公司颁奖晚会全流程案例.doc

案例标题：一次颁奖晚会的“诞生” 摘要：公司某体系找到我部希望合作完成一年一度的颁奖晚会，得到这个任务，心情是既激动又忐忑，激动是因为这是一次极好的团队成长和学习的机会，忐忑是因为第一次承担如此大型的颁奖晚会的策划、筹备、组织工作，而准备时间只有20天！现在回想起来还有点惊心动魄。 关键字：合作沟通、筹备分工、现场实施： 案例正文： 公司某体系找到我部希望合作完成一年一度的颁奖晚会，得到这个任务，心情是既激动又忐忑，激动是因为这是一次极好的团队成长和学习的机会，忐忑是因为第一次承担如此大型的颁奖晚会的策划、筹备、组织工作，而准备时间只有20天！现在回想起来还有点惊心动魄。 合作沟通：由于此次是由A体系直接委托慧通来完成此次晚会的会务整体组织策划工作，因此前期的沟通显得非常重要，总结来看有以下几个关键因素需要在前期明确： 合作模式：需在合作初期就明确合作模式，打包价格或成本加成，由于是初次合作对于成本的把控不是很专业，因此选择了加成服务费的方式，但由于A体系是初次与慧通合作，并不清楚关联交易的支付方式，而我部想当然的认为A体系清楚结算方式，导致后期收款存在了较大的问题，因此此处需提醒A体系我部开具的发票为“服务类发票”，具体结算方式为我部协助拟制付款申请表，附上双方签字确认的成本明细单，交由受益部门权签人签字后提交财务付款即可。 明确分工：由于是委托慧通方来完成此次工作，因此双方的分工及责任界定需在前期明确，如整体会务责任人，颁奖材料的提供，各模块责任人等 预算报价：我方需将此次会议的预算报给A体系，并将确认的加成比例加入，以方便A体系在做费用申请的时候使用，同时对于确认的报价需双方权签人或责任人签字确认。 合同签订：虽然是内部关联交易，但是合同的签订还是非常重要，由于此次时间非常紧，因此我们采用了边沟通合同边开展工作的方式，建议下次类似合作还是在合同签订完毕再开展实质性的工作更加稳妥。 筹备分工：我的团队加上我一共5人，同时每人身上都有正常的接待工作，需要在20天内完成一场350人的颁奖晚会，而且没有任何经验的情况下；首先我们做的就是分工，将晚会分为几个重要要素，再将每个要素定下一个责任人，由责任人再将工作进行分解，现在总结来看一场成功的颁奖晚会可以分为六个小组来完成： 商务小组：负责确认与客户的合作模式、价格拟定、合同签订、与供应商的结算方式 宣传小组：主要负责与大会相关的所有宣传工作，包括但不限于：大会主题设计、大会日程单、邀请函制作、宣传邮件制作、海报及易拉宝、大会片头DV制作等 会场小组：主要负责一切与会场相关的工作，包括但不限于：场地考察/确定、菜单确定、灯光/舞台、音响、签到台及背景板、会场摆台布置等 后勤小组：主要负责参晚会相关的所有后勤资源确认事宜，包括但不限于：与会人员确认、行车路线确认、车辆安排、工作人员礼品、物品搬运、工作人员用餐安排等 节目小组：主要负责晚会中所有节目的编排及安排，包括但不限于：节目筛选、节目彩排、服装租借、演员化妆安排、主持人选拔、主持人串词安排等 颁奖小组：主要负责颁奖环节所有事宜的确认，包括但不限于：奖项确认、获奖人员确认、奖杯制作、礼仪确认、颁奖注意事项、颁奖站位图、颁奖环节彩排等 筹备期间需注意事项： 大会主题、宣传DV、及舞台设计尽量能够找到一家供应商完成，已保证整体效果 在各个供应商选择的过程中，务必遵守公司关于自行采购的相关条例，以避免事后产生绕过采购行为 会场的设计、布置需带领供应商共同前去查看，尽量在现场定下大致的方案，以免后期因为语言的传递导致理解出现偏差 车辆的安排应充分考虑大会结束的时间，由于此次需要安排晚宴，对晚宴结束时间预估较差，导致车辆浪费，因此需注意车辆的安排时间错开，并保证一辆全天候紧急备用车 节目小组应参与到舞台的设计中，已保证节目演出的效果 奖杯的验货时需逐个进行，以保证奖杯上奖项及名字正确，颁奖注意事项及站位图需提前发送至领奖认处 由于公司对外拷文件要求非常严格，因此需提前申请将资料拷贝给供应商 现场需要准备至少三台全新的电脑，两台用于切换使用，一台用于紧急备用，且需要将所有自动锁屏等设置关闭；由于此次的背景就是大会主题，因此我们采用的方式就是一台电脑只播放主题，另一台电脑时刻准备着下面环节内容的播放，所有的文件都需要分类 需要准备至少8台对讲机 由于是承接的其他部门的晚会，因此方案及各预算需第一时间与客户方确认 信息安全员的确认非常重要 现场实施：根据此次大会的举办经验，在大会现场可将工作人员进行以下大分工，已保证大会的顺利进行： 会场总调度：主要负责现场紧急突发情况的处理及与酒店及舞台灯光供应商的协调工作 签到调度：主要负责签到现场调度，包括但不限于：贵宾引领、签到指引、签到处表演跟踪等 节目总调度：主要负责现场节目的调度，演职人员到位情况