度 推动达成决议 无人发言 不要急于打破安静； 分析形势，揣摩大家的想法； 问大家是否还需要更多的信息； 确认不是自己导致了这种情况； 把大家分成更小的组进行讨论，鼓励更多的参与； 说话绕圈子 确认离题的情况已经发生多久，哪些人参与，现在情况如何； 感谢提出有争议观点的人，重申建设性争议往往是得到最佳结果的关键； 让团队知道意见多样性的优点； 告诉大家可以自由发表自己的意见； 重复讨论议题 及时将大家的观点记录在白板或大白纸上； 当有人开始重复讨论时，指出已经存在的观点，请他提供新的信息； 说话离题 及时提醒会议议程与目标； 如果确实重要可以记录下来，留待下次会议讨论； 复述发言并帮助总结归纳，以确保发言的价值； 避免过多讨论与解释与议程无关的话题； 群体决策的几种技巧 会前准备 会中控制 会后跟进 宣布会议规则 鼓励积极参与 控制议程进度 推动达成决议 权威决策 投票决策 讨论决策 共识决策 高效会议流程 Plan 会前准备 策划会议议程 筛选参会人员 会议行政安排 发送会议通知 Do 会中控制 宣布会议规则 鼓励积极参与 控制议程进度 推动达成决议 Review 会后跟进 迅速总结评估 发送会议纪要 立即行动跟进 持续改进会议 会议评估要点 会前准备 会中控制 会后跟进 迅速总结评估 发送会议纪要 立即行动跟进 持续改进会议 会议评估应当包括： 将会议的结果与起始设定的议程及目标进行比较以评估会议的有效性； 检查会议是否符合团队程序，符合有效会议标准 及时流转会议记录 会议技巧的个别辅导 知识分享 有效会议对照评估表 会前准备 会中控制 会后跟进 迅速总结评估 发送会议纪要 立即行动跟进 持续改进会议 No. 行为 是 否 1 召开前与会者拿到了具体的会议议程。 2 目标清晰明确。 3 印刷品及其他辅助材料提前准备并及时分发。 4 场地安排：大小，设备，环境适宜。 5 准时开始。 6 严格按议程进行。 7 与会者非常清楚应当在会议中发挥自己的作用。 8 按时结束。 9 过程中，参与和分享良好。 10 有清楚的总结归纳。 11 与会者的问题与关心事项得到了充分的讨论。 12 做出了决策