物业档案资料管理.ppt

8.1物业档案资料管理 一、物业档案的概述 （一）物业管理档案的含义与意义 1、物业档案资料的含义 是国家机构、社会组织和个人从事物业管理活动中直接形成的对国家和社会及物业管理有价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。 2.物业档案资料的意义 （1）物业档案资料管理是物业现代化管理的基础现代化管理需要以电脑为中心进行信息处理。信息是一种无形的资源，物业档案资料管理是信息处理的基础性工作，它多数表现为人工方式的前处理，前处理工作做好了，电脑化的信息处理工作才有基础，物业管理服务决策、组织、实施、控制的效率才有保障。（2）物业档案资料管理是物业管理水平的标志物业档案资料是整个物业管理活动的原始记录，具有真实性，可靠性，是物业管理活动过程的反映。物业管理人员的决策水平、管理意识、文化素质、服务才能、工作作风等都会在物业档案资料中反映出来。 3.物业资料档案的内容 物业档案的重点是物业客户档案和物业基础建设资料及装修管理资料。 应全面收集物业建设、竣工、验收、改造（变更）的资料、图纸与物业客户资料，收集整理物业设备资料、经营管理资料、用户装修管理资料、房屋及公共设施维修资料、消防治安资料和管理处质量管理、各类文书资料等。 4.物业管理档案的特点 (1)档案的形成领域的局限性物业管理的管理对象是物业，服务对象是业主、使用人，因此物业管理档案主要是围绕该区域物业和其业主、使用人有关的信息资料，有一定的局限性。(2)档案的动态性(3)档案的基础性 5、物业管理档案的作用(1)凭证作用 物业管理过程中形成的档案是物业管理活动的真实的原始记录，是真凭实据，具有法律凭证作用。 例如，物业管理接管验收中的原始记录，可以成为日后保修、索赔的凭据；楼宇入伙中的原始记录，可以成为入住后管理与服务的依据； 在物业装修管理中档案资料又可成为追究法律责任的依据；安全监控的录像档案，真实地记录了每时每刻人们进出物业管理区域(或大厦)的情况，当有必要查询出入物业管理区域(或大厦)的人员情况时，安全监控录像档案就是有力的凭证。 (2)参考作用物业档案记录了物业生成后的全部过程信息。因此，它对人们查考过去的情况，总结经验教训，摸清管理规律，研究物业管理服务提高的策略，具有重要的参考作用。 例如，根据用户的基本情况的动态记录，物业管理企业可以了解服务对象的层次和差别，有意识地引入新的服务项目，针对性地满足用户的需要。通过全面分析某个物业项目的租赁档案，可以了解何种户型、装修、楼层、朝向、租金水平的物业受客户欢迎，并可结合租金走势、租赁客户群特征及组合等，制定出拓展该物业项目租赁市场的策略。 (2)指导作用物业档案不仅记录了物业服务在整个过程的状况，而且记录了物业服务活动的发展，以及探索物业服务发展的成果。对人们查考以往情况、总结经验教训、建立管理程序、制定管理目标、确定管理理念，会起到指导作用。物业管理档案的规范化和科学管理对物业管理服务的辅助与指导作用越来越被人们所认识和接受。 （二）物业档案资料的分类 1.按管理内容分类（1）基础管理包括物业产权资料、工程技术资料、接管验收资料、管理合同资料、业主委员会资料、专项维修资金资料、管理目标及方案、物业管理制度资料、员工管理资料、行政文件资料、客户资料、维修资料等。 （2）房屋管理及维修养护包括物业编号、标识、导示资料，房屋安全检查、鉴定、管理资料等。（3）共用设施设备管理包括综合管理制度，供电系统、弱电系统，消防系统、电梯系统、给排水系统、空调采暖系统及共用配套设施资料，共用管线资料，照明设施资料等。 （4）安全管理包括保安管理、消防管理、车辆及停车场管理资料等。（5）环境卫生管理包括污染防治、环境设施、清洁卫生管理、绿化管理资料等。 （6）社区文化文明建设包括社区文明活动计划方案、总结记录；社区文化活动图片及录像；文化活动场所等设施使用情况等。（7）其他包括物业服务费用收缴统计表；物业服务整体经营项目统计表等；物业管理项目检查评比、用户调查、所获取的荣誉称号及媒体相关报道等方面的资料。 2.按年度分 根据形成和处理的年度，将全宗内档案分成各个类别。 特点：能保持档案在形成时间方面的联系，可以反映出立档单位每年工作的特点和逐年发展的变化情况，便于按年度查阅和利用。 3.按照组织机构分类 按照立档单位内部组织机构，把全宗档案分成各个类别。 特点：能够保持全宗档案在来源方面的联系，客观反映各组织机构工作活动的历史面貌，便于按照一定的专业查询。 4.事件分类法 按照全宗档案反映的事件进行分类，又称为事由分类法或者问题分类法。 特点：能够较好的保持文件在内容方面上的联系，使内容相近的文件集在一起，既能较突出的反映出单位的主要工作活动的面貌，又便于按