采购工作职责及流程.docVIP

深圳爱你一万年酒业有限公司 采 购 流 程 （初 稿） 二O一四年十二月编 主 要 内 容 一.采购专员工作职责…………………………………………………………1 二.采购专员工作流程…………………………………………………………1 三.采购流程及所需资料（5个阶段）………………………………………2 ①需求提交阶段 ②申请认可阶段 ③询价有哪些信誉好的足球投注网站阶段 ④采购跟踪阶段 ⑤入库保管阶段 四.附件………………………………………………………………………5 采购专员工作职责 序号 工作职责 所需知识或技能 如何获得 1 新产品、新材料供应商的寻找、资料收集及开发工作。 产品材料知识，信息收集能力 网络学习收集，策划师、上级领导沟通 2 对新供应商品质体系状况（产能、设备、交期、技术、品质等）的评估及认证，以保证供应商的优良性。 专业知识和判断能力，表达能力 网络学习，专业书籍查询，请教上级领导，多写多练 3 与供应商的比价、议价谈判工作。 谈判技巧，行情信息 网络收集行情信息，学习商务谈判 4 及时跟踪掌握原材料市场价格行情变化及品质情况，以期提升产品品质及降低采购成本。 成本意识，行情预测能力 网络收集 5 采购计划编排．物料订购及交期控制。 负责任，良好的品德 工作中注意 6 与供应商以及公司其他部门的沟通协调等。 沟通能力，细心 时刻提醒细心，沟通学会全面，简洁，规范 采购专员工作流程 接收采购计划－询比议价－评估－索样—评估—审核－订购—跟催－收货－付款－退货。 采购流程图 需求部门领取并填写《请购单》一、需求提交 需求部门领取并填写《请购单》 对应部门负责人审核 对应部门负责人审核 采购部 采购部 找供应商、询价、比价、试样 提交《询价对比单》 提交《询价对比单》 需求和采购部审核 审核 总经理审批 总经理审批 签订《采购订单》、反馈《请购回复单》 签订《采购订单》、反馈《请购回复单》、《费用申请单》 财务部审核四、采购跟踪 财务部审核 签订 签订采购合同、跟踪 进货 进货 五、入库保管 不合格验收 不合格 验收 退货 合格 合格 入库 入库保管 1 财务结算 财务结算 采购流程 一、需求提交阶段 第一步：需求部门领取并填写《请购单》 第二步：需求部门负责人审批 二、申请认可阶段 第一步：采购部经办人 第二步： HYPERLINK 上报采购部负责人审批 第三步：上报总经理审批 需求部门上交请购单经采购部经办人审批确认，再提交采购部负责人审批；最后要经总经理审批同意后，进入询价阶段； 三、询价有哪些信誉好的足球投注网站阶段 第一步：找供应商、询价、试样，建立《询价对比表》，《试样记录表》 第二步：采购部负责人审批 第三步：总经理审核 第四步：签订合同 采购部经办人收到请购单后，寻找不少于3家供应商询价，对比供应商报价并制作询价对比表。报采购部负责人审批后，呈报总经理审定，再与供应商签订合同，进入下一步采购阶段； 四、采购跟踪阶段 第一步：提交《费用申请单》，财务部审核 第二步：签订《 HYPERLINK 采购合同》、跟踪催单 第三步：进货，填写《进货单》和《品质异常通知单》和《供应商资料表》等 1、财务部根据采购部提供的采购凭据视不同情形做好核算处理：①先预付部分货款；②全额付款后提货；③30/60天结算 2、采购员与供应商签合同及合同备案，一式三份（采购部、供应商、财务部各执一份），采购人员填写《供应商资料表》和《进货单》。 采购部门随时跟踪采购物资的发货、到货时间、数量、种类、地点等信息，凡出现情况变化时应与有关各方及时沟通告知； 五、入库保管阶段 第一步：验收 第二步： HYPERLINK 入库 第三步：保管 1、验收要持《进货单》给相应负责人签名； 2、凭《进货单》与发票到财务部结算。《进货单》一式三份，第一联保管单位留存，第二联供应商索取货款凭证，第三联采购部； 3、保管人员应做到定期与不定期对物资进行盘点核对，物资保管部门、采购部、财务部物资库存数每月应做到三方核对一致；定时填好《物资进销存明细表》，并与出入库票据核对无误和其他票据，一同交回财务部审核。 流程所需资料一览表 阶段 所需资料 需求提交阶段 《请购单》 申请认可阶段 询价有哪些信誉好的足球投注网站阶段 《询价对比表》《试样记录表》 采购跟踪阶段 《费用申请单》《 HYPERLINK 采购合同》《进货单》《品质异常通知单》 《供应商资料表》 入库保管阶段 《物资进销存明细表》 附件一： 请购单 请购部门： 2012年 09月05日