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行政前台岗位职责说明书 岗位名称 行政前台 所属部门 行政人力资源部 文件编号 文件名称 行政前台岗位职责说明书 版本 页数 2 直接上级岗位 行政人力资源部经理 直接下级岗位 无 岗位核心价值 负责前台接待、会议接待、后勤保障、办公室用品管理、考勤管理、为公司内外部客户及员工提供前台服务与后台支持 工作职责与结果 一级职责 二级职责 工作内容 前台本职工作及行政相关工作 办公区域卫生及接待工作 保持前台周边接待区域及各个会议室的整洁，物品存放整齐，阻止无关人员进入前台范围 熟悉电话机的使用，熟记公司电话、传真及各分机号码。使用礼貌用语接听电话，认真记录留言，按要求转接电话或记录信息，确保及时准确；接听解答电话咨询，为需要者安排适合的律师 对来访客人做好接待、引导，及时通知被访人员。对无关人员、上门推销和无理取闹者应拒之门外，律师预定会议室，安排会议室，来访客人的接待 为前来应聘的求职者提供服务，安排填写《职位申请表》，并及时将相应信息上报到公司行政人事部 办公用品管理工作 1、负责办公用品月盘点、出、入库登记，办公用品及清洁消耗用品的发放及领用，建立办公用品管理台账，保证账、物相符，办公用品预算编写 2、不定时检查用品库存，及时申请采购，做好办公用品预算和后勤保障工作 打印及办理相关手续 律师复印、打印需要的文件，并监督其登记在册 2、为入职者提供入职表格，检查其所填写的是否正确，安排阅读员工手册，通知人力资源办理手续 3、为律师及本所员工印制名片；将需要者的资料提供给名片公司，联系当事人核实名片资料，为其保管印制好的名片 为律师扫描文件，并发其邮箱；为律师保管来访者送来的文件及礼品 .为律师定火车票、飞机票；为律师装订结案档案 6、为入职员工及律师提供出入证及饭卡的办理；合理的为律师推掉不需要的来访电话及来访者 7、监督公司员工每日考勤签到情况，不允许作假包庇，负责员工外勤、出差登记，资料存档 8、会议通知，临时会议及例会，及时通知各部门参加会议的时间和地点 各种费用统计及报表 1、每个月核对快递费用，统计每个律师的费用，做出详细的报表，递交财务 每个季度核对名片的费用，统计每个律师的费用，做出详细的报表，递交财务 每个月统计复印、打印。统计每个律师的复印打印费用。做出详细的表格。半年向财务递交一次 废品的收集，将可回收的物品（如废纸）收集，定期的通知收废品的人回收，将钱交给财务 档案及信件的管理 1、负责公司快递、信件、包裹的收发工作；收发快件及普通信件，并妥善保管做好收、发记录；收到的快件及时通知律师。没有联系上的律师记录下来，随时联系。保留发快递的底单，方便律师跟踪查询 2、到地下一层的收发室取信和报纸，签收挂号信派发给各个律师 其它 下班时关闭门窗，切断电源及各类电器，锁好办公室门 设施损坏上报，大厦的设施及时通知物业维修 及时订购桶装水，保证会议期间的茶水供应 6、完成上级领导安排的其它工作 岗位职业行为禁区 工作规范 当有客人来访时，应起身站立，面带微笑，热情主动问候，使用：“您好”、“欢迎您”、“请问。。。”、“请稍后”等文明礼貌用语。耐心倾听来客的来意，并根据来客的需求给予礼貌的帮助 对客人的咨询，应细心倾听后再做出解答，解答问题需耐心。不能准确解答的应表示歉意，不得简单回答“不知道，不清楚”等用语。? 客人离开时，应使用：“谢谢”、“再见”、“欢迎再来”等文明礼貌用语。 4. 在接听来电时，应及时接听，并必须使用“您好，请问有什么需要帮助？”接听电话时必须口齿清晰，语气和蔼，耐心细心解答对方提出的问题。如遇到不能解答的咨询或业务问题应及时转接至相关部门。切忌态度生硬死板 5. 在转接电话前须使用礼貌用语“请稍后”，并立即转接 6. 如对方打错了电话或不知道找谁时，应礼貌解释并为对方转接给相关人员 7、必须着装整洁、着职业装，化淡妆，黑色高跟鞋；提前5分钟到岗，不得迟到早退，不得擅自离岗、脱岗、空岗，离岗需告知行政负责人 核心权限 1.对来电来访者具有监督、决策权 2.对考勤情况具有监督、检查、决策权 3.对办公用品具有保管、检查、监督权 任职资格要求 准入学历 文秘、中文等专业大专及以上学历 经????验 1年以上前台接待、文员、助理等相关工作经验 培训经历 接受过商务礼仪、文秘相关培训经历 知识和技 能 具有良好的语言、文字表达能力，熟悉前台接待和商务礼仪的标准规范，熟练使用office、excel等软件和相关办公设备。 接受过前台接待、档案管理及商务礼仪等方面的培训。熟悉前台接待及商务礼仪标准规范，了解办公室档案管理，办公用品管理方面的知识 职业素养 岗位素质 1.?高度认同公司核心价值观 2. 认同结果导向的工作方法、尊重客户及公司价值的工作取向 3. 具备职业经理人的自律与勤奋，是职业化的榜样 4