文档管理规则.doc

PAGE 1 文档管理规则 前言 目的 为规范项目文档的管理和编制方法，特制定本规范。 项目文档是项目产品的重要组成部分。本规范为相关人员编制项目文档提供依据，同时也作为项目文档质量检查的参照标准。 适用范围 本规范适用于采油与地面工程运行管理项目。 本规范规定的文档和内容并不能包含项目的全部文档和要求，文档编制者可根据项目的实际情况，进行适当剪裁。 管理规则文档内容说明 本文档包括对项目实施过程中文档管理流程、编码、命名、版本控制、文档格式及其它日常编制文档要求进行系统说明，内容将在项目实施过程中根据项目需要不断补充。 定义 项目中文档，按用途不同分为管理文档、用户文档、成果文档三类。 管理文档，是项目管理过程文档； 用户文档，是提供给用户的文档； 成果文档，是阶段性成果的文档。 参考资料 GB/T 16680-1996 软件文档管理指南 文档管理流程 为控制好项目范围以及工作质量，各组成员编写文档按此要求对文档进行签署后再进行下一步工作。 成果类文档管理流程 对于内部使用的文档需要通过组长、副组长审批通过后生效； 阶段交付成果文档需要通过专家设计组评审后，再由项目组内部评审方可生效。 当文档审批通过后，统一提交总体组文控接收、转发、存档，若需要修改的需要通过变更流程。 过程类文档管理流程 实施项目组内部各小组过程文档 过程文档由项目实施组内部控制。 专家设计组过程文档 过程文档，由专家设计组的相关人员编制，交由专家设计组文控人员接收、转发、存档； 成果类文档，需要由专家设计组文控人员提交到总体组文控人员统一接收、转发、存档。 文档编码规则 文档编码规则适用于项目所有存档及交付文档，在交付后由总体组文档管理人员统一添加文档编码。 文档编码总共10位，格式为： X-XX –XX –XXX 流水号，从001开始，最大文档流水号加1 编制工作组代码，工作组代码如下表2-1 文档类别代码，文档类别如下表2-2 项目代码，表示项目代号，不可变 表2-1 工作组代码 序号 工作组 代码 总体组 ZT 表2-2 文档类别代码 序号 文档类别 包含文档 代码 管理文档： 项目管理过程文档 项目规章制度、各类项目计划、进度周（单周、双周、月）报、范围管理文档、沟通管理文档、计划管理文档、质量管理文档、文档管理文档等。 GL 用户文档： 提供给用户的文档 用户操作评价记录、用户操作手册、系统安装与部署手册等。 YH 成果文档： 阶段性成果的文档 可行性研究报告、需求分析报告、试点总体设计方案、概要设计报告、详细设计报告、功能设计报告、硬件设计方案、接口设计方案、安全设计方案、数据方案、数据字典、数据库设计方案等。 CG 文档命名规则 文档命名规则为“项目代号-文档内容-日期-版本.扩展名”。 例如：项目代号-项目周报v1.0.doc。 文档版本控制规则 文档版本号说明 版本号由“版本简码v+主版本号+子版本号”组成，例如“v0.01”（版本简码+主版本号.子版本号）。 其中“v”为版本简码，“0”为主版本号，“01”为子版本号。 文档版本控制说明 创建文档时，需要评审的文档初始版本为v0.01 版，不需要评审的文档初始版本为v0.1； 需要评审文档，经评审后发生修改，主版本号不变，子版本号前一位不变，后一位递增1(递增，如：v0.01 - v0.02)； 需要评审文档，经专家设计组评审后，主版本号不变，子版本号前一位递增1，去掉后一位(递增，如：v0.02 - v0.1)； 需要评审文档，经项目组内部审批后，主版本号递增1，子版本号为0(递增，如：v0.1 - v1.0)； 不需要评审的文档，在经过修改正式发行时即升级版本，主版本号递增1，子版本号为0（递增，如：v0.3 – v1.0）。 作为项目组内部版本控制，子版本号为三位，第三位子版本号进行递增(递增，如：v0.02 - v0.021 - v0.022)；提交时，变更版本号子版本号为两位，主版本号不变，子版本号后一位递增 (递增，如：v0.02 - v0.021 - v0.03)。 文档格式规则 要求文档内容有封面、文档版本记录、目录、正文。 封面 一级标题：黑体、二号字、加粗、居中。 二级标题：黑体、小二号字、加粗、居中。 文档编号、工作组及日期：宋体、三号字、居中。 目录 添加引用目录：自动目录2。 正文 标题按1、1.1、1.1.1、1.1.1.1、a)、项目符号的风格顺序编写。 页眉：宋体、小五号字、居左。 页脚：宋体、小五号字、居中，格式为数字1、2、3……。 页边距：上下2.5厘米，左右2.7厘米。 一级标题：黑体、小二号字、加粗。 二级标题：宋体、三号字、加粗。 正文：宋体、小四号字、首行缩进、1. 5倍行间距。 图片及表格标识说明：宋体、五