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关于商会秘书处工作及秘书长岗位的一点建议
商会自2009年11月27日挂牌成立,至今已走过整整半年。半年来,商会积极参与公益活动,有了一定的社会影响力。但由于秘书处工作的原因,商会的发展未能达到预期效果,需要重组秘书处。本人虽不是贵港人,但在商会挂牌前半个月就已参与到商会工作当中,帮助商会筹建信息平台,即商会网站和会刊。此后承担了网站的更新任务,参与了不少秘书处的工作。在此,本人通过参与秘书处工作以来的耳闻目染,分析一下前届秘书处工作的得失,并对未来秘书处工作提出一些建议:
一、前届秘书处工作的得失。
应该说,商会挂牌成立之后至今半年,秘书处的工作前秘书处还是做了不少工作的。比如,建立会长值班制度,举行商会会员迎春团拜会,开展商会房地产交流研讨活动及会员春游活动等等,特别是组织开展的公益活动,即抗旱救灾和抗震救灾献爱心活动。但不得不承认,工作上的失误却是致命的,导致了今天重组的局面。
(一)工作缺乏创造力
除了团拜会的工作可圈可点之外,秘书处的工作基本是按部就班进行,都是在领导的建议之下开展工作,没有提出过有建设性的工作方案;在执行领导指令时也暴露出不少的问题,比如分工、协作方面矛盾不断,执行效果打折扣等等问题。
(二)脱离了“服务”的宗旨,没有做好纽带作用
这一点是最致命的。商会的核心宗旨,就是“服务”二字。服务谁?当然是服务会员。秘书处工作开展以来,最大的问题就是,会员没有感觉到商会的关爱,致使商会的不少工作得不到会员企业的大力支持,或者说力度剧减,没有达到预期要求。
(三)秘书长在工作方式方法上存在问题
秘书处是商会运作的核心机构,是参谋部,是执行者。因此,对秘书长的要求也相当高,更要做出表率。实事求是地说,前任秘书长周卫红在工作上是勤奋的,工作能力也是有的,最大的问题是工作的方式方法问题(理由不一一列举):
1.工作太过于原则,不灵活。
2.情绪容易激动,缺乏包容的心态。
3.不敢直面问题、不愿承担责任。
4.角色混乱,把企业管理那一套用来管理商会,行不通。
二、如何组建下一届秘书处
(一)成立秘书处重组工作小组
由会长牵头任组长,副会长以上作为组员,就秘书处重组的方向、人选、程序进行探讨,形成统一意见,按照既定程序,严格、公开、公正原则,组建新的秘书处。
方向:新班子要和谐,能力搭配合理,办事效率快捷。
人选:建议在全区范围内征聘,不局限于贵港人。
程序:可由工作组成员提出候选人或者面向社会公开招聘——笔试——面视——审定——聘用。
时间:商会秘书处工作不宜脱节太久,因此,重组工作应控制在一个月之内,即,在本年度6月30日之前确定新秘书处班子人选。
(二)班子要求(3人)
老中青结合,要求所有人员要做到公而忘私,勇于奉献,全心全意,尽职尽责。
1.秘书长:35岁以下。有水平,懂政策,善交流,能吃亏,年富力强。
在这个岗位上的人,必须具备吃苦耐劳的品质,还必须具备宽广的胸怀,协调的能力,工作有创新精神。
特别要求:时时刻刻保持立场上的独立性,不随波逐流,不做墙头草,不拉帮结派。
2.办公室文员1名。女,30岁以下。要求能熟悉办公室工作,细心,吃苦耐劳,办事敏捷;
3.财务(兼出纳)1名。年龄不限,有财务工作经验。建议还由前任的杨翰华担任。该同志做账细心细致,干净利落。在一些活动的执行上经验很丰富,能统筹,能协调,能发现问题并解决问题。
(二)岗位职能及待遇
1.秘书长。在理事会领导下,主持办事机构,开展日常工作; 规划商会的年度工作计划并组织实施;起草商会内部管理制度,交理事会审批,并负责执行;协助商会会长组织商会决策会议,并汇报工作,提出建议,接受并实施各项工作部署;执行商会会长及理事会决议;策划商会定期活动,拓展商会服务项目;加强商会与政府及兄弟商会间的交流合作;为商会会员提供日常服务。
待遇建议:年薪制。秘书长岗位是一个比较尴尬的岗位:商会不愿意付出太高的工资,太有钱的人不想做,初出社会的没有经验。因此,可以考虑年薪制,工作能力与绩效挂钩。当前可考虑第一年年薪4万为最佳,每月暂发2500元基本金,剩余部分到年底视工作完成情况,由理事会讨论部分或足额补发;如工作出色,第二年年薪可递增。
2. 办公室文员。维护和更新商会网站;打字处理工作;信息的上传下达;文件归档、保管 ;工作、会议记录 ;来访客人通报及接待;办公室清洁。
待遇建议:1200~1500元
3.财务。及时做好会计凭证、帐册、报表等财会资料的收集、汇编、归档等会计档案管理工作。
待遇建议:1500~1800元/月发放。
三、工作开展
(一)做好交接工作
特别是历史档案比如文件、图片及相关材料的归类、存档;商会资产的清点登记。
(二)制定中长期发展计划
制定2010年工作计划及未来三年商会发展规划。
(三)制定规章制度
秘书处要完善机构,建立建全各项
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