会议服务与教材管理.ppt

项目二 会议服务与管理 一 筹备期间服务 二 会议期间服务 三 其他服务 四 会议结束的服务 掌握：会议筹备期间服务的主要内容；会议接待应具备的基本素质与礼仪，会议信息通报的概念与方式 理解：会议的基本概念与会议主题特征；会议附设展览会与商业性展览会的区别。 学习目标 2 1.会议的基本概念 2.确定会议主题的重要意义 3.会议主题的特征 5.会议主题的目标 任务一 会议筹备期间的服务 4.如何确定会议的主题 （一）会议定义 项目二任务一 一、会议主题的确定 会议是一种目的性很强的社交活动，它是在特定的时间地点，围绕某一特定主题和议题展开讨论，最终与会者达成共识，并遵循一定的规则而展开的活动。 4 补充：达成共识 点明困 难所在 发现问 题并寻 找解决 方法 衡量问 题的轻 重缓急 想出新 点子 评议新 点子 确定行 动纲领 补充：《罗伯特议事规则 （美国国会开会规则） 》 同时只能有一个议题：一旦一个提议被提出来以后，它就是当前唯一可以讨论的议题，必须先把它解决了，或者经表决同意把它先搁置了，然后才能提下一个提议。 意见相左的双方应轮流得到发言权：辩论的时候有人请求发言，主席应该先问他持的是哪一方的观点，如果其观点与上一位发言人相反，那么他有优先权（比如有若干人同时要求发言）。 主席必须请反方表决：必须进行正、反两方分别的表决，缺一不可。不可以正方表决后，发现已经达到表决额度的要求，就认为没有必要再请反对方表决。 反对人身攻击：必须制止脱离议题本身的人身攻击。禁止辱骂或讥讽的语言。 辩论必须围绕当前待决议题：如果发言人的言论显得与议题无关，而且其他与会成员已表现出了对此的反感（如嘘声） 资料来源： /link?url=jyaIE3wamDIMZpjgTMAW5OdZrsfe6DCiNmKANCfVtCgQ-pzV8v3XlFecKqUURnRlcy4F2a1Y75EansVWsNnEJp3onzMJWnrLg8OdabsGRvpnNSRFrYTClGsAhTH7vRnAASSS2J8wFd14JwyrOd44nGkeMRNkfgkMSOD0Ib_i9gC 6 会议的核心 讨论的主要内容 会议商议或解决的问题 项目二 任务一 一、会议主题的确定 （二）确定会议主题的重要意义 （三）会议主题的特征 创意；反映走向趋势；前瞻性、概括性、时代性 （四）如何确立会议主题 专家意见；行业调查 （五）会议主题的目标 商议并解决问题（主持人） 项目二 任务一 一、会议主题的确定 会议 主题 会议 议题 会议 议题 会议 议题 会议 议题 项目二 任务一 二、会议筹备机构的组织形式 （一）会议筹备机构的组织架构（国际学术会议为例） 会议申办最高组织形式；定计划、编预算、筹资、汇报 检查监督指导 专业活动：主题；内容；日程等 汇报：工作进度文件制作 筹备专业具体活动：内容；日程；论文集；参观等 发布公告及收集反馈；会场及设备准备；与会人员资料准备；注册 项目二 任务一 三、会议筹备期间服务的主要内容 （一）会议筹备阶段 1 成立策划工作小组 会议主办机构/主办+承办，经验+专业知识 2 策划会议工作方案 会议名称、宗旨、主题、与会人员范围、规模层次、时间、地点、日程、宣传推广计划经费预算、工作进程 01 成立会议筹备工作组 03 预算；筹资；财务管理 05 收集与会名单，发放材料 02 场所日期，考察现场，策划布置 04 会议相关材料 06 订饭店；考察，价格洽谈，签约 项目二 任务一 三、会议筹备期间服务的主要内容 （二）会前准备阶段 07 召开筹备会议，督促 09 重要与会人员接待安排 11 网页设计 08 邀嘉宾、主持人、特约报告人 10 统计与会人数、购置礼品，礼仪 12 检查、验收、确认酒店预定等 项目二 任务一 三、会议筹备期间服务的主要内容 （二）会前准备阶段 （一）礼品的选择 1.高档型 2.特产型 3.实用型 （二）选择礼品的禁忌 （三）注重包装 （四）礼品的发放 项目二 任务一 四、会议礼品的准备与发放 一 注册服务 二 三 嘉宾、特约报告人服务 接待礼仪 现场服务 四 食宿服务 五 项目二 任务二 会议期间的服务 项目二 任务二 会议期间的服务 一、会议注册服务 （一）注册台的搭建 地点：一般大堂 搭建：标准展位、特装展位 引导标志醒目 （二）注册材料的准备 胸卡、通讯录、会议资料等 （三）注册时间安排 1000人以内 会前安排1天 1000人以上 2天或更多时间 项目二 任务二 会议期间的服务 一、会议注册服务 （四）注册人员安排 熟悉会议及注册工作的相关事宜 热情、乐于助人 了解会议日程及相关场所位置 财务人员，缴费与发票 联络与协调人员 （五）注册服务的主要内容 发