档案管理操作手册一.docxVIP

档案管理操作手册（一） 1、实现目标 经过双方重复沟通交流,得出企业档案管理需要解决的几个主要问题,具体需求和功能如下所述： 1、企业统一档案管理，和企业信息化系统集成。 2、能够维护企业全宗目录结构，支持分类标识符。 3、对于产品设计中的电子文档要能够自动导入到整编库中。 4、要能够建档、立卷、生成卷内目录、案卷目录、封面、备考表。能够对整编库中的档案进行归档。案卷文件及目录能够输出。 5、案卷、条目、封面、备考表能够输出Word，并能从Excel导入数据。 6、能够设置档案管理专用的角色，能够对档案付查询、借阅权限。 7、可以检索、借阅、借出归还等操作。 8、可以对档案使用情况进行统计。 2、功能描述 2.1、整编库 整编库主要完成文件和资料的收集和管理工作是档案工作的重点，也是工作量最大的工作。整编库分为“科技档案”、“底图档案”、“会计档案”、“收文登记”、“强检设备”，能够实现建档、立卷、生成卷内目录、案卷目录、封面、备考表等。能够对整编库中的档案进行归档。案卷文件及目录能够输出Word，也能够从Excel文档导入数据到整编库中。 整编库（如上图），左边为项目结构树，右上方区域显示案卷级数据，右下方区域显示条目级数据 2.2、全宗目录维护 档案管理员设置项目结构时需要使用“全宗目录维护”功能，此功能可以新建/修改/删除 项目节点，指定整编人等操作，具体方法如下： 选中某个项目后，点击后面绿色加号圆球按钮可新建项目。 选中某个项目后，点击后面白色按钮可修改项目。 选中某个项目后，点击后面红色叉后弹出层输入删除密码后可删除项目。 2.3、归档库 已完成整编的档案，申请项目归档后数据存放在“归档库”中，归档库可查看所有归档项目，能够退回整编库中重新整编： 选中某条案卷后，点击“查看案卷”按钮可查看所选案卷详情。 选中某条条目后，点击“查看条目”按钮可查看所选条目详情。 点击“返回整编库”按钮后整个项目返回到整编库中重新整编。 归档库中只能查看具有整编权限的项目。 2.4、人员权限设置 档案主管分配账户、设置档案员权限可使用“人员权限设置”功能，具体使用步骤如下： 点击“添加用户”按钮会弹出一个层，填写登录名和密码后保存数据即完成添加新账户。 在操作栏中点击“修改”按钮则修改所选数据信息。 在权限栏中点击“设置”会弹出一个层，可赋予账户权限“档案员”、“档案主管”。