项目沟通管理办法..pdf

项目协调沟通管理办法 第一节 项目组织协调的原则与方法 一、 项目沟通协调的原则 项目管理小组的沟通协调管理是对项目中存在的所有活动及力 量进行联结、 联合、调和的工作。沟通协调是管理机构管理工作的重 要方面 , 做好沟通协调管理 工作应有系统观念和风险意识 , 加强信息 管理 , 不断总结沟通协调技巧。 项目管理 小组做好沟通协调工作首先 应科学设置好沟通协调控制点 , 以预先设定的方法对有 关问题进行沟 通和协调。 1. 完善工程项目的计划系统 计划是做好沟通协调管理的基本保证。计划的内容主要有工期、 投资 (或成本 和资源三个方面 ,计划与各方面的协调关系有 :各级 计划之间的协调 ;计划上与设 计、下与控制手段之间的协调 ;各种内 容计划之间的协调 ,如资金、材料、人力、设 备以及批文的协调等。 2. 掌握项目运行的节奏 对于新的专业技术应用 , 物资采购初期等 , 工程项目管理小组应 有 “试验 ”的意 识 ,应适度控制有关工程的进度。这是基于系统以及 风险认识的考虑。在取得一定 数据或根据后上报。 3. 重复或多次保险的方法 基于对风险的认识 ,对于特别重要的工作 ,应在组织、技术等方 面进行重复或多 次保险。如多级审核 ,对重要参数的多次确认等。如 在物资采购、订制中 ,在与供应商签订合同 ,对方采购原材料、正式 加工等各阶 段前 , 对要求提供的物资数量、 规格进行多次确认生效下 , 就给偶然的错误及可能 的变更留下余地。 4. 避免管理中的 “责任环 ” 基于对风险的认识 , 项目负责人应尽量避免在管理中出现 “责任 环 ” ,即项目组 织成员之间的相互责任关系形成环路的情况。 5. 把握沟通协调文件中的 “责任尺度 ” 项目负责人应根据有关责任的分权性原则 , 对各种工作选择合理 与适当的文件 形式进行协调。 除了合同条款外 , 可将协调文件按责任 大小做如下排序 :单独设计 或者提供参数 ,以及会议记录的整理方 , 承担全部责任 ;共同签署类 ,如共同设计、会 签等 ,各方承担相应责 任;通知、会议记录的接收方 ,承担有条件责任 :即使根据合同 接收 文件一定期限内不提出异议 ,可视为认可。 6. 避免 跨合同“ ”管理 合同关系是沟通协调的最基本依据。 基于对风险的考虑 , 项目负 责人应尽量避 免自己 “跨合同 ”管理行为。严防因 “跨合同 ”管理而 造成 “责任环 ”。 7. 对合同风险的全面控制 项目负责人对合同风险应做全面的评估与控制。 例如合同中关于 工期的奖惩 条款 (包括设备供应商供货期限 其设置的目的在于对方 的违约不致使项目总工期 以及项目总体效益受到影响。 8. 发挥 信息中心“ ”的职能 项目负责人对信息的输入、输出、处理和存储的管理 ,应做到程 序化、 制度 化。 为使项目参与者在项目起始就清楚应从何处取得信息 , 清楚组织内由谁负责信 息的处理和存储 , 清楚谁需要自己